時(shí)間：2023-11-07 11:21:39
序論：在您撰寫(xiě)檔案的安全管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
檔案安全管理是指是指建立檔案的有關(guān)單位或者專(zhuān)門(mén)的檔案館、檔案室對(duì)保管的檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。當(dāng)前檔案安全管理工作形勢(shì)出現(xiàn)了新的變化，除了要預(yù)防傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn)，還要預(yù)防電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)管理方式上應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)在帶來(lái)便捷高效的基礎(chǔ)上，也存在著很大的安全隱患。
（二）檔案安全管理的重要性
檔案的安全管理不但是檔案管理工作中最基礎(chǔ)重要的工作，影響著其他工作的開(kāi)展，同時(shí)也關(guān)系到相關(guān)單位和主體的機(jī)密，對(duì)其發(fā)展也是具有重要影響的，例如國(guó)家軍事部門(mén)的檔案安全管理、有關(guān)企業(yè)的技術(shù)秘密檔案管理等，安全問(wèn)題是最基礎(chǔ)的也是關(guān)系到發(fā)展命脈的大事。
二、當(dāng)前檔案管理中存在的安全問(wèn)題
隨著當(dāng)前檔案形式內(nèi)容的多樣化以及管理的多元化，檔案安全管理也受到了更多不安全因素的影響，包括檔案管理人員主觀認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題、客觀方面檔案管理設(shè)備設(shè)施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得檔案在安全管理方面產(chǎn)生了一些較為突出的問(wèn)題。
（一）對(duì)檔案安全管理的重視程度不夠
無(wú)論是在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或者是在企業(yè)，檔案管理工作雖然一直作為管理工作的組成部分，但是并不受到重視，同時(shí)檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理不重視，更不用說(shuō)檔案的安全管理了。有些專(zhuān)門(mén)的檔案館在檔案管理問(wèn)題上會(huì)比較重視，但是在具體的安全管理上也存在著不足，缺乏安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，也缺乏應(yīng)對(duì)處理能力。由于思想上的不重視，使得檔案安全管理具體工作存在著很多落實(shí)不到位甚至根本沒(méi)有進(jìn)行安全防范的問(wèn)題。
（二）檔案存放場(chǎng)所和設(shè)備設(shè)施方面存在的安全問(wèn)題嚴(yán)重
從檔案管理對(duì)象上來(lái)看主要有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，在安全管理上所面臨的風(fēng)險(xiǎn)也是不同的。首先，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全管理問(wèn)題上，主要包括檔案存放場(chǎng)所存在的安全隱患，場(chǎng)所所處地在地形地勢(shì)上或高或低；檔案存放場(chǎng)所溫度濕度也有可能造成檔案的損壞，尤其是溫濕度變化較大的地區(qū)。檔案存放場(chǎng)所安保措施的不健全也是檔案安全管理的隱患，例如缺少防盜門(mén)窗設(shè)計(jì)、電路老化等問(wèn)題。其次，電子檔案的安全管理面臨的潛在威脅嚴(yán)重，包括計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒(méi)有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊的防范措施。
（三）檔案安全管理制度不健全
目前在大多數(shù)的檔案管理部門(mén)都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但是制度中存在著不完善的問(wèn)題，從目前檔案安全管理制度來(lái)看，主要存在兩方面的問(wèn)題，一是現(xiàn)有制度規(guī)范框架化嚴(yán)重，缺乏具體明確的崗位職責(zé)、安全管理措施責(zé)任人不明確，導(dǎo)致工作中缺少分工，出了事沒(méi)有人負(fù)責(zé)，相互推脫；二是制度中缺乏監(jiān)管內(nèi)容，工作人員在工作中缺乏監(jiān)督，工作落實(shí)中很多疏忽、錯(cuò)誤得不到糾正。
（四）檔案安全管理人員能力素質(zhì)有待提高
在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案管理人員都是體制內(nèi)的人員，對(duì)檔案安全管理工作不夠重視，工作中得過(guò)且過(guò)，防范意識(shí)差。檔案安全管理人員的素質(zhì)能力不足體現(xiàn)在日常工作中安全管理工作落實(shí)不到位，例如定期的檢查工作只進(jìn)行表面檢查，不細(xì)致，甚至有的根本不按照檢查要求進(jìn)行定期檢查，導(dǎo)致一些檔案損壞而不知。
三、加強(qiáng)檔案安全管理的對(duì)策
對(duì)檔案進(jìn)行安全管理要在嚴(yán)格執(zhí)行的基礎(chǔ)上，貫徹預(yù)防為主，防治結(jié)合的原則，對(duì)包括檔案實(shí)體、電子檔案和存檔場(chǎng)所進(jìn)行全面的安全管理。
（一）強(qiáng)化檔案安全管理的意識(shí)
檔案安全管理可以說(shuō)是檔案管理工作的首要要求，因此必須予以高度的重視，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)從領(lǐng)導(dǎo)到具體崗位人員的安全管理意識(shí)，這樣才能將安全管理的措施貫徹落實(shí)到位。這就需要檔案管理部門(mén)加強(qiáng)檔案安全管理的重視并向檔案安全管理崗位人員進(jìn)行宣傳，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案安全管理的重要性，樹(shù)立起安全責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化崗位職責(zé)意識(shí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)、本單位的規(guī)章制度，樹(shù)立防范意識(shí)，建成檔案安全管理的思想堡壘。
（二）加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的安全場(chǎng)所建設(shè)與硬件建設(shè)
由于當(dāng)前檔案既有紙質(zhì)形式又有電子形式，因此在檔案管理場(chǎng)所的選擇上要充分考慮到各種情況。首先，在地勢(shì)位置上不能過(guò)高或者過(guò)低，同時(shí)還要選擇溫度、濕度較為適宜的地方，這樣有利于保證紙質(zhì)檔案的安全。其次，在檔案保管場(chǎng)所還要設(shè)立可靠的安全防盜門(mén)窗、監(jiān)控，并定期的進(jìn)行檢查和維護(hù)，尤其是電路檢查，避免發(fā)生火災(zāi)造成檔案的毀損。
（三）加強(qiáng)檔案安全管理的制度規(guī)范化
檔案安全管理制度是確保檔案安全管理的保障，只有完善的規(guī)范化的檔案安全管理制度才能確保檔案安全管理的貫徹落實(shí)。在制度完善的過(guò)程中，我們要嚴(yán)格的依照國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合本單位的檔案安全管理需要制定具有可行性的規(guī)章制度，并在制度中明確崗位和職責(zé)，實(shí)施崗位責(zé)任制。
［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案
檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會(huì)組織和個(gè)人從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開(kāi)展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類(lèi)并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。
一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理
（一）實(shí)體檔案的特點(diǎn)
實(shí)體檔案相對(duì)電子檔案而言，實(shí)體檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。
（二）實(shí)體檔案的安全管理
要堅(jiān)持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類(lèi)排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性地分類(lèi)進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時(shí)進(jìn)行搶救，并對(duì)檔案數(shù)字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺(jué)遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫(kù)登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫(kù)登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹(shù)立高度的安全管理意識(shí)。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。要加強(qiáng)檔案安全體系等建設(shè)。要全面開(kāi)展檔案安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國(guó)家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與，專(zhuān)人負(fù)責(zé)；并與上級(jí)檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機(jī)構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。
二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理
（一）電子檔案的特點(diǎn)
電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對(duì)象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時(shí)形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁(yè)面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時(shí)間和空間的限制。存儲(chǔ)空間小，容量無(wú)限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無(wú)重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動(dòng)、安全。[1]
（二）電子檔案的安全管理
自然災(zāi)害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時(shí)刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫(xiě)或被刪除等嚴(yán)重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方法，加快構(gòu)建應(yīng)急檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺(jué)悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。并嚴(yán)格規(guī)定存儲(chǔ)介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過(guò)存儲(chǔ)介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內(nèi)容須預(yù)先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過(guò)程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。檔案工作，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會(huì)、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開(kāi)展各項(xiàng)工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。
電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問(wèn)題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員思考的問(wèn)題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]
作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部
〔參考文獻(xiàn)〕
[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008，（9）：19-20.
[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案安全；電子檔案；
中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）45-0208-01
檔案指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等社會(huì)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開(kāi)展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理的保管和保存原始檔案，科學(xué)的分類(lèi)并做好登記工作，才能最大限度的發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。
1.實(shí)體檔案
1.1 實(shí)體檔案的特點(diǎn)
實(shí)體檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案；實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。
1.2 實(shí)體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類(lèi)排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性的分類(lèi)進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學(xué)的檔案保護(hù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實(shí)際意義在于它的利用。在做好全面、系統(tǒng)、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過(guò)程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺(jué)遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫(kù)登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫(kù)登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護(hù)真實(shí)、完整是檔案安全管理的前提，要從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，確保檔案內(nèi)容來(lái)源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。
2.電子檔案
隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢(shì)。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點(diǎn)
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。與文件處理系統(tǒng)結(jié)合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加簡(jiǎn)單、方便。其次，傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受時(shí)間和空間限制。一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。第三，存儲(chǔ)空間小。電子檔案占據(jù)的極少量空間，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言。第四，具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案更加全面、形象、生動(dòng)。而且，電子檔案復(fù)制時(shí)不容易丟失信息。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問(wèn)題。完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫(xiě)或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開(kāi)推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開(kāi)的安全性。
電子檔案安全管理同實(shí)體檔案一樣，其關(guān)鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺(jué)悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內(nèi)容必須預(yù)先進(jìn)行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過(guò)程中造成檔案信息丟失。信息設(shè)備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。
3 結(jié)論
檔案工作是很重要的專(zhuān)業(yè)事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，開(kāi)展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發(fā)生著變化。電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形勢(shì)，也存在著它的有限性和安全問(wèn)題。如何科學(xué)、合理的將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員時(shí)刻思考的問(wèn)題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國(guó)守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理部門(mén)應(yīng)該制定一套完備的醫(yī)療檔案安全管理規(guī)范系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)內(nèi)容，并對(duì)檔案管理制度遵守和執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和檢測(cè)，保證管理規(guī)范的每一步都落到實(shí)處，在檔案安全管理制度的制定和執(zhí)行兩個(gè)方面上都盡量做到最好，達(dá)到雙管齊下的效果。在實(shí)踐中完善和健全醫(yī)療數(shù)字檔案信息安全管理制度，確保醫(yī)療數(shù)字檔案在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)的信息安全性。要做好醫(yī)療檔案數(shù)字信息安全保障工作，必須從設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多個(gè)方面進(jìn)行綜合管理，形成一個(gè)協(xié)調(diào)配合的信息防護(hù)系統(tǒng)來(lái)防止醫(yī)院數(shù)字檔案信息的外漏和非法傳播。這里需要注意的是，電子文件檔案具有易被改動(dòng)、易被竊取、易于傳播、易于丟失的特點(diǎn)，而且它是一種不能直接識(shí)讀只能依靠特定設(shè)備和軟件才能讀取的信息，因此，在逐步提高檔案存儲(chǔ)技術(shù)的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的管理，通過(guò)制訂科學(xué)的管理方案和健全相關(guān)管理制度來(lái)達(dá)到電子檔案的保真、保密、保存、保讀取的目的。
二、加強(qiáng)檔案安全的管理設(shè)施建設(shè)
檔案安全的管理設(shè)施對(duì)于是否能保證檔案存放的安全性十分重要，科學(xué)建設(shè)和完善檔案安全相關(guān)基礎(chǔ)管理設(shè)施，給檔案管理提供一個(gè)安全、穩(wěn)定的環(huán)境是實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的重要前提。近年來(lái)頻繁發(fā)生的自然災(zāi)害和人為災(zāi)害給檔案的管理帶來(lái)了更多的安全隱患，由此可見(jiàn)，在建設(shè)醫(yī)院檔案館庫(kù)的過(guò)程中做好醫(yī)療檔案管理的防震、抗災(zāi)、防火等各項(xiàng)防護(hù)工作非常有必要。在進(jìn)行醫(yī)院的檔案館庫(kù)時(shí)，要保證其符合國(guó)家檔案建設(shè)規(guī)范規(guī)定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如堅(jiān)固性、安全性、環(huán)保性、實(shí)用性等，都要嚴(yán)格根據(jù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。檔案的存儲(chǔ)工具要確保能保障檔案的安全性，實(shí)踐證明，檔案多節(jié)柜是能夠有效保證檔案安全的裝具。存放音像、電子檔案要使用防磁柜。在溫濕度的控制方面，要把溫濕度控制在檔案可承受范圍之內(nèi)。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)的視頻監(jiān)控、門(mén)禁、火災(zāi)報(bào)警、消防、溫濕度監(jiān)控、計(jì)算機(jī)安全等系統(tǒng)的建設(shè)，保障醫(yī)療檔案安全管理體系基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的科學(xué)性和全面性。
三、提高檔案管理安全技術(shù)水平
檔案管理安全的關(guān)鍵技術(shù)包括醫(yī)院受損檔案搶救修復(fù)技術(shù)方法、醫(yī)院電子檔案真實(shí)性保證以及技術(shù)方法等，只有保證醫(yī)療檔案安全有科學(xué)的理論基礎(chǔ)和技術(shù)支持，才能實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理。引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)、方法以及設(shè)備，并不斷地推廣達(dá)到較為全面的應(yīng)用，在最大程度上增強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的能力。加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的治理，通過(guò)改進(jìn)和完善網(wǎng)絡(luò)信息安全管理技術(shù)，形成一個(gè)安全、穩(wěn)定的醫(yī)療數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。對(duì)后臺(tái)管理操作系統(tǒng)的選擇，要綜合多種因素，選擇最為可靠的系統(tǒng)，同時(shí)還要保證配置的安全性。在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方面，對(duì)用戶(hù)合法性的認(rèn)證工作要進(jìn)行嚴(yán)格把控，防止登陸者進(jìn)行違規(guī)操作，盜用系統(tǒng)內(nèi)部信息，保證醫(yī)院電子檔案被完好、安全地保存，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步歸檔。除此之外，為防止數(shù)據(jù)信息丟失現(xiàn)象的發(fā)生，需要做好對(duì)醫(yī)療檔案重要信息的備份，對(duì)特別重要的電子文件要進(jìn)行易質(zhì)或異地備份。這種備份是醫(yī)院的檔案部門(mén)在遇到突發(fā)事件或自然災(zāi)害時(shí)能夠保證重要檔案資料不丟失的重要途徑，它確保了檔案的完整性、安全性以及保密性，也是在當(dāng)前形勢(shì)下保護(hù)醫(yī)療電子檔案信息絕對(duì)保密性的最根本手段。
四、做好對(duì)檔案人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)工作
社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的飛速發(fā)展帶動(dòng)了檔案信息化建設(shè)事業(yè)的不斷加快，這也給醫(yī)療檔案管理人員提出了更多技能要求和職業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理部門(mén)目前一個(gè)重要的工作就是要從整體上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷完善醫(yī)院檔案的安全管理系統(tǒng)。一方面，要定期組織醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行安全知識(shí)教育和管理技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們對(duì)醫(yī)療檔案信息的安全意識(shí)、防范意識(shí)以及保密責(zé)任意識(shí)。另一方面，要積極引進(jìn)和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外關(guān)于檔案信息安全防護(hù)的先進(jìn)技術(shù)和方法，使檔案管理人員具備基本的檔案信息安全管理知識(shí)與技能，形成一個(gè)具有專(zhuān)業(yè)檔案管理技能和靈活運(yùn)用多種科技設(shè)備并且具有強(qiáng)烈責(zé)任意識(shí)的醫(yī)療檔案管理隊(duì)伍。
五、結(jié)語(yǔ)
Abstract： Because the technology is more complex， the number of participation units is more， and there is a large number of engineering and technical documents， so there are a large number of file data in the construction of water conservancy projects. Thereby， it is important to increase the safety awareness of records management in water conservancy construction and strengthen its security management. In order to achieve the file security management of water conservancy projects， the units should strengthen leadership， perfect the system， establish security awareness， do well the training and publicity and education work for file manager， implement the responsibility system for file security， clear responsibility， develop safety emergency plan， and ready to respond to the emergencies may occur， and also should strengthen the safety management of records storage， in particular， to strengthen information security management， and eliminate security risks from all aspects of reproduction， transmission and use process to resolutely put an end to all kinds of file security incidents.
關(guān)鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類(lèi)號(hào)：TU714 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對(duì)檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，使其處于安全狀態(tài)。在水利工程建設(shè)中由于技術(shù)較復(fù)雜，參建單位較多，交叉往來(lái)的工程技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設(shè)中檔案管理的安全意識(shí)，加強(qiáng)水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為做好檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)保證，強(qiáng)化措施，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案管理工作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓，把推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展作為重要職責(zé)，加大對(duì)檔案工作的支持力度，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺(tái)階，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員提出檔案安全管理要求，牢固樹(shù)立安全管理意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案工作的落實(shí)。
1.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，做好宣傳教育 水利工程建設(shè)中的檔案管理客觀上對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該更全面。不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂工程技術(shù)檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。
1.2 實(shí)行檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人 認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》及檔案管理規(guī)章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)，及時(shí)的對(duì)水利工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)格審批制度，對(duì)于借閱的檔案進(jìn)行登記。制定檔案管理安全責(zé)任制，明確責(zé)任，明確各部門(mén)分管檔案工作的責(zé)任人，把檔案安全管理納入績(jī)效考核指標(biāo)，檔案資料歸檔和安全管理一并進(jìn)行考核。
1.3 制定安全應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)對(duì)措施 建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。
2 加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理
檔案庫(kù)房確定明確責(zé)任人，負(fù)責(zé)庫(kù)房安全工作，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫(kù)房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽(yáng)光直射，并保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的技術(shù)管理，達(dá)到檔案存儲(chǔ)要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)記錄儀器，掌握檔案室內(nèi)溫濕度變化情況，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清潔，使檔案室清潔衛(wèi)生，配備消防器材，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。定期進(jìn)行檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或存在的安全隱患應(yīng)即使向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。
3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理
隨著社會(huì)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越多，電子文件以紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。但在現(xiàn)階段電子文件也有其技術(shù)上所不可避免的缺點(diǎn)，即其安全性如何來(lái)保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內(nèi)容，因此要特別注重加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復(fù)制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護(hù)領(lǐng)域，利用電子文檔加密技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺(jué)做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類(lèi)危害檔案安全事故發(fā)生。
安全保管好檔案是檔案部門(mén)重要的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門(mén)的重要職責(zé)。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設(shè)的全部過(guò)程，不僅為工程建成后日常運(yùn)行管理提供有效依據(jù)，還為以后的水利施工建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設(shè)中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅(jiān)決杜絕泄密事件的發(fā)生。切實(shí)做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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1.1缺乏科學(xué)的安全管理理論與方法指導(dǎo)
信息安全風(fēng)險(xiǎn)管理是解決如何確切掌握信息及其依賴(lài)信息系統(tǒng)的安全程度、分析安全威脅來(lái)自何方、安全風(fēng)險(xiǎn)有多大,加強(qiáng)信息安全保障工作應(yīng)采取哪些措施,要投入多少人力、財(cái)力和物力,確定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相應(yīng)信息安全等級(jí)進(jìn)行安全建設(shè)和管理的依據(jù)等一系列具體問(wèn)題的重要指導(dǎo)理論和方法。從這個(gè)視角來(lái)看文檔工作我們會(huì)發(fā)現(xiàn),一直以來(lái),文件、檔案安全管理工作都是沿襲傳統(tǒng)檔案載體保護(hù)工作來(lái)開(kāi)展,以此形成的相關(guān)理論也是以傳統(tǒng)檔案載體研究為基礎(chǔ)的,隨著電子文件的出現(xiàn),傳統(tǒng)以檔案載體保護(hù)為核心的檔案安全管理理論就很難適用于電子文件的安全管理。雖然檔案部門(mén)也對(duì)電子文件安全管理做過(guò)很多理論探討,提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件連續(xù)體理論”、“后保管時(shí)代”、“文件運(yùn)動(dòng)理論模型”等理論來(lái)強(qiáng)化電子文件的安全管理,但不可否認(rèn)的是,這些理論并不是專(zhuān)門(mén)的安全管理理論,很難在電子文件安全管理上取得實(shí)質(zhì)性效果。
1.2對(duì)安全管理的認(rèn)識(shí)存在偏差
1.2.1追求絕對(duì)的安全
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案事業(yè)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的重視度不足，只是一味的采取各種絕對(duì)安全的防護(hù)措施來(lái)保證電子檔案的安全性?？墒?，站在風(fēng)險(xiǎn)管理視角來(lái)看，風(fēng)險(xiǎn)是絕對(duì)存在的，而安全卻是無(wú)法保障的，安全風(fēng)險(xiǎn)是隨時(shí)都可能發(fā)生的，而安全只是暫時(shí)的。其實(shí)，電子檔案管理工作就是風(fēng)險(xiǎn)管理工作，每一個(gè)電子檔案都有著專(zhuān)屬于自身的保護(hù)級(jí)別，想要在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中起到絕對(duì)安全的作用，是根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。此外，安全風(fēng)險(xiǎn)是一種隨機(jī)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，很難做到絕對(duì)安全的控制，在這一過(guò)程中，不僅浪費(fèi)了大量不必要的人力、物力和資金，還使得電子檔案的安全性受到了極大的威脅，嚴(yán)重影響了電子檔案安全管理工作的順利開(kāi)展。
1.2.2風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱
一些安全管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄,信息安全知識(shí)不足,卻津津樂(lè)道“太平盛世”,雙耳不聞“盛世危言”,甚至認(rèn)為,談風(fēng)險(xiǎn)是“杞人憂(yōu)天”,說(shuō)安全是“天下本無(wú)事,庸人自擾之”,根本沒(méi)有從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度來(lái)度量電子文件的安全性。這些都嚴(yán)重影響了正確認(rèn)識(shí)安全形勢(shì)和樹(shù)立科學(xué)的電子文件安全風(fēng)險(xiǎn)觀。
1.2.3忽視了對(duì)“資產(chǎn)”評(píng)估鑒定
從目前情況看,文件、檔案管理部門(mén)雖都認(rèn)識(shí)到電子文件的重要性,但絕大多數(shù)部門(mén)只是將電子文件作為日常辦公的一種輔助幫助,并沒(méi)有將電子文件提升到“資產(chǎn)”高度來(lái)管理,就更談不上對(duì)“資產(chǎn)”進(jìn)行評(píng)估鑒定。然而,從安全管理角度講,一個(gè)組織系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)在沒(méi)有被評(píng)估鑒定前,是不可能成功實(shí)施安全管理并進(jìn)行維護(hù)的。
1.3管理環(huán)節(jié)不完善
首先,安全管理計(jì)劃缺乏依據(jù)?，F(xiàn)有的電子文件安全管理計(jì)劃的制訂,絕大多數(shù)是憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或者參照其他管理部門(mén)計(jì)劃來(lái)制定的,而不是依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控實(shí)際情況來(lái)制訂的,具有很大的盲目性。其次,缺乏關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是電子文件安全管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,電子文件的安全管理就會(huì)成為無(wú)源之水、無(wú)本之木,缺乏決策行動(dòng)的依據(jù)與方向,由此而引發(fā)的安全管理措施就具有很大的盲目性。
2結(jié)束語(yǔ)
【摘 要】電力檔案屬于機(jī)密事務(wù)記錄，同時(shí)反映了電力企業(yè)的發(fā)展與項(xiàng)目的開(kāi)展過(guò)程。基于此，本文對(duì)電力檔案安全管理的規(guī)范化措施進(jìn)行討論，望能給相關(guān)部門(mén)提供有價(jià)值的參考。
關(guān)鍵詞 電力檔案；安全管理；規(guī)范措施
所謂的檔案安全管理所指的是檔案管理的相關(guān)企業(yè)、單位為了防止檔案受到外來(lái)因素或者自身因素導(dǎo)致檔案丟失或者損耗而做出的管理工作。通過(guò)安全管理的規(guī)范化措施可以有效地防止安全事故的發(fā)生，在最大程度上延長(zhǎng)了檔案保存的周期，能更好地發(fā)揮檔案資源的作用。
一、電力檔案安全管理規(guī)范化的重要性
關(guān)于電力檔案就是電力部門(mén)內(nèi)部工作以及事務(wù)的事實(shí)記錄，在整個(gè)檔案文件中反映了電力企業(yè)的文化、歷史、事跡等內(nèi)容。伴隨著社會(huì)的進(jìn)展以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)呈現(xiàn)出越來(lái)越嚴(yán)重的趨勢(shì)。企業(yè)為了在這樣的激烈競(jìng)爭(zhēng)中獲取主動(dòng)權(quán)，就需要頂住供求關(guān)系的嚴(yán)重制約。在這樣的背景影響下，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)自身的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)缺點(diǎn)。電力檔案所記錄的就是電力企業(yè)中所發(fā)生的一切真實(shí)的大小事務(wù)。電力企業(yè)相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)對(duì)這些檔案的分析，針對(duì)自身企業(yè)發(fā)展策略進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃與決策。檔案分析以及管理工作，能夠更全方位地為企業(yè)提供服務(wù)，促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式的深化。電力檔案安全管理是象征一個(gè)企業(yè)邁進(jìn)現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一，同時(shí)，通過(guò)電力檔案管理工作還能反映出企業(yè)的管理水平。此外，通過(guò)電力檔案，可以協(xié)助企業(yè)找到錯(cuò)誤的根源，及時(shí)進(jìn)行錯(cuò)誤的修正，為企業(yè)的發(fā)展提高具有一定的促進(jìn)作用。當(dāng)前的電力檔案管理工作已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，采用了電子檔案以及紙質(zhì)檔案兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)，更加方便了檔案的使用性和實(shí)效性，提高了企業(yè)的工作效率，提升了企業(yè)的管理水平。因此電力檔案安全管理的規(guī)范化具有非常重要的作用性與必要性。
二、電力檔案安全管理的現(xiàn)狀
對(duì)于當(dāng)前的電力檔案管理工作而言，有一些管理工作人員缺乏一定的認(rèn)識(shí)，從意識(shí)上覺(jué)得電力檔案管理可有可無(wú)，從而放松了自身對(duì)檔案管理的工作要求。由于缺乏一定的重視，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了缺乏工作責(zé)任感、細(xì)節(jié)處理不到位以及缺少良好的職業(yè)道德。由于對(duì)電力檔案安全管理工作的不重視，也放松了自我的要求，沒(méi)有在工作學(xué)習(xí)中積累一定的檔案管理理論知識(shí)，沒(méi)有清楚地意識(shí)到電力檔案安全管理的必要性以及對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。有的電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺少一定的宣傳，企業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作不重視，消弱了整個(gè)企業(yè)的檔案管理意識(shí)。在一定層面上影響到了企業(yè)管理工作與時(shí)代需求的接軌。在當(dāng)前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到高速發(fā)展的背景影響下，電力企業(yè)應(yīng)該做好電力檔案安全管理工作，不斷地規(guī)范檔案管理方式，更新檔案管理觀念，通過(guò)借鑒與創(chuàng)新檔案管理手段，更加全方位地、真實(shí)地反映企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及經(jīng)營(yíng)成果。充分地發(fā)揮電力檔案管理工作人員的義務(wù)與責(zé)任，為促進(jìn)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地而作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
三、電力檔案安全管理的規(guī)范化措施
（一）建立規(guī)范的檔案管理準(zhǔn)則。電力企業(yè)的發(fā)展是一個(gè)時(shí)間較長(zhǎng)、資料較多的過(guò)程。在這個(gè)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要想把電力檔案進(jìn)行全面、真實(shí)地記錄是一個(gè)非常困難的工作。當(dāng)前電力企業(yè)的檔案記錄人員相對(duì)缺少，檔案管理歸檔工作缺少一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理準(zhǔn)則。在這樣的一個(gè)工作環(huán)境中，容易出現(xiàn)記錄檔案混亂的問(wèn)題。因此電力企業(yè)應(yīng)該建立起相應(yīng)的規(guī)范化檔案安全管理?xiàng)l例。讓檔案管理工作人員以規(guī)范的檔案管理準(zhǔn)則來(lái)進(jìn)行約束與限制，通過(guò)規(guī)范、統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)歸檔工作，有效地提高檔案管理工作效率，提升檔案的真實(shí)性與具體性。
（二）加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。現(xiàn)在的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正在高速地發(fā)展，電力企業(yè)管理模式也在不斷地更新與發(fā)展。傳統(tǒng)的電力檔案管理工作，都是兼職人員或者是暫時(shí)調(diào)派的工作人員。進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作人員沒(méi)有熟練的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案管理的資料收集與整理、歸檔、記錄、組卷等工作流程完全不了解，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了許多的問(wèn)題。比如：檔案查閱不方便、檔案資料不完整等問(wèn)題。這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了檔案的利用率。因此應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，有效地避免類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生，更加規(guī)范化、科學(xué)化、安全化地對(duì)電力檔案進(jìn)行管理。
（三）加強(qiáng)檔案前期管理，保障檔案管理規(guī)范化。電力企業(yè)每發(fā)展一個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，從項(xiàng)目工程的開(kāi)始到結(jié)束都會(huì)產(chǎn)生許多繁雜的檔案資料，而且這些繁雜的檔案很難進(jìn)行歸檔，如果在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，要一直待項(xiàng)目結(jié)束才進(jìn)行整理，這樣會(huì)造成檔案管理的困難度。因此要加強(qiáng)電力檔案前期管理，從而更好地保障檔案管理的規(guī)劃化、科學(xué)化更加具備檔案記錄的真實(shí)性。
（四）用法律手段來(lái)保障項(xiàng)目規(guī)范化。電力項(xiàng)目開(kāi)展的每一個(gè)階段的大小事務(wù)都要進(jìn)行檔案記錄，以便在項(xiàng)目完成之后對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提供檢查的憑證。因此，在進(jìn)行項(xiàng)目合同合訂時(shí)，就需要把檔案管理歸入合同當(dāng)中，通過(guò)法律的手段來(lái)保障項(xiàng)目的規(guī)范化以及完整性。這也是電力檔案安全管理的重要途徑之一。
參考文獻(xiàn)：
