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序論：在您撰寫檔案管理基本流程時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：基建檔案；數(shù)字化；建設(shè)
中圖分類號：P231 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、檔案的數(shù)字化
檔案的數(shù)字化管理其實就在我們每個人的身邊。比如說現(xiàn)在經(jīng)常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容。下面筆者就簡單的針對檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用以及檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點等方面做一個介紹。
（一）檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用
檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)階段的應(yīng)用非常普遍。它的出現(xiàn)一方面解決了紙質(zhì)檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設(shè)了指紋錄入DNA采集等比較先進(jìn)的新形勢的檔案。這樣看來，檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用會越來越廣泛的。
紙質(zhì)檔案的缺點暴露，一方面是推動了數(shù)字化管理的發(fā)展，另一方面也是比較長時間的促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。可以說傳統(tǒng)檔案的缺點非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點也是存在的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。
（二）檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點
檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點非常多，大致可以分為三點：提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等。每一點也是非常容易理解的。
提高經(jīng)濟(jì)效益簡而言之就是改變了過去一直用的是紙質(zhì)版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數(shù)字化檔案的管理相對比較簡單方便，不僅僅是節(jié)約了管理成本，節(jié)省了檔案的空間儲備，而且閱讀與查找起來還非常的方便快捷。
提高辦公效率主要體現(xiàn)在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調(diào)檔案的時候，非常容易的發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理大大提高相關(guān)人員的工作效率。可以說真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實體保管變成了一種最新形勢的信息中心。
增強(qiáng)檔案原件保護(hù)就是在紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒅?，檔案的使用就會相對比較安全，保管起來，也就比較省時省力。對于歷史久遠(yuǎn)的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為。可以說增謙了檔案原件的一些保護(hù)。
二、基建檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
（一）意識不強(qiáng)，管理制度不完善。我國現(xiàn)代化建設(shè)中，管理人員只注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對檔案管理的認(rèn)識嚴(yán)重不夠，導(dǎo)致基建檔數(shù)字化建設(shè)不能有效落實。部分管理人員的管理意識不強(qiáng)，影響檔案管理工作開展的有效性。與此同時，基建檔案管理制度不完善，缺乏嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，從而在實際工作中，檔案管理工作人員不注重檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理工作，給基建檔案數(shù)字化建設(shè)帶來很多困難。
（二）信息不全，檔案利用率低。在發(fā)展過程中，基建檔案的整理和收集沒有得到重視，使基建檔案出現(xiàn)信息缺失問題，致使基建檔案數(shù)字化建設(shè)部分標(biāo)準(zhǔn)不能得到有效執(zhí)行。實踐過程中，檔案管理工作人員忽視數(shù)字化建設(shè)相關(guān)管理制度，不注重檔案信息的整理、收集和歸納，致使電子文件標(biāo)準(zhǔn)、電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式等方面存在不統(tǒng)一問題。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和與電力有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低基建檔案數(shù)字化建設(shè)的工作效率。
（三）缺乏培訓(xùn)，專業(yè)水平不高。對檔案管理工作人員的培訓(xùn)沒有高度重視，使供基建檔案數(shù)字化建設(shè)出現(xiàn)工作人員專業(yè)性不強(qiáng)的問題。雖然檔案管理人員的管理意識已經(jīng)隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展有了顯著的增強(qiáng)，逐步重視檔案管理工作的質(zhì)量提高，但是，數(shù)字化儀器、計算機(jī)等設(shè)備的運用沒有受到重視，從而導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)無法達(dá)到預(yù)期效果。
（四）人才短缺，管理信息化不強(qiáng)。一般情況下，從事檔案管理的工作人員都趨向老齡化，檔案管理工作專業(yè)人才的短缺，導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)速度非常緩慢。在實踐過程中，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得不到有效的運用，使基建檔案管理的信息化不強(qiáng)，給基建檔案數(shù)字化建設(shè)帶來極大影響。
三、加強(qiáng)新時期基本建設(shè)檔案數(shù)字化工作的對策與措施
（一）要重視檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)體系的研究。檔案數(shù)字化的目的是適應(yīng)信息時代檔案利用需要，實現(xiàn)網(wǎng)上共享共用，制度規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案信息資源生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案資源共享的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，如各類別、各載體檔案的數(shù)字化規(guī)范、電子檔案備份、電子檔案保管、鑒定、下載利用等，都需要科學(xué)研究，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)從管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個層面來研究制訂、確實推行。從簡單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化，從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)發(fā)展，從單個標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)展，是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢。但目前看，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系，在軟件開發(fā)、流程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還很不完善，亟需加強(qiáng)研究。
（二）加強(qiáng)宣傳，不斷提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員的思想認(rèn)識?；窘ㄔO(shè)檔案是國家的重要信息資源，是服務(wù)當(dāng)代、關(guān)系未來的珍貴歷史財富。而基本建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)，則是時展的客觀需要和基本建設(shè)事業(yè)現(xiàn)代化的必然要求。因此，我們要采取多種形式與途徑，經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳基本建設(shè)檔案及其數(shù)字化的重要性和必然性，取得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的重視與支持。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識提高了，相關(guān)的人、財、物等問題，就會得到妥善地解決。與此同時，還要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的檔案數(shù)字化管理意識，使他們增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，以便積極、主動地投入到基本建設(shè)檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化的實踐之中。
（三）強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，推動數(shù)字化工作深入發(fā)展。一是堅持規(guī)劃為先導(dǎo)，做好整個基本建設(shè)檔案數(shù)字化進(jìn)程的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排工作，力求基本建設(shè)檔案數(shù)字化工作規(guī)范、有序地開展。二是借鑒國內(nèi)外基本建設(shè)檔案工作的經(jīng)驗，重點構(gòu)建基本建設(shè)管理規(guī)范化和基本建設(shè)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系，大力推進(jìn)基本建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和國際化建設(shè)，奠定基本建設(shè)檔數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)。三是加強(qiáng)基本建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，做好各大硬件環(huán)境建設(shè)、整個系統(tǒng)軟件建設(shè)和網(wǎng)路建設(shè)工作，努力提高基本建設(shè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全性能。四是抓好基本建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，建構(gòu)完整的專業(yè)化、數(shù)字化基本建設(shè)管理運行體系，整合好各大基本建設(shè)數(shù)據(jù)庫，全力做好基本建設(shè)檔案的數(shù)字化開發(fā)工作，努力做到科學(xué)完整、安全無誤。五是鼓勵和引導(dǎo)平時對基本建設(shè)檔案需求量較大的部門、單位，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，盡量優(yōu)先使用數(shù)字化的檔案資料。同時，要指導(dǎo)和幫助利用者學(xué)會檢索與使用數(shù)字化基本建設(shè)檔案，提高數(shù)字信息的利用率和實效。六是依托先進(jìn)的科學(xué)管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)，做好基本建設(shè)檔案數(shù)字化和數(shù)字化服務(wù)等各項流程的科學(xué)設(shè)計和順利實施工作，將人為實施的流程和計算機(jī)系統(tǒng)實施流程有機(jī)整合，努力構(gòu)建高效、有條不紊、動態(tài)共享的基本建設(shè)檔案數(shù)字化運行流程和服務(wù)流程。
（四）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，全面提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)。社會步入信息、數(shù)字化時代，人們對基本建設(shè)檔案提供利用工作，提出了更新、更高的服務(wù)需求。高層次的服務(wù)，需要高層次的人才。所以，強(qiáng)化人才培養(yǎng)，盡快提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是做好檔案社會化服務(wù)工作的重中之重。為此，一是根據(jù)目前基本建設(shè)檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)現(xiàn)狀，通過各種形式，加大培訓(xùn)和提高的力度。要在不斷增強(qiáng)檔案管理人員政治素質(zhì)和檔案專業(yè)知識水平的基礎(chǔ)上，重點提高他們在計算機(jī)、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的專業(yè)知識與能力，使其較好地適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。二是大膽招聘和吸引一批檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的復(fù)合型的專業(yè)人才，充實到現(xiàn)有基本建設(shè)檔案管理隊伍。通過這些工作，加強(qiáng)基本建設(shè)檔案人力資源的開發(fā)與培養(yǎng)，為基本建設(shè)檔案數(shù)字化提供強(qiáng)有力的人才支撐，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。
結(jié)束語
基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實的精神，做好基建檔案數(shù)字化管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。
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關(guān)鍵詞：會計檔案；質(zhì)量管理；過程方法
中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01
會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務(wù)計劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經(jīng)驗、智慧和技術(shù)的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了會計檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質(zhì)量控制方法，對會計檔案進(jìn)行全過程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會計檔案建設(shè)，提高會計檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價值和現(xiàn)實意義。
一、會計檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)
（一）理論依據(jù)
檔案管理學(xué)的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會計檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會計檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對會計檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。
（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)
遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會計檔案質(zhì)量的根本途徑。會計檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權(quán)條例》。
（三）實踐依據(jù)
在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會計檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會計業(yè)務(wù)實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實踐操作性的質(zhì)量控制方案。
二、基于過程的會計檔案質(zhì)量控制方法
根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應(yīng)從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。
（一）會計檔案收集階段的質(zhì)量控制
第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會計檔案形成的特點和規(guī)律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會計部門保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會計檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會計檔案的歸檔質(zhì)量。
（二）會計檔案鑒定階段的質(zhì)量控制
第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷毀工作流程。
（三）會計檔案整理階段的質(zhì)量控制
在會計檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會計檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫案卷目錄。
（四）會計檔案利用階段的質(zhì)量控制
第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴(yán)格會計檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網(wǎng)絡(luò)平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。
作者單位：61786部隊
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〔關(guān)鍵詞〕實驗室；圖片檔案；管理系統(tǒng)
雖然目前實驗室信息管理系統(tǒng)在國內(nèi)趨于普遍應(yīng)用，但是還不夠成熟，缺少全面的相關(guān)輔助數(shù)據(jù)。當(dāng)前的圖片檔案管理工作也對管理系統(tǒng)有新的智能化需求，因此本研究的目的是在實驗室管理系統(tǒng)中建立圖片檔案管理子系統(tǒng)，以完善實驗室管理系統(tǒng)功能，更好地服務(wù)客戶。
1整體框架
整個系統(tǒng)的軟件框架分為3個層次（圖1），分別是集成平臺層、應(yīng)用系統(tǒng)層和基礎(chǔ)設(shè)施層。應(yīng)用系統(tǒng)層由業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)構(gòu)成。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)又分別由多個子系統(tǒng)構(gòu)成。本研究主要介紹應(yīng)用系統(tǒng)層中辦公系統(tǒng)下的子系統(tǒng)圖片檔案管理系統(tǒng)。圖1系統(tǒng)框架圖片檔案管理系統(tǒng)主要包括以下3個技術(shù)平臺。門戶平臺。使用OracleWebCenterSpace技術(shù)搭建統(tǒng)一的應(yīng)用訪問門戶平臺。用戶可以通過門戶平臺進(jìn)行網(wǎng)上辦公、協(xié)同工作。門戶平臺能夠?qū)?yīng)用程序進(jìn)行開發(fā)和重用，并且提供單點登錄功能。使圖片檔案管理系統(tǒng)能夠集成在門戶平臺之上，這樣此系統(tǒng)即可以作為門戶平臺上的一個功能模塊，展現(xiàn)在用戶面前，用戶可以進(jìn)行圖片檔案管理的相關(guān)工作。通過統(tǒng)一平臺、單點登錄的管理模式，有效地解決了多個系統(tǒng)、多點登錄、入口分散的問題。流程管理平臺。借助BPM組件，完成圖片檔案管理系統(tǒng)中全部審批流程設(shè)計。通過引入此平臺，進(jìn)行固化工作流程，審批人提交審批動作后，系統(tǒng)立刻自動將任務(wù)流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)，同時將處理動作和審批意見記錄到數(shù)據(jù)庫中。有效地解決了線下審批周期長、歷史數(shù)據(jù)難以統(tǒng)計的問題，提高了工作效率，便于進(jìn)行問題追溯。內(nèi)容管理平臺。使用OracleWebCenterContent技術(shù)搭建內(nèi)容管理平臺，用于存放圖片檔案管理系統(tǒng)中的圖片。支持非結(jié)構(gòu)內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可以創(chuàng)建指定在檢入、搜索或查閱內(nèi)容信息時顯示哪些元數(shù)據(jù)值的概要信息?？梢允褂脭?shù)字資產(chǎn)管理器功能快速查找、分組、轉(zhuǎn)換和下載各種大小、格式和分辨力的圖像，以滿足業(yè)務(wù)需求。在整個平臺上搭建的軟件系統(tǒng)采用的是B/S模式，用戶可以在任意一款當(dāng)前的主流瀏覽器上進(jìn)行訪問，非常方便。無須客戶端軟件的安裝和維護(hù)，并且易于學(xué)習(xí)和操作，減輕了運維的負(fù)擔(dān)，使信息管理部門能夠在桌面維護(hù)方面節(jié)省出一定的人力資源。三層體系結(jié)構(gòu)，這樣使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更清晰明確，有利于后期系統(tǒng)的維護(hù)和升級。
2數(shù)據(jù)庫設(shè)計
圖片檔案基本信息表：檔案id號，申請單據(jù)編號，總序號，年度，分類，歸檔日期，歸檔經(jīng)辦人，狀態(tài)，攝影者，地點，時間，人物，背景，事由，備注，檔案編號的4位序號，縮略圖id號，原圖id號，小圖id號，備用字段。其中檔案id號為主鍵。圖片檔案信息下載申請單據(jù)信息表。申請下載id號，標(biāo)題，開始時間，結(jié)束時間，描述，附件名稱，附件id號，附件內(nèi)容id號，流程角色，借閱人，當(dāng)前審批節(jié)點，文檔類型，借閱時間，備用字段。其中申請下載id號為主鍵。下拉列表值信息視圖。列表id號，列表類型，列表類型描述，對應(yīng)值id號，對應(yīng)值代碼，含義，描述，是否有效。流程審批歷史信息視圖。記錄id號，流程id號，流程類型，審批人，實際審批人，審批內(nèi)容，審批狀態(tài)，審批日期，審批結(jié)果，單據(jù)編號，當(dāng)前審批節(jié)點，當(dāng)前審批節(jié)點描述。
3系統(tǒng)功能
基本信息錄入。上傳圖片后，系統(tǒng)對圖片進(jìn)行處理，在內(nèi)容管理平臺上存儲縮略圖、小圖、原圖3種不同規(guī)格型號的圖片，最后進(jìn)行基本數(shù)據(jù)的錄入，將所有信息存入數(shù)據(jù)庫。在正式發(fā)起檔案審批流程前，創(chuàng)建人可以進(jìn)行查詢、修改、添加、刪除操作。圖片檔案審批流程。通過梳理實際業(yè)務(wù)情況，設(shè)計兩個工作流程，包括檔案的流程和檔案的下載流程。在檔案流程審批完成后，通過年度和分類的提取，生成檔案編號和總序號。在檔案下載流程審批完成后，申請人能進(jìn)行相關(guān)信息的下載。管理權(quán)限。對于不同權(quán)限的使用者進(jìn)行操作設(shè)置，不同的使用者僅能見到并下載權(quán)限之內(nèi)的檔案。例如檔案管理員能見到、編輯并下載所有的圖片檔案資料。各部門檔案管理員能見到部門內(nèi)的檔案并下載。普通使用者僅能下載自己提交的檔案，對其他檔案如有下載需求，需要發(fā)起圖片檔案的下載申請流程。統(tǒng)計查詢。能夠從不同的維度，通過各個字段的組合查詢，對檔案的信息進(jìn)行檢索、閱覽。也可點擊高級查詢，添加數(shù)據(jù)庫中所有的字段，作為查詢條件，進(jìn)行搜索。實現(xiàn)了對海量內(nèi)容數(shù)據(jù)，做到多維度自由檢索與實時查詢。能通過固定的字段對檔案進(jìn)行升序或降序的排列，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。
4作用和意義
摘 要 隨著我國科技的進(jìn)步，檔案管理領(lǐng)域取得了一定經(jīng)驗，但社會的進(jìn)步需要檔案管理模式共同進(jìn)步，同時檔案客戶對檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎(chǔ)上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進(jìn)行了深入的研究和探討。
關(guān)鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式
在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國國情的檔案管理體制[1]。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎(chǔ)上研究檔案管理體制對社會發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員共同對此方法進(jìn)行研究，進(jìn)而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國檔案管理體制到達(dá)新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。
一、基于公共管理視閾的檔案管理方法
所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個管理模式可以為公眾提供高效的服務(wù)。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準(zhǔn)和方向，使檔案管理方式更為專業(yè)，進(jìn)而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理應(yīng)該注重服務(wù)好檔案用戶，以檔案用戶為主體，關(guān)注用戶的體驗和感受，進(jìn)而使得檔案管理能夠不斷進(jìn)步[2]。
二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念
（一）承擔(dān)社會責(zé)任
檔案管理需要對社會以及公眾負(fù)責(zé)，社會責(zé)任是推動檔案管理的動力和基礎(chǔ)，要想實現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔(dān)社會責(zé)任。陳舊的檔案管理主要責(zé)任是為政治工作人員負(fù)責(zé)，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔(dān)的是社會責(zé)任，不僅對社會發(fā)展負(fù)責(zé)，而且對廣大群眾負(fù)責(zé)。
（三）統(tǒng)一管理理念
檔案管理想要向公共管理方向前進(jìn)，就要做到對待公共人群實行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對于社會各個階層的公眾都要一視同仁，嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作，可以面向社會開放的檔案要向廣大公眾開放并提供統(tǒng)一服務(wù)，在服務(wù)過程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得為特殊職位人員“開后門”，使其享有特殊化服務(wù)，工作人員對檔案用戶的要求和相應(yīng)的工作流程應(yīng)該是統(tǒng)一一致的。
三、基于公共管理視閾的檔案管理方式
（一）采集群眾意見的方式
檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶是廣大的社會公眾，檔案管理工作開展過程中，群眾就可以對檔案管理工作提出意見，管理人員吸取公眾的意見，對未來向更多的用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實有裨益。檔案管理部門采集群眾的意見加以改進(jìn)，這樣不但可以幫助檔案管理工作進(jìn)步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。
（二）檔案資源信息化
隨著電子化信息時代的到來，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進(jìn)了社會的不斷發(fā)展，同時也需要檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者重視起信息資源的開發(fā)，這對檔案管理未來的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進(jìn)檔案管理的進(jìn)程。檔案管理的基本流程詳見圖一
圖一 檔案管理流程圖示
結(jié)束語：
總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對我國當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展有關(guān)鍵作用，因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該對這一發(fā)展方向深入探究并促進(jìn)其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會公眾，承擔(dān)的主要責(zé)任為社會責(zé)任。與此同時，檔案管理部門需要定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；質(zhì)量管理體系
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）16-0190-02
在檔案管理工作體系中，融入ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，無疑使其工作更加具備系統(tǒng)性與專業(yè)性，所以這就需要現(xiàn)代檔案管理工作從業(yè)工作者能夠具備高度從業(yè)素質(zhì)與社會責(zé)任感，有著踏實的工作上進(jìn)心以及務(wù)實的工作態(tài)度，以此才能在ISO質(zhì)量管理體系理論支持下發(fā)揮出檔案管理工作的實踐能力及工作水準(zhǔn)。此外，處在目前國內(nèi)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)濟(jì)逐步提高及其自動化領(lǐng)域技術(shù)的愈發(fā)完善的趨勢下，也無時無刻不在要求著檔案管理工作必須結(jié)合深刻的理論及基礎(chǔ)方法作為指導(dǎo)其工作順利進(jìn)行的衡量標(biāo)準(zhǔn)。而ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)則正是新時期下檔案管理工作的重要執(zhí)行依據(jù)與理論基礎(chǔ)。
一、ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)簡述
ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)主要包括：為客戶服務(wù)著想、組織管理、強(qiáng)調(diào)集體參與、基本方法及原則、基本體系標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用管理、實踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質(zhì)量管理體系主要強(qiáng)調(diào)的是以執(zhí)行文件及其實踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務(wù)，逐步通過體系標(biāo)準(zhǔn)的改革、應(yīng)用實踐區(qū)展現(xiàn)其現(xiàn)代化全面、周到的服務(wù)，以滿足質(zhì)量管理基本標(biāo)準(zhǔn)，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執(zhí)行原則是深化改革及持續(xù)應(yīng)用。如，根據(jù)產(chǎn)品提出一些質(zhì)量要求，就完全可以通過質(zhì)量管理體系的不斷深化改革、實踐來贏得客戶的一致好評與滿意。
二、質(zhì)量管理體系主要內(nèi)涵探究
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容側(cè)重點強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量方面涉及的質(zhì)量控制、質(zhì)量管理、質(zhì)量服務(wù)以及組織指揮等活動的管理體系實踐應(yīng)用。同時，通過標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的聯(lián)系要素的實踐及改革，可不斷完善質(zhì)量控制方針，進(jìn)而達(dá)到質(zhì)量生產(chǎn)與質(zhì)量服務(wù)，使客戶及產(chǎn)業(yè)雙方都能滿意。
ISO質(zhì)量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規(guī)范、完整、穩(wěn)定，并且相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件具備程序化性質(zhì)。因此，質(zhì)量管理體系能夠?qū)嵺`的重要標(biāo)志則是體系文件程序規(guī)范與完善；其主要體系構(gòu)成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發(fā)揮作用時，這需要質(zhì)量體系認(rèn)證以及年度審核，進(jìn)而才能決定企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量成果，是否利于其品牌效應(yīng)擴(kuò)張。
三、質(zhì)量管理體系和檔案管理的密切關(guān)系研究
（一）體系內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)
檔案是直觀反映組織機(jī)構(gòu)單位的活動情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質(zhì)載體與電子載體。因此，質(zhì)量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關(guān)系緊密相連且不可分割。
（二）職責(zé)劃分有區(qū)別及關(guān)聯(lián)
檔案管理和質(zhì)量管理工作的各自職責(zé)范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質(zhì)量管理體系涉及的相關(guān)工作也包括檔案管理。當(dāng)然，兩者在職責(zé)范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認(rèn)，ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程序文件與檔案管理工作在專業(yè)名詞、學(xué)術(shù)用語等方面有很多內(nèi)容也極為相似。所以，文件與記錄的相當(dāng)一部分工作流程實則也屬于“檔案”范疇。
（三）深化管理方法或管理手段
檔案管理工作和質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)有著重要銜接與工作業(yè)務(wù)上的交叉，兩者之間正確實踐應(yīng)用，可起到良好的制約效果，達(dá)到兩者體系內(nèi)容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)程序文件及資料資源的整合至關(guān)重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統(tǒng)一格式等工作改進(jìn)之處，使其更利于保全文件資料的真實性和可靠性。
四、應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理的重要促進(jìn)作用
檔案管理體系工作內(nèi)容本身具備嚴(yán)格的操作性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性，而應(yīng)用質(zhì)量管理體系執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現(xiàn)代化從業(yè)要求，真正提高檔案管理工作的實踐效率，保證其執(zhí)行成果完全實現(xiàn)有章可循與有據(jù)可依，進(jìn)而能夠使從業(yè)工作者責(zé)任明晰，更具高度社會責(zé)任感，逐步形成一套權(quán)責(zé)利清晰的現(xiàn)代化作業(yè)模式，不斷促進(jìn)從業(yè)水準(zhǔn)與作業(yè)質(zhì)量的大幅度提升。具體而言，在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)具備的主要作用彰顯在以下幾方面。
（一）服務(wù)意識及質(zhì)量觀念的促成
憑借質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及其理論、執(zhí)行原則、方法等的不斷深化與實踐應(yīng)用，能夠使現(xiàn)代化檔案管理更能滿足內(nèi)業(yè)工作需求，同時能夠按照指導(dǎo)原則全面完成質(zhì)量服務(wù)，把服務(wù)工作重心對象前移，即強(qiáng)調(diào)面向大眾，客戶最終評價服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否能夠達(dá)到滿意需求。
當(dāng)然，處在當(dāng)前新時期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業(yè)觀念，把質(zhì)量服務(wù)工作做好，以此才能在服務(wù)工作實踐開展過程中，對客戶群體的服務(wù)滿意程度做到知根知底，心里有數(shù)，挖掘出主要信息資源，利于內(nèi)部體系工作內(nèi)容的決策實現(xiàn)及改革。而現(xiàn)代化檔案管理工作配合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，可進(jìn)一步提高自身工作范疇內(nèi)的資源優(yōu)勢，建設(shè)客戶關(guān)系網(wǎng)，并利于工作者或員工的服務(wù)觀念與意識的提高。
檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進(jìn)程執(zhí)行力度、開發(fā)質(zhì)量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發(fā)展建設(shè)需求，并使得檔案工作的建設(shè)思路更加暢通，從而才能高效地開發(fā)檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務(wù)于市場經(jīng)濟(jì)與社會各組織主體。
（二）促進(jìn)工作規(guī)范化
檔案管理工作于ISO質(zhì)量管理體系產(chǎn)業(yè)相關(guān)工作的服務(wù)宗旨及理念，必須具備超強(qiáng)的服務(wù)意識、工作責(zé)任觀、以及先進(jìn)的管理模式，這樣才能使質(zhì)量管理等一系列服務(wù)性第三方產(chǎn)業(yè)或者企事業(yè)等有關(guān)組織機(jī)構(gòu)實現(xiàn)正規(guī)運作。以往，檔案管理工作流程要經(jīng)過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續(xù)籌劃及歸檔等都需要紙質(zhì)載體。而經(jīng)過現(xiàn)代質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)配合現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的強(qiáng)力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統(tǒng)計籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實現(xiàn)高度自動化。因此，質(zhì)量管理體系工作標(biāo)準(zhǔn)的實踐開發(fā)運用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業(yè)成果與質(zhì)量。
（三）應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，保證信息資源完整可靠
信息資源是公司或者相關(guān)其他產(chǎn)業(yè)單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機(jī)構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)，這樣才能使自身組織單位保持良好競爭優(yōu)勢，利于企業(yè)資產(chǎn)的保全，使管理機(jī)制的實踐性更加突出。同時，在檔案管理業(yè)務(wù)工作方面，通過質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)作為方法、理論的技術(shù)支持，能夠利于信息安全評估，降低決策不當(dāng)造成的風(fēng)險損益，實現(xiàn)全程控制化動態(tài)管理，保全信息資源的可控性與真實完整性。
五、為提高檔案管理工作成果應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的主要措施探討
（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證工作執(zhí)行成果
信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時代，檔案管理的內(nèi)需建設(shè)尤為重點，即檔案管理內(nèi)涵與外延服務(wù)強(qiáng)度逐步提升，信息屬性已經(jīng)成為時代反映檔案實質(zhì)的基本特征。光盤、刻錄、計算機(jī)信息技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)工作的輔助作用很大。也就是說，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作各項作業(yè)執(zhí)行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統(tǒng)僵化、桎梏的觀念及意識，要具備科學(xué)的現(xiàn)代化從業(yè)思想觀。而推行質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準(zhǔn)接軌，逐步更新觀念及充實體系知識內(nèi)容等，以此才能提高質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量與效率。
（二）在檔案管理中制定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
檔案的收入過程、啟封、登記時間、包括借閱操作、歸檔審核等多個流程都要以質(zhì)量管理作為依據(jù)與憑證。其目的是為了更好的結(jié)合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案從業(yè)工作，使檔案管理更具現(xiàn)代化、專業(yè)化與系統(tǒng)化。
（三）提高檔案管理質(zhì)量與效率，需強(qiáng)化從業(yè)人員工作素質(zhì)
對檔案管理工作而言，其工作人員必須要結(jié)合工作流程、自身職業(yè)判斷能力、服務(wù)意識、社會責(zé)任感、管理思想、管理手段等進(jìn)行效率化工作。否則，在應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實踐時，影響的是整個檔案管理工作進(jìn)度。因此，為保證從業(yè)人員的素質(zhì)及工作水準(zhǔn)的提高，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)、自身專業(yè)深化、以及掌握各項產(chǎn)業(yè)資歷技術(shù)等，以此才能不斷提高理論水準(zhǔn)，更好地將檔案工作管理的職責(zé)、應(yīng)用到實踐中去。
六、結(jié)語
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的不斷深化改革、實踐應(yīng)用對檔案管理工作而言，所具備的現(xiàn)實作用和指導(dǎo)意義非常重大。因此，如何加強(qiáng)檔案工作者及相關(guān)從業(yè)人員的組織能力、從業(yè)素質(zhì)，不斷提高基礎(chǔ)專業(yè)技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應(yīng)堅持“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、上下聯(lián)動、整體推行、積極創(chuàng)新”的基本執(zhí)行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎(chǔ)與參與作用，最終獲得高效成果。
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[4]姚輝.企業(yè)檔案管理在ISO/TS16949質(zhì)量管理體系運行和認(rèn)證中的作用[J].機(jī)電兵船檔案,2010,(1).
1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國管理學(xué)家亨利•法約爾認(rèn)為對“管理機(jī)器”加以考察可以評估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡•帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢娫诮?jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實踐發(fā)展
自2001年以來，國內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會計欺詐事件，如美國的安然、世通以及中國的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國頒布了薩班斯法案，該法案對于檔案材料的真實性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時性。我國各界也逐漸認(rèn)識到，作為市場經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項活動和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競爭力。2008年，我國財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識到了這一點。如中國長城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個重要的控制點，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長城公司各項工作在合規(guī)合法的前提下高效運轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊》時，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能?？梢?，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。
1.檔案管理對企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對象是企業(yè)各項活動中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運行，參與到企業(yè)管理的各個階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭提供信息支持。可見，企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動信息，這對于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對遺留問題進(jìn)行調(diào)整處理，對查閱記錄、借閱記錄、借閱臺賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對清理，進(jìn)而確保各項信息的準(zhǔn)確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設(shè)置兩個風(fēng)險防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔?？傊?，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強(qiáng)化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運行。
1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)
我國有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導(dǎo)和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時在我國已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國社會檔案意識也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對檔案管理提出相關(guān)要求。在全國政協(xié)十一次會議上，曾任國家檔案局局長的毛福民委員提交了“關(guān)于在國家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長效合作機(jī)制的必然措施。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開展檔案管理的行動指南和業(yè)務(wù)尺度，是運行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個制度體系予以重點列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對完善，但隨著時間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時，還要建立有效的檢查措施，定期對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實踐中自始至終對制度加以落實，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對檔案管理的要求。
3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項職能活動的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項職能活動的開展而產(chǎn)生的。對企業(yè)內(nèi)任何一個部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項行為活動的原始記錄，是其職能作用和工作績效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對企業(yè)各項活動開展的風(fēng)險評價和審計監(jiān)督。因此，各項活動中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時，對檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對現(xiàn)有文件管理的思維定勢，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動，實現(xiàn)對文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時還要重視對歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門配合，做好企業(yè)重要活動檔案的跟蹤工作，及時收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實現(xiàn)。
4.提高人員參與意識，加強(qiáng)團(tuán)隊合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個企業(yè)的檔案意識則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識。首先，對于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對于檔案管理人員而言，其對檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。最后，對于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員而言，也要具備檔案意識，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來實現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門的工作人員認(rèn)識到檔案是其各項行為活動的原始記錄，檔案管理與其職能活動的開展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門工作人員的檔案意識，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動的同步運行，實現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號：TP393
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時代的需求，很難滿足當(dāng)前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域、各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實意義。
2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。
第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。
第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計
文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實現(xiàn)的功能點，進(jìn)而開發(fā)出對應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。
首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)中，首先要實現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。
其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進(jìn)行歸還，所以在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設(shè)計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。
如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計和實現(xiàn)以下功能點來實現(xiàn)文書檔案管理工作。
1）檔案登記：系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。
4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。
5）文件歸檔：主要實現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。
7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網(wǎng)上查詢：為了實現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。
2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。
在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實現(xiàn)對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。
3.4系統(tǒng)設(shè)定
系統(tǒng)設(shè)定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
