時間：2023-06-06 15:45:22
序論：在您撰寫合同檔案管理方法時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
【關鍵詞】 圖書情報和檔案 共同管理 信息庫
圖書是一種傳遞知識和情感的工具，人們將文字資料、圖像符號等按照一定的規(guī)律記錄在一個載體上，就形成了圖書。情報是一種具有知識性和傳遞性的信息，能夠幫助人們解決現(xiàn)實生活中的各種問題。檔案是社會發(fā)展的產物，是一種用于記錄國家、社會政治或個人的活動的載體。
1 圖書情報和檔案共同管理的概況
人類社會發(fā)展之今，科學技術水平和社會文明程度不斷提高，科學技術研究的領域不斷延伸，邊沿學科也得到了長足的發(fā)展，圖書情報和檔案的資料越來越豐富。大量的資料給人們的查閱帶去了不便，人們花費了大量的時間，卻未必能夠獲得需要的資料。為了方便人們查閱，圖書情報和檔案的管理逐漸向著統(tǒng)一化的方向發(fā)展。圖書情報和檔案的統(tǒng)一管理，方便了資料查找，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化整合，避免了資源的浪費。目前，我國圖書、情報資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但是由于發(fā)展時間較短，因此，還存在諸多不足，體制和管理技術尚未健全，需要進一步發(fā)展研究。
2 圖書情報和檔案共同管理的方法
2.1 加強對理論的應用
圖書情報和檔案的共同管理，是建立在大量的經驗積累和事實數據基礎上的，因此具有一定的社會歷史性質。早在上個世紀80年代末期，我國對圖書情報資料和檔案的管理就已經逐漸呈現(xiàn)出了一體化的趨勢。進入到90年代，隨著計算機技術和網絡技術的不斷發(fā)展，圖書情報資料和檔案的統(tǒng)一管理逐漸發(fā)展出了雛形。在長期的實踐過程中，圖書情報資料和檔案的共同管理產生出了大量的基礎理論。事實上，圖書情報資料和檔案的共同管理，是三者資源優(yōu)化配置的結果。伴隨著管理理論和管理方式的不斷創(chuàng)新，三者共同管理的資源管理模式將不斷優(yōu)化，為人們提供更加便捷的資料管理和查找平臺。
2.2 調整管理手段
圖書情報資料和檔案的共同管理是資源管理的必然要求，是社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高信息管理效率的重要保證。圖書情報資料和檔案的統(tǒng)一管理，整合了資源，使得資料管理和查找系統(tǒng)更加規(guī)范化，提高了資料查找效率的同時也提高了資源管理的效率，減少了資源管理的人力物力投入。圖書資料和檔案的共同管理必須要重視其實效性，根據實際的管理需求做出相應的調整，包括了對資料開放程度、資料保存方式等的管理。要實現(xiàn)圖書情報和檔案的共同管理，依賴于網絡信息技術的發(fā)展，通過網絡信息技術實現(xiàn)了三者管理的數字化和智能化，因此對圖書情報資料的管理必須要體現(xiàn)出信息化的特點，及時調整管理手段，確保信息管理的科學有效和安全。
2.3 加強倉庫信息管理
圖書、情報、檔案在本質上都屬于信息，要實現(xiàn)三者的統(tǒng)一管理，就必須要加強信息庫的建設。信息庫是圖書情報資料和檔案統(tǒng)一管理的重要輔助工具，只有實現(xiàn)信息庫中信息的有效流通，通過網絡技術實現(xiàn)資源的共享，才能讓圖書情報資料和相關檔案更好地服務于人們的社會生活。信息庫的建設和網絡技術的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)資源的管理方式，提高了圖書、情報和檔案共享的效率，方便了圖書資料的統(tǒng)一管理。
2.4 加強解決問題的靈活度
近些年，圖書情報資料和檔案的共同管理發(fā)展迅速，但其發(fā)展的時間卻較短，在實際運行和使用的過程中仍然存在許多問題。這些問題是以前從未遇見過的，因此管理者在解決問題的過程中，也應該要采取靈活的方式，有針對性地解決這些難題。筆者建議，相關管理機構可以建立一個統(tǒng)一的網站，方便問題和相關的解決方案的提出和討論，通過各方資源整合，選擇最適合的解決方式，實現(xiàn)三者共同管理的效率最大化。
2.5 加強對知識產權的保護
隨著網絡信息技術的不斷發(fā)展，在信息資源的共享過程中難免出現(xiàn)侵權的行為，阻礙了圖書情報資源和檔案共同管理工作的發(fā)展。相關部門必須要加強知識產權教育，尤其要加強網絡知識產權教育，既要保護好自身的知識產權，也要尊重他人的知識產權。部分網民在網上下載電影、歌曲和圖片時，也許并未想到這也是一種侵權行為。網站在提高下載渠道時，也忽視了對他人產權的保護，導致侵權現(xiàn)象的發(fā)生。只有不斷加強對網民和網站運營商產權意識的教育，才能從根本上杜絕侵權行為，保障圖書情報資料和檔案產權擁有者的利益，促進三者共同管理的發(fā)展。
3 結語
總而言之，隨著全球化的不斷發(fā)展，實現(xiàn)資源的共享將成為人們的共同需求。圖書情報和檔案三者的共同管理，是實現(xiàn)資源共享的有效手段，提高了信息資源的管理效率，促使了資源的優(yōu)化整合。目前圖書情報資料和檔案的共同管理仍然處于初級階段，制度和管理方法仍然存在諸多不足。因此必須要加強三者共同管理的理論建設，采用靈活的管理方式，及時調整管理手段，同時加強信息庫的建設，促進圖書、情報、檔案三者統(tǒng)一管理的發(fā)展。圖書情報資料和檔案的共同管理方法的思考是一個新課題，需要相關研究人員繼續(xù)深入探討，以謀求資源管理效率的最大化。
參考文獻：
[1]馮惠玲.從文獻管理到基于信息資源的管理——圖書情報與檔案管理學科的創(chuàng)新發(fā)展之 路[J].情報資料工作，2013（03）.
[2]張斌.圖書情報與檔案管理學科研究方法的創(chuàng)新發(fā)展[J].情報資料工作，2013（03）.
關鍵詞：醫(yī)院 合同檔案管理工作 問題 創(chuàng)新思路
很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質量都不高，檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進行創(chuàng)新，不斷的提高管理工作的水平。
1、合同檔案的含義
其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關的具有保存的價值的其它文件材料。
2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問題
2.1合同檔案保管機制不完善，缺乏合理的規(guī)章制度
醫(yī)院中每個科室都有自己的工作職責，需要遵守相應的規(guī)章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責范圍也不完善，缺乏明確的規(guī)劃和劃分標準，這些都讓醫(yī)院的管理機構設置不統(tǒng)一，管理上也沒有統(tǒng)一，沒有發(fā)揮出其應有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實現(xiàn)共享，這些都為科學化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理的需求。
2.2缺少專業(yè)的管理人員，對醫(yī)院合同檔案管理的重要性認知不足
信息化技術在其他領域中的廣泛應用，在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設缺乏正確的認識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業(yè)的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們缺乏專業(yè)的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實質性，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發(fā)展脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。
2.3合同檔案利用率較低
信息資源在當今的社會中也是一種十分重要的資源，也關系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫(yī)院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結束了，并沒有真正的發(fā)揮其價值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進行合理的開發(fā)，比如一些對醫(yī)療、教學、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價值的合同檔案信息資料浪費了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應有的價值，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進步，影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。
3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略
3.1完善合同檔案管理制度
創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎上，因此首先應該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng)，只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎上進行創(chuàng)新，否則只會根基不穩(wěn)。雖然我國的醫(yī)療技術一直都在發(fā)展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強，但是因為管理方法陳舊，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實際的檔案管理的需求。在完善時，應該要先明確合同檔案部門的職責，制定統(tǒng)一的管理標準以及評價標準，對醫(yī)院內的不同類別的載體實行統(tǒng)一的管理和評價，讓檔案管理和醫(yī)療服務共同發(fā)展。另外還需要擴大檔案管理的范圍，對于醫(yī)療市場改革時進行的各項活動的資料等也要進行收集和整理工作，讓采購和招標工作能夠孫經理的進行，總之要把醫(yī)療有關的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進行管理。
3.2加強檔案管理信息化建設
合同檔案管理是醫(yī)院各項工作的基礎，其重要性不言而喻，體現(xiàn)了醫(yī)院的經濟活動，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發(fā)展，對于其的應用越來越多，醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術，可以提高合同檔案資源的開發(fā)效率，信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視信息技術的應用，加大對硬件設備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入，加強信息化[4]。足夠的資金也是對其進行創(chuàng)新的基礎，另外，還需要規(guī)范檔案管理工作內容，保障檔案管理的信息化建設。
3.3提高合同檔案管理人員隊伍素質
信息化的合同檔案管理也對工作的質量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業(yè)的知識以外，還需要掌握信息化技術，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓，提高他們的專業(yè)知識以及信息技術的能力，加強他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認真、嚴謹的態(tài)度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質量。
3.4探索合同檔案管理新領域
創(chuàng)新是發(fā)展的動力，因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進行創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領域，要根據醫(yī)院的實際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進行改革和創(chuàng)新，通過創(chuàng)新和信息技術促進醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法，主動的去改變，不斷的優(yōu)化管理模式，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。
結束語：
當今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎，因此醫(yī)院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值，充分利用這一種資源，促進醫(yī)院的發(fā)展，也對整個醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響，醫(yī)院要為管理人員提供培訓，加強他們的知識和技能以及職業(yè)道德，讓他們用認真、嚴謹的態(tài)度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機制，不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等，滿足社會對醫(yī)療事業(yè)的需求，讓醫(yī)療工作能夠順利進行。
參考文獻：
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[2]張娟.關于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務.2015 （9）
【摘要】科研項目合同檔案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，是科研活動不可或缺的重要組成部分。本文結合實際工作，針對普遍存在的問題，提出了新的管理思路和管理方法，以便科學合理地開展科研項目合同檔案管理工作。
關鍵詞 科研項目；合同檔案；管理
科研項目合同檔案是記載科研項目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據憑證性、形式與內容的規(guī)范性程序較高、時效性強等特點，這些特點決定了科研項目合同檔案的特殊性和重要性?？蒲许椖亢贤瑱n案是維護合同雙方的合法權益，履行合同和解決糾紛的依據，同時為科研生產、經營管理提供依據和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項目合同檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作思路，探索新的管理模式，實現(xiàn)規(guī)范化管理。
一 、類別
我所對科研項目合同檔案進行了梳理，根據不同的內容和特點，將我所的科研項目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產合同：主要指型號科研、預先研究、裝備生產、維修保障等方面的合同。2. 儀器設備合同：主要指外購儀器設備、非標設備等方面的合同。3. 基本建設合同：主要指工程建設等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。
二、存在的問題
由于科研項目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問題。
（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現(xiàn)象時有發(fā)生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。
（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準確性和有效性。
（三）存在復印件、圓珠筆書寫等現(xiàn)象。歸檔的合同中，如委托授權書等文件，經常出現(xiàn)復印件現(xiàn)象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。
（四）存在歸檔計劃落實性差。出現(xiàn)隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。
三、管理的方法和措施
檔案部門應及時掌握及歸納科研項目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業(yè)單位科研生產經營管理各項工作對檔案管理的要求。
（一）健全制度，落實管理。科研項目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項目同時歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關的管理部門進行了溝通，在執(zhí)行檔案管理標準的基礎上，結合檔案管理工作的實際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進行管理。建立并修訂完善了相關的制度來規(guī)范和實施，進一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進一步提高合同檔案管理水平提供了堅實的保障。
（二）實現(xiàn)網絡管理體系。根據科研項目合同檔案的特點和要求，實行網絡管理體系，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，專門負責收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。建立合同檔案管理網絡體系，明確職責，強化責任，才能事半功倍；同時進一步深化職能，加強檔案管理與業(yè)務部門之間的業(yè)務交流和工作溝通，有序開展科研項目合同檔案管理工作。
（三）明確管理程序。我所領導非常重視科研項目合同的制作過程，規(guī)定了合同檔案必須如實記載合同簽訂、履行的真實情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內容，經過各相關部門領導的校對審核，由主管的所領導批準，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負責，程序嚴明，要求明確，進一步降低風險，依法維護單位的合法權益，使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據憑證性作用。
四、采取有效的管理措施
館藏檔案質量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。
（一）制定歸檔計劃，主動介入?？紤]到有些科研項目合同檔案有其獨特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。
要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據合同檔案管理網絡體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預計當年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補充協(xié)議等的檢查和指導工作，主動介入，保證科研項目合同材料完整、齊全、準確。
（二）歸檔時嚴格把關。由于合同檔案的種類繁多，所以應該根據實際情況，嚴把歸檔質量關，認真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應當由歸檔責任人負責并在歸檔前進行，列出合同歸檔清單，按照所內統(tǒng)一的合同編號進行系統(tǒng)排列。認真檢查，為合同的真實性和完整性負責，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準確，合同中提到的相關培訓材料及驗收依據等必須歸檔完整。加強對合同的檔案管理，完整保存與合同相關的證據材料，糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益，所以，我們必須重視科研項目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴把歸檔質量關。
（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發(fā)了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網上移交，檔案部門仔細檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。
對于合同檔案的分類、組卷、編號，我所是參照文書檔案的管理標準來進行的，首先將“合同檔案”設置為一級類目，然后按照“問題—年度”分類方法進行分類、組卷、編號。這里的“問題”，就是合同檔案的類別。這個管理方法非常便于合同的統(tǒng)計、查找和利用，充分滿足了合同管理部門的工作需求，給檔案人員的工作也帶來了便利。與此同時，由于合同檔案不是一個獨立個體，與科研生產經營管理各方面有著千絲萬縷的關系，通過建立參見號，關聯(lián)至各相關的案卷中去，進一步完善整個檔案管理體系。
關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業(yè)復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務意見、各相關業(yè)務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監(jiān)督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。
在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關鍵詞：合同備份；檔案管理；工程管理；創(chuàng)新
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、建筑工程管理中創(chuàng)新模式的發(fā)展及應用
1.1 建筑企業(yè)工程管理的創(chuàng)新觀念
時代的發(fā)展，科技的進步推動了建筑行業(yè)的高速發(fā)展，為了順應時展的潮流，建筑企業(yè)就應不斷改革創(chuàng)新管理模式，采用最新的項目管理體制，確定現(xiàn)代化的項目管理目標，包括質量管理、成本管理、進度管理、安全管理四大目標[1]。管理過程中應該充分落實合同中的條款，確保四大管理目標得以實現(xiàn)，并且通過先進的項目管理思想合理的協(xié)調好四個目標之間的關系，可以通過集成管理、范圍管理來進行，并借助網絡計劃技術、掙值法等來進行控制。目前天津市在進行建筑工程管理時已經開始使用項目管理技術來進行有效的控制，并取得了顯著效果。
2.2 不斷創(chuàng)新建筑企業(yè)管理體制
為了提高企業(yè)的核心競爭力，采用科學的工程管理方法，并且在項目管理過程中應該建立明確的責任制度。合理協(xié)調工程各利益相關方之間的關系，不斷深化改革傳統(tǒng)的管理模式中的不足之處，不斷使用先進的、創(chuàng)新性的管理模式。除此之外，建筑企業(yè)還應加強合同管理和企業(yè)內部管理，采用SWOT分析法來提高企業(yè)自身的核心競爭力[2]。通過管理模式的創(chuàng)新來提高建筑企業(yè)的核心競爭力，降低工程成本、提高工程質量、縮短工期、降低風險。
2.3 建筑企業(yè)的技術創(chuàng)新管理
科學技術的不斷發(fā)展推動了建筑施工技術的改革創(chuàng)新，建筑企業(yè)為了更好地進行工程管理，就應不斷推進信息化管理模式來不斷提高企業(yè)的工程管理效率和質量。目前，天津市的許多建筑企業(yè)已經開始使用project軟件、夢龍軟件等信息技術來進行項目管理。因此，建筑企業(yè)應該大力使用先進的網絡技術和信息技術來促進建筑工程的信息化管理。這就要求建筑工程管理人員應不斷加強學習，在提高技術能力、管理能力的同時應注意信息技術、管理軟件的學習，不斷提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同檔案管理
2.1、提高合同檔案管理的重視程度
為了進一步提高建筑工程合同檔案的應用效果，首先應該提高領導的重視程度，不斷加強合同檔案管理意識。這就要求單位各部門的領導不斷強化自身的合同檔案意識，提高對合同檔案管理重要意義的認識程度。并且要求合同檔案管理部門認真做好合同檔案的歸檔工作，并將合同檔案的歸檔工作視為首要工作，為建筑工程合同檔案管理工作提供良好的條件，不斷激發(fā)合同檔案管理人員的工作熱情和責任意識。并將合同檔案管理工作提上日程，定期開展匯報工作，從根源上解決在城建合同檔案管理工作中遇到的問題[3]。實際工作中，要對合同檔案工作做出近期和遠期的工作任務，并制定工作計劃。
2.2、配備專業(yè)的合同檔案人員
為了提高合同檔案管理效率，應該配備專職的合同檔案人員，創(chuàng)建一支專業(yè)化、職業(yè)化的合同檔案管理團隊。建立一支高素質水平、高技術水平、高素質職業(yè)修養(yǎng)的合同檔案管理團隊。與此同時，單位領導應該鼓勵合同檔案人員勤勉務實的精神，為建筑工程創(chuàng)建一支強有力的合同檔案管理隊伍。我們應當加強對合同檔案管理部門專職人員的培訓工作。讓之有充分的機會學習黨和政府部門制定的有關政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學習合同檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關的法律法規(guī)，以此來提高城建合同檔案管理人員的工作水平。用知識與理論來充實自己、提高自己，開闊思維，適應新世紀社會對合同檔案管理人員的高要求。在學習知識的同時，也應該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂于奉獻、嚴于律己、認真工作、保守秘密的優(yōu)良品質。
2.3、 加強對兼職人員的培訓和績效考核
單位應該定期對合同檔案兼職人員進行專業(yè)培訓和教育，確保兼職人員具備合同檔案工作的專業(yè)技能，并且能夠將這些技能運用到合同檔案工作中。兼職人員在接管合同檔案工作之前應和之前的合同檔案工作人員做好交接。除此之外，還應該建立健全責任制度和競爭機制，確保合同檔案管理部門充滿活力，可以通過建立考核績效制度來進行，逐步提高合同檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。
2.4、為合同檔案管理工作提供必要的物質基礎
財務部門應將合同檔案部門所需經費列入到單位的財務計劃中，并將其落實到實處。其次，單位應該抓住拆遷機會，通過合同檔案管理來加強硬件設施的配備，將合同檔案整理過程中的合同檔案庫房、閱檔室、辦公室分離開來，并且在城建合同檔案管理部門的城建合同檔案庫房配置防盜門窗、加濕器、去濕機等硬件設施，從這些方面來落實合同檔案的管理工作。
2.5、提高合同檔案管理工作的現(xiàn)代化水平
城建合同檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現(xiàn)代合同檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對城建合同檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制城建合同檔案管理軟件，建立數字合同檔案和多媒體合同檔案，并實行聯(lián)網，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
2.6、 加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作
加強對建筑工程業(yè)科技合同檔案的開發(fā)和利用工作是建筑工程業(yè)合同檔案管理工作的關鍵環(huán)節(jié)，可以確保建筑工程業(yè)合同檔案發(fā)揮其重要作用?？梢酝ㄟ^配備專職合同檔案管理人員并為建筑工程業(yè)科技合同檔案提供必要的條件，就能不斷開發(fā)科技合同檔案的重要內容，并且通過不斷的積累經驗，更好進行建筑工程科技合同檔案的開發(fā)和利用。
2.7、 加快合同檔案信息化建設步伐
信息技術的不斷發(fā)展為建筑工程業(yè)合同檔案的信息化建設提供了堅實的基礎。建筑工程合同檔案管理應不斷引進先進的合同檔案信息資源，建立健全合同檔案的科學創(chuàng)新管理機制，并將計算機信息技術應用到建筑工程業(yè)合同檔案管理工作中，用于合同檔案的整理、歸檔、檢索、信息的共享等，建立完善的建筑工程業(yè)數據庫。
三、合同管理
為了確保建筑工程的順利展開，目前在進行項目管理過程中不斷加大合同管理力度，并將合同管理作為其他項目管理的核心環(huán)節(jié)[4]。天津市緊跟先進的工程管理發(fā)展潮流，不斷創(chuàng)新完善合同管理，逐步實現(xiàn)科學化、現(xiàn)代化的工程管理。合同管理是一項具有復雜性、動態(tài)性的系統(tǒng)工程，因此在合同管理過程中不應該進行程序化管理，而應該講究管理藝術，注重管理方式、溝通技巧，采用合適的方式方法來進行合同管理。目前，已經產生了先進的合同管理軟件，在進行合同管理時應不斷推廣使用合同管理軟件，促進工程管理的現(xiàn)代化水平。
合同管理貫穿建筑工程管理的全過程，在合同管理的收尾階段應認真收集、整理、分類、登記、保存、編號、裝訂和歸檔備案，確保合同管理的科學性和規(guī)范性。除此之外，還應對合同的履行情況進行認真的分析評價，不斷總結教訓、積累經驗，為更好地進行今后的工程管理奠定基礎，不斷提高合同管理的現(xiàn)代化、信息化水平。
結束語：文章中筆者結合多年的工作經驗，對天津市建筑企業(yè)的工程管理的創(chuàng)新發(fā)展進行了簡要的介紹，并對合同管理以及檔案管理進行了分析介紹。如有不足之處，望大家批判指正！
參考文獻：
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關鍵詞：建設工程；勘察設計；合同管理
合同管理是保障建設工程勘察設計有序進行的依據，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應用存在直接的聯(lián)系，建設工程勘察設計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應用。
一、建設工程勘察設計的合同管理措施
建設工程中，為了規(guī)范勘察設計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設計合同管理辦法》，要求建設工程嚴格按照管理辦法控制勘察設計。建設工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設工程中，勘察設計合同管理的措施。
1、細化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據建設工程勘察設計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設計中的技術責任，利用合同的方式規(guī)定相關的權益，同時確保權益的合法性[1]。首先建設工程在勘察設計中，依照規(guī)定內容，要求雙方簽訂合同，合同內的條例對工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設工程市場的實況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內容，確保合同管理的細節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發(fā)生的糾紛，提前進行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設工程勘察設計的實踐需求。
2、強化合同管理監(jiān)督職能
監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設工程勘察設計中的作用。由于建設工程現(xiàn)場的環(huán)境、地質不同，所以不同建設工程內，勘察設計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內容，為建設工程勘察設計提供指導策略，促使勘察設計能夠與周圍的自然環(huán)境、地質環(huán)境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規(guī)控制
法規(guī)控制是勘察設計合同管理中的一項方法，因為建設工程勘察設計中，雙方簽訂合同后，合同已經具有法律效應，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門的責任，維護勘察設計現(xiàn)場的秩序。建設勘察設計中出現(xiàn)違法行為時，行政部門可以要求司法機關依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權力。目前，各地區(qū)建設工程勘察設計中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應用，以此來規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設工程勘察設計中的規(guī)范性水平。
二、建設工程勘察設計合同的檔案管理方法
建設工程勘察設計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務的特性，而公款支付、經濟處理等事務，都是由勘察設計合同進行調解的，為了提高建設工程勘察設計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務合同管理措施的應用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎部分，全面收集合同中的資料、內容，考慮到經營業(yè)務的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應該保障勘察設計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預防合同丟失或缺陷[3]。建設工程勘察設計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃檔案中的材料內容，隨時做好接收資料的準備。
建設工程勘察設計單位，遵循資料收集的相關要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設工程勘察設計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經相關部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設工程勘察設計的合同管理中，不僅要管理合同的相關事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內容的主要依據。因為勘察設計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經辦部門，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現(xiàn)缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。
三、建設工程勘察設計合同管理的實踐分析
建設工程勘察設計合同管理的實踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規(guī)定，建設工程勘察設計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據委托的內容，執(zhí)行相關的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設計中的技術資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質、能力要符合委托方的要求，由建設工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關系。委托方的合同管理中，應該遵循合同的現(xiàn)行標準，承擔相應的設計工作，如承包方違反合同而造成經濟所示，按照合同中的違約規(guī)定進行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設工程勘察設計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。
4、勘察合同的監(jiān)督管理
監(jiān)督管理實踐中，落實勘察設計合同中的內容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權益，體現(xiàn)合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設工程勘察設計的優(yōu)質行為。
結束語：
合同管理對建設工程勘察設計具有基礎維護作用，輔助解決勘察設計中的合同糾紛，提供相關的依據。合同管理的工作內容，符合勘察設計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結合條例應用，強化合同管理的工作內容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應用的積極性。
參考文獻：
[1]楊翠萍.建設單位對建設工程合同管理的研究[D].武漢工程大學，2014.
目前，農村經濟合同文本檔案是重要的文書，是經濟往來中的證據，主要包括荒山、荒地租賃承包、合作經營、村主要生產資料（包括土地、房屋、廠房、山場、果園、菜園、水塘、大型農機具等）的經濟合同及集體所有權房屋出租、土地流轉合同等。例如，在北京市延慶縣境內，根據調查，全縣15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、376個行政村中，有近200個村有經濟合同檔案。其中承包荒山、果園、菜園的占69.9%，土地經營開發(fā)占20.47%，租賃房屋、門店、廠房占9.63%；集體或公司承包租賃經營占11.5%，個人承包租賃占88.5%；從合同執(zhí)行期的情況看，26—30年的占45.67%，40—50年的占34.43%。這些農村經濟合同檔案在鄉(xiāng)村中的利用價值很高，一旦散失或被涂改、丟失或損毀，不但會妨礙村級工作的正常開展，而且直接損害到村民的切身利益，影響合同的正常履行與合同內容的監(jiān)管，造成經濟損失和社會不穩(wěn)定。所以，只有檔案齊全完整規(guī)范、真實可靠，才是保障新農村政治穩(wěn)定、村務公開的基礎。在加強民主進程、化解社會矛盾、促進農村穩(wěn)定上發(fā)揮評判作用。村干部的作為是否合法，“以檔案為依據，檔案說了算”。所以，檔案不齊全或不真實，使農村基層組織和村廣大農民利益遭受不可彌補的損失，嚴重的還會搞垮一個村的領導班子，搞亂村子。因此，很有必要加強和完善農村經濟合同檔案管理工作，使廣大農民的利益得到越來越有效的保障。因此，筆者認為農村經濟合同檔案管理工作，應引起相關部門的重視，認真調查分析，規(guī)范此項工作，達到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。
一、農村經濟合同檔案的現(xiàn)狀和存在的問題
從以上延慶縣境內調查的數據中可以看出，農村經濟合同檔案有三個特點：一是數量大，二是合同執(zhí)行期限長，三是個人承包經營的多。這說明，幾年來農村經濟的發(fā)展政策是穩(wěn)定的，經濟秩序、投資環(huán)境、管理方法具有一定的吸引力，并盤活了農村的資產，取得了一定的資金收益，這些資金對于農村社會穩(wěn)定，促進經濟發(fā)展，興辦公益事業(yè)起到了非常大的作用。同時，也表明村級檔案室確實把絕大多數農村經濟合同保管起來了。但是，就在大量合同簽訂保管過程中，也存在著重大安全隱患。如：
1、有些村經濟合同長期不歸檔，散存在個人手中，嚴重違反了我國檔案法的有關規(guī)定，它直接影響合同的正常履行與合同約定內容的監(jiān)管，如丟失或損毀，可能造成經濟損失和社會不穩(wěn)定。
2、有的村經濟落后，村檔案室保管條件差，不具備永久保存的條件。檔案保管情況達不到國家要求，絕大多數是一個卷柜或木箱，放在村辦公室，有的村沒有值班人員，檔案只好放在檔案員或村干部家里。
3、有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部對檔案工作認識及重視程度不高，對檔案工作經費投入不足，缺少檔案保管保護設施。
4、有的農村經濟合同的歸檔不全，存在散失、損毀、丟失等現(xiàn)象，將影響村經濟秩序的正常運轉，可能引發(fā)社會的不穩(wěn)定，進而導致嚴重的后果。
二、農村經濟合同檔案管理工作應采取的措施
針對以上農村經濟合同檔案的現(xiàn)狀和存在問題，筆者認為：各級檔案部門應結合本地實際，根據《中華人民共和國檔案法》第十六條規(guī)定，“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案的所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施?！?/p>
國家檔案局《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作試行辦法》第六條第七款規(guī)定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門“根據自愿和可能代管直屬企業(yè)、事業(yè)單位及村委會具有永久、長期保存價值的檔案”等有關要求，達到村經濟合同檔案妥善保管的目的。筆者建議各級鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門應采取以下措施：
1、要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府要提高對檔案工作的認識，認真理清村級經濟合同的管理情況。嚴格按照檔案法規(guī)定，采取有效措施，實行村級農村經濟合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法，加大收集散存在個人手中的合同檔案及其他未歸檔的重要材料，確保合同檔案的安全保管和有效利用。
2、把村檔案室的經濟合同檔案及合同附件（會議記錄、村民代表會議記錄、代表簽字簿、公證書、有關批示、測量圖等）全部移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復印件，以便日常利用。
3、縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關部門在指導村簽訂經濟合同時，至少簽訂一式三份，甲乙雙方各一份，第三份交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管，形成長效機制。
4、加大對檔案工作的投入，村檔案室均應盡快配備鐵制檔案柜，提高村級檔案的管理水平。
市場經濟條件下的經濟合同關系是最基本的法律關系，現(xiàn)代社會也因此被稱為合同社會。合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權利義務的協(xié)議，是經濟交往活動中的重要工具。合同是重要的證據，按照我國法律規(guī)定的“誰主張，誰舉證”原則，丟失證據不能舉證，因此而造成經濟損失是很難挽回的。
村級經濟合同作為檔案的一種，一經形成將是集體的寶貴財富，屬于無形資產，任何人不得據為己有。保管好合同是各級檔案部門的神圣職責，是檔案部門踐行服務基層，服務民生，為“三農”服務的具體體現(xiàn)。但是，做好檔案工作絕不是檔案部門一家的事，各級黨政部門都應重視檔案工作，要充分認識保管利用好合同檔案對一個村一個地區(qū)長治久安的重要意義，更要吸取丟失損毀合同檔案給社會造成巨大危害的教訓。所以把村合同檔案由村檔案室改為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管非常必要，勢在必行。
