時(shí)間：2023-03-02 15:08:38
序論：在您撰寫(xiě)學(xué)校檔案管理員時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
一、工作有困難的，應(yīng)鼓勁
這些檔案管理人員大多是剛參加工作或因一些原因剛由別的工作轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作的，其中部分人員是經(jīng)驗(yàn)不足，部分是經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)都缺乏。他們對(duì)檔案管理工作感到生疏，不敢放手工作，缺乏科學(xué)管理方面的知識(shí)，檔案歸類(lèi)整理要他人協(xié)助，這些人員中尤其農(nóng)村學(xué)校居多。對(duì)待這些檔案管理人員，應(yīng)鼓勁。將他們扶上馬，送一程，了解他們的困難和需要，利用他們對(duì)檔案管理的新鮮感、好奇心，激發(fā)他們的求知欲和責(zé)任心，多給予一些學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們能借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)，并融入自身的工作中去?？山M織他們參加一些培訓(xùn)班，向一些經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員請(qǐng)教，拜師結(jié)對(duì)，參觀一些檔案管理工作做得有特色的學(xué)校，樹(shù)立一些榜樣，鼓勵(lì)自學(xué)，學(xué)會(huì)一些管理方面的知識(shí)，盡快熟悉和獨(dú)立開(kāi)展檔案管理工作，提升自己的業(yè)務(wù)能力。然后循序漸進(jìn)，由把著手做到放手自己做，逐漸從單一的收集檔案材料向檔案歸類(lèi)、整理裝訂，電子存檔工作過(guò)渡。老師的認(rèn)可和幫助、領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)和支持，是激起這些檔案管理人員積極性的重要因素。
二、思想有情緒的，應(yīng)提勁
這些檔案管理人員有一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和管理能力，有些是因工作需要由專(zhuān)業(yè)教師轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作的，與以前自己當(dāng)教師比較以及和現(xiàn)在一些與自己相當(dāng)?shù)目迫谓處煴容^，工作環(huán)境、地位、待遇等相對(duì)反差較大，從而不安心工作，得過(guò)且過(guò)，不求上進(jìn)，有失落感，認(rèn)為大材小用。對(duì)這些檔案管理人員，要和他們交朋友，聽(tīng)他們傾訴，找到思想情緒的根本所在，對(duì)癥下藥，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和同事的幾句問(wèn)候語(yǔ)、鼓勵(lì)話，就能解開(kāi)他們的心結(jié)。同時(shí)注意解決他們的一些實(shí)際問(wèn)題，如在不影響檔案管理工作質(zhì)量的前提下，采用專(zhuān)業(yè)教師輪崗或兼課制，縮小檔案管理人員與相似教師之間待遇的相對(duì)差距，學(xué)校評(píng)優(yōu)、職稱(chēng)評(píng)定與任課教師一視同仁，使他們感到一個(gè)好的檔案管理人員同樣是學(xué)校的人才，同樣受人尊敬，通過(guò)這些來(lái)提升他們的工作干勁。也有個(gè)別檔案管理人員因受過(guò)挫折，產(chǎn)生消極情緒而影響工作，如有一位檔案管理員，以前不重視學(xué)校檔案管理，加上檔案管理工作量大任務(wù)重，在一次檢查評(píng)比中，因檔案室衛(wèi)生問(wèn)題受到批評(píng)。這位老師就產(chǎn)生一些想法，工作提不起勁，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)知道后就找他談心，肯定他千方百計(jì)收集補(bǔ)充舊檔案的成績(jī)，指出他需要加強(qiáng)的方面，并根據(jù)實(shí)際情況，減輕了他的一些其他的工作量，讓他專(zhuān)心從事檔案室工作，從而重新提起這位檔案管理員的積極性，努力去發(fā)揚(yáng)自己的長(zhǎng)處，克服不足之處，使檔案室工作上了一個(gè)新臺(tái)階。檔案管理人員思想素質(zhì)的提高，科任教師的換位思考和理解，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和協(xié)調(diào)，是喚起檔案管理人員積極性的重要因素。
三、事業(yè)型的，要助勁
這類(lèi)是檔案管理人員的多數(shù)，他們熱愛(ài)本職工作，甘當(dāng)教仆，積極進(jìn)取，兢兢業(yè)業(yè)，工作負(fù)擔(dān)重，有的是數(shù)十年如一日，將檔案室工作視為終身事業(yè)，耕耘不止。對(duì)這些檔案管理骨干，學(xué)校更要關(guān)心他們，為他們排憂解難，提供展示才華的平臺(tái)，如，組織他們參加相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，參與學(xué)校教育教學(xué)方面的課題研究，在評(píng)先、聘用、晉級(jí)等問(wèn)題上主動(dòng)給予關(guān)注和幫助，將檔案室工作進(jìn)行量化，超工作量部分按科任教師的超課時(shí)一樣對(duì)待，落實(shí)勞保津貼等來(lái)發(fā)揮這些檔案管理人員的主體作用。如我市一位原來(lái)在中學(xué)工作的檔案管理員，工作一直扎扎實(shí)實(shí)，任勞任怨，很受師生歡迎，多次評(píng)為市優(yōu)秀檔案管理員，但開(kāi)始由于學(xué)歷較低，職稱(chēng)上不去，本人一度產(chǎn)生到低一級(jí)的學(xué)校去任教的想法。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看在眼里，急在心里，一方面通過(guò)事業(yè)留人，情感留人，鼓勵(lì)他在干好本職工作的同時(shí)努力自學(xué)；一方面努力為他爭(zhēng)取職稱(chēng)指標(biāo)，使這位老師破格評(píng)上職稱(chēng)。后來(lái)這位老師通過(guò)自學(xué)獲大學(xué)文憑，學(xué)校在職稱(chēng)指標(biāo)少的情況下，又爭(zhēng)取教育局給予專(zhuān)項(xiàng)指標(biāo)讓他評(píng)上中級(jí)職稱(chēng)，并調(diào)入我市的一所省示范性中學(xué)繼續(xù)任檔案員。由于工作主動(dòng)積極和注意全面發(fā)展，幾年后，這位老師和其他科任教師一樣，通過(guò)量化計(jì)分、公平競(jìng)爭(zhēng)，評(píng)上了中學(xué)高級(jí)職稱(chēng)，成為我縣完全由實(shí)驗(yàn)員晉升中學(xué)高級(jí)教師的范例之一。“士為知己者死”，學(xué)校和職能部門(mén)對(duì)實(shí)驗(yàn)室人員的關(guān)心，必能引起實(shí)驗(yàn)室人員的感恩而產(chǎn)生豐厚的回報(bào)。職能部門(mén)還可以通過(guò)檢查評(píng)比、樹(shù)立典型、獎(jiǎng)勵(lì)等方式來(lái)推動(dòng)學(xué)校檔案室工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的正常開(kāi)展。榜樣的力量，教師的幫助，領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心，成績(jī)的肯定，政策的落實(shí)，一些實(shí)際問(wèn)題的解決，是幫助檔案管理人員積極性發(fā)揮的重要因素。
四、功成名就的，要發(fā)勁
關(guān)鍵詞 高職院校 二級(jí)學(xué)院 檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高職院校的二級(jí)學(xué)院是高職院校黨政、科研等活動(dòng)的組織和實(shí)施者，在教育教學(xué)過(guò)程中會(huì)形成豐富的檔案資料。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案記錄和反映了二級(jí)學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評(píng)估和衡量二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺(tái)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要支撐和保障。1989年10月，國(guó)家教委以第6號(hào)令頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。①
1 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的范圍
高職院校二級(jí)學(xué)院在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過(guò)程、學(xué)生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點(diǎn)要以高職院校二級(jí)學(xué)院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實(shí)地反映二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作活動(dòng)情況。
1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔
包括學(xué)校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學(xué)團(tuán)、工會(huì)工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報(bào)表;二級(jí)學(xué)院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書(shū)等。
1.2 教學(xué)常規(guī)資料的歸檔
包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計(jì)劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文;教學(xué)規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會(huì)議紀(jì)要;各類(lèi)教學(xué)檢查、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)資料等。
1.3 師資隊(duì)伍資料的歸檔
包括二級(jí)學(xué)院行政人員、輔導(dǎo)員、實(shí)訓(xùn)室人員、專(zhuān)任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計(jì)劃、人才引進(jìn)計(jì)劃、骨干教師和專(zhuān)業(yè)帶頭人申報(bào)資料、人員年度考核、人員培訓(xùn)進(jìn)修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專(zhuān)利等。
1.4 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資料的歸檔
包括實(shí)訓(xùn)室建設(shè)方案、實(shí)訓(xùn)室改造方案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)文件、記錄表、制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實(shí)驗(yàn)室評(píng)優(yōu)申報(bào)等。
1.5 學(xué)生管理資料的歸檔
包括各年級(jí)學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案及學(xué)籍變動(dòng)（休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)等）情況原始資料、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學(xué)生參加各級(jí)各類(lèi)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況等。
2 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性
隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級(jí)學(xué)院承擔(dān)的管理和教學(xué)任務(wù)也不斷增加，逐步加強(qiáng)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是必然的趨勢(shì)。二級(jí)學(xué)院在學(xué)校的統(tǒng)一部署下開(kāi)展日常管理運(yùn)維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀(jì)要等原始資料都真實(shí)記載和反應(yīng)了二級(jí)學(xué)院工作活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程和結(jié)果，是二級(jí)學(xué)院歷史的記錄和成長(zhǎng)的見(jiàn)證，也是學(xué)?？倷n案的完善和補(bǔ)充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范，這是搞好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學(xué)的建設(shè)和管理高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案，成為了各個(gè)二級(jí)學(xué)院乃至整個(gè)學(xué)校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問(wèn)題。
3 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題
（1）管理機(jī)制不健全。高職院校對(duì)檔案管理工作的意識(shí)過(guò)于淡薄，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。學(xué)校沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作也沒(méi)有固定的分管領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔(dān);教學(xué)檔案由教務(wù)秘書(shū)歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書(shū)歸檔、學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員歸檔，這些檔案誰(shuí)收集誰(shuí)管理，導(dǎo)致檔案散亂不齊全。
（2）管理意識(shí)淡薄。二級(jí)學(xué)院由于日常承擔(dān)了學(xué)校繁重的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等任務(wù)，認(rèn)為二級(jí)學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，對(duì)檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導(dǎo)致從事檔案管理的人員責(zé)任意識(shí)淡薄，檔案管理工作中過(guò)于依賴(lài)學(xué)校的職能部門(mén)檔案室;對(duì)日常工作中形成的檔案資料不重視，過(guò)程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識(shí)欠缺。
（3）管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理隊(duì)伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過(guò)程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動(dòng)頻繁，沒(méi)有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗(yàn)積累，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。
（4）管理沒(méi)有統(tǒng)一的存放地。二級(jí)學(xué)院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二級(jí)學(xué)院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時(shí)間的推移和自然的不可抗力，會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導(dǎo)致缺少信息化的檔案管理方式，沒(méi)有形成電子檔案。
4 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的建議
（1）充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。二級(jí)學(xué)院的檔案為學(xué)校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級(jí)學(xué)院在成長(zhǎng)和發(fā)展過(guò)程中的不足和進(jìn)步。在全校范圍內(nèi)，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件的宣傳和學(xué)習(xí)，提高二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員等對(duì)檔案的重視。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為檔案管理工作保駕護(hù)航。
（2）建立健全的檔案管理隊(duì)伍。二級(jí)學(xué)院沒(méi)有檔案管理隊(duì)伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，專(zhuān)職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊(duì)伍，把檔案管理工作的責(zé)任落到實(shí)處。對(duì)檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。
（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當(dāng)檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級(jí)學(xué)院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。
（4）設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室。統(tǒng)一存放二級(jí)學(xué)院的檔案資料，集中對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案進(jìn)行管理。由二級(jí)學(xué)院的檔案人員負(fù)責(zé)接收登記檔案，配備專(zhuān)門(mén)的資料柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)保管，重要的檔案要及時(shí)移交給學(xué)校檔案室保管。
（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí);對(duì)從事檔案管理工作的人員，進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考核后頒發(fā)上崗證書(shū);開(kāi)展深層次的進(jìn)修，定期組織檔案管理工作學(xué)習(xí)交流會(huì)，到同類(lèi)院校檔案室學(xué)習(xí)等活動(dòng)。
（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時(shí)代對(duì)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時(shí)限和內(nèi)容，建立信息資源查詢(xún)庫(kù)，提高檔案的利用效率。
5 余論
隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作會(huì)提出更高的期望和要求。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問(wèn)題有待解決。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實(shí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的工作進(jìn)程，是新時(shí)期需要我們不斷思考、探索與實(shí)踐的。
注釋
① 金華麗.高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)校檔案分類(lèi)方法初探[J].文教資料，2007（5）.
關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理
一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀及分析
隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院管理類(lèi)文檔越來(lái)越多。有上級(jí)職能部門(mén)下發(fā)的指令、指導(dǎo)性文件；有學(xué)校制定下發(fā)執(zhí)行的各種教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例；有學(xué)院制定的教育改革、專(zhuān)業(yè)和課程建設(shè)材料；有學(xué)院、系工作總結(jié)，重要會(huì)議記錄及參與的重大活動(dòng)材料等等。針對(duì)大量的檔案材料，目前高校二級(jí)學(xué)院管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，主要存在以下問(wèn)題：
(1)二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理認(rèn)識(shí)薄弱，過(guò)分依賴(lài)校級(jí)的檔案管理。認(rèn)為反正學(xué)校有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，二級(jí)學(xué)院沒(méi)必要花大量的人力、物力、財(cái)力在檔案管理上，況且，目前調(diào)檔的機(jī)率不是很高，目前的管理狀態(tài)還能應(yīng)付對(duì)檔案的需求。
(2)每個(gè)二級(jí)學(xué)院檔案管理人員都是兼職的，管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，只是本能的材料的整理。另外，經(jīng)常更換管理人員，使得銜接不夠，需要時(shí)無(wú)從尋找，不能及時(shí)準(zhǔn)確的提供。
(3)文檔、檔案管理制度不全。有些二級(jí)學(xué)院雖然也有管理規(guī)章制度，但執(zhí)行起來(lái)有一定的難度，制度也就形同虛設(shè)。另外，有些學(xué)院可能根本就沒(méi)有制訂相關(guān)的規(guī)章制度，完全依賴(lài)學(xué)校相關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)。
二、基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化檔案管理研究
針對(duì)檔案管理中存在的種種問(wèn)題和不足，國(guó)內(nèi)許多學(xué)者和管理人員提出了許多有效的辦法和措施。我們認(rèn)為要從軟件和硬件兩方面來(lái)解決目前的問(wèn)題。
（一）軟件方面
1．積極開(kāi)展宣傳教育，轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)，建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍。對(duì)管理人員進(jìn)行“短、勤、快”定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方法，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家、教授講授檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)，逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，請(qǐng)兼職檔案管理員到校案館觀摩，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)職檔案工作人員結(jié)合具體案卷進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，使之對(duì)檔案材料的形成過(guò)程、分類(lèi)歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)有更直觀的認(rèn)識(shí)。這樣可以提高二級(jí)學(xué)院檔案管理人員的立卷和歸檔工作的專(zhuān)業(yè)水平。另外可以通過(guò)形式多樣的檢查、評(píng)比、考核。在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜，激發(fā)二級(jí)學(xué)院專(zhuān)職、兼職檔案管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性。
2．強(qiáng)化規(guī)范制度管理，完善立卷歸檔制度。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對(duì)收集范圍、收集程序、收集途徑和獎(jiǎng)懲等作出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整。
（二）硬件方向：構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，快速有效的為廣大師生提供信息服務(wù)。
1．做好檔案書(shū)面文本和電子文本的收集、整理、鑒定、保管、利用和統(tǒng)計(jì)。
二級(jí)學(xué)院的檔案可分為永久、長(zhǎng)期、短期、暫存。
二級(jí)學(xué)院的檔案內(nèi)容包括（1）行政管理類(lèi)：主要包括學(xué)院五年規(guī)劃，年度的工作計(jì)劃、總結(jié)，每次黨政會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要，學(xué)院規(guī)章制度，學(xué)院向校方的請(qǐng)示、匯報(bào)及批復(fù)，學(xué)院與教育實(shí)習(xí)、專(zhuān)業(yè)單位的合作協(xié)議及社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目的合作協(xié)議等等。（2）教學(xué)管理類(lèi)。主要包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度表、教材、每學(xué)期教學(xué)任務(wù)安排、聽(tīng)課評(píng)價(jià)表、教學(xué)測(cè)評(píng)成績(jī)、年度教學(xué)業(yè)績(jī)考核成績(jī)、學(xué)生各類(lèi)成績(jī)、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況記錄等等。（3）教師業(yè)務(wù)類(lèi)。教師個(gè)人基本資料，教師教學(xué)材料，教師科研材料、教師參展材料、教師各類(lèi)作品獲獎(jiǎng)材料、教師舉辦展覽材料、教師舉辦講座材料，教師外出交流材料等等。二級(jí)學(xué)院管理人員要及時(shí)收集各方材料或明確有關(guān)材料的歸屬。因?yàn)槟壳岸?jí)學(xué)院中行政管理類(lèi)檔案、教學(xué)管理類(lèi)檔案和教師業(yè)務(wù)類(lèi)檔案是分別在不同的管理人員手中，檔案管理人員非常清楚各類(lèi)檔案的歸屬。
檔案的整理就是根據(jù)收集范圍編制二級(jí)學(xué)院分類(lèi)方案，行政管理類(lèi)檔案可根據(jù)時(shí)間、年度分類(lèi)，教師業(yè)務(wù)類(lèi)可根據(jù)人事部門(mén)的分類(lèi)每位教師自成一卷。
保管或移交。由于二級(jí)學(xué)院檔案工作的雙重性，經(jīng)過(guò)鑒定、整理的學(xué)院檔案，其中一部分列入校檔案館歸檔范圍的，學(xué)院檔案員要編制好目錄及時(shí)移交到校檔案館，對(duì)未列入校檔案館歸檔的范圍的檔案由學(xué)院經(jīng)分類(lèi)保管。
學(xué)院檔案管理員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解服務(wù)對(duì)象，明確服務(wù)方向，既要為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為學(xué)院師生報(bào)務(wù)。
2．在信息化大環(huán)境下，應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)來(lái)大力加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作。目前，各高校都已建立起較高質(zhì)量的校園網(wǎng)，這為二級(jí)學(xué)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化提供了基礎(chǔ)。但除了硬件設(shè)施作基礎(chǔ)外，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行有效的管理更需要數(shù)據(jù)庫(kù)作為保證。二級(jí)學(xué)院檔案管理部門(mén)必須在信息深加工上下工夫，把收集來(lái)的大量資料進(jìn)行入庫(kù)存檔、分析提取，充分利用各種新的電子文檔技術(shù)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)管理和應(yīng)用程序，以進(jìn)一步推行歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化并有利于檔案的關(guān)鍵字檢索等服務(wù)。及時(shí)建立專(zhuān)門(mén)的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向校內(nèi)外利用。
三、小結(jié)
雖然經(jīng)過(guò)國(guó)家教育部的評(píng)估，各高校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)有所提高，但還是存在很多問(wèn)題，我們提出基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化的檔案管理研究，希望通過(guò)構(gòu)建這樣的管理體系來(lái)有效的管理檔案，并使檔案最大限度發(fā)揮其作用。
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[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育 檔案管理 以人為本 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
學(xué)員檔案管理是高校遠(yuǎn)程教育管理工作的一項(xiàng)不可缺少的工作，這項(xiàng)工作做得好壞將直接影響到學(xué)員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發(fā)揮。而現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的普及，給學(xué)員檔案管理帶來(lái)了難度。
一、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育及其學(xué)員檔案
現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是指學(xué)員和教師、學(xué)員和教育機(jī)構(gòu)之間主要采用多種媒體手段進(jìn)行教學(xué)和通信聯(lián)系的教育形式。學(xué)員可以不受空間和時(shí)間的限制進(jìn)行學(xué)習(xí)，受教育者可以擴(kuò)展到全社會(huì)。由于參加現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的主要對(duì)象是成人學(xué)員，其在檔案管理方面具有流動(dòng)性、分散性、廣泛性、模糊性等特點(diǎn)。
二、現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理存在的問(wèn)題
現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育由于其興起時(shí)間較短，在學(xué)員檔案管理方面不存在不少問(wèn)題。
1.檔案管理觀念落后
遠(yuǎn)程教育管理工作者的檔案意識(shí)淡薄，對(duì)學(xué)員檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致責(zé)任心不強(qiáng)，給學(xué)員填寫(xiě)歸檔材料時(shí)不積極主動(dòng)，材料不完整、不規(guī)范等，給學(xué)員就業(yè)或晉升埋下了隱患。
2.檔案管理內(nèi)容不完善
首先，在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育下，大多數(shù)學(xué)校建立的學(xué)員檔案仍只包括報(bào)名表、審核表、入學(xué)通知、注冊(cè)表、花名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍卡、學(xué)員證、準(zhǔn)考證等證件和文字資料，沒(méi)有形成電子檔案。其次，能夠反映學(xué)員綜合素質(zhì)的各種材料也還未進(jìn)入歸檔的范圍，比如，學(xué)員在校期間，許多評(píng)先評(píng)優(yōu)材料應(yīng)該進(jìn)入學(xué)員檔案的沒(méi)有進(jìn)入學(xué)員檔案。又如，因?yàn)榫蜆I(yè)壓力較大，某些部門(mén)為了學(xué)員能順利就業(yè)，一些處分文件就沒(méi)有進(jìn)入學(xué)員檔案。由此，檔案材料無(wú)法具體地反映學(xué)員綜合素質(zhì)。另外，有些學(xué)員在填寫(xiě)檔案材料時(shí)不認(rèn)真、不仔細(xì)，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書(shū)寫(xiě)，使用圓珠筆，有的項(xiàng)目填寫(xiě)不全、不準(zhǔn)確，有的基于連名字都寫(xiě)錯(cuò)或?qū)憚e名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。
3.檔案管理模式陳舊
如今，高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理基本上還采用傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式。隨著遠(yuǎn)程教育招生人數(shù)的擴(kuò)大，學(xué)員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時(shí)間短、流動(dòng)快、分配去向廣、投寄單位多等特點(diǎn)，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開(kāi)發(fā)利用，不能為用人單位及時(shí)有效地提供所需信息。由于不實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案，就不能使學(xué)員檔案材料信息化，也就沒(méi)有開(kāi)發(fā)、利用可談，檔案將成為死檔。
4.檔案管理隊(duì)伍薄弱
高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)員服務(wù)工作的重要組成部分，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)未得到應(yīng)有的重視與加強(qiáng)，高等遠(yuǎn)程教育這方面的問(wèn)題更為突出。據(jù)調(diào)查，由于人力、物力所限，許多學(xué)校的辦學(xué)條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術(shù)掌握的還不適應(yīng)試點(diǎn)工作的要求：有的學(xué)校由教師和輔導(dǎo)員兼任學(xué)籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應(yīng)付，沒(méi)有時(shí)間也無(wú)力探討研究學(xué)籍電子檔案工作，有時(shí)甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專(zhuān)職的學(xué)員檔案管理人員，也是一個(gè)人或者兩個(gè)人，少數(shù)幾個(gè)檔案管理人員根本滿足不了高校學(xué)員人數(shù)激增的現(xiàn)狀；同時(shí)，即使有專(zhuān)職的檔案建設(shè)和管理人員，也大多是非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏。
以上狀況與我國(guó)高校遠(yuǎn)程教育發(fā)展和社會(huì)用人要求相脫離，建立內(nèi)容豐富、具有個(gè)性的學(xué)員檔案的重要作用迫在眉睫。
轉(zhuǎn)貼于
三、加強(qiáng)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案管理的建議
1.樹(shù)立“以人為本”的檔案管理觀
以人為本的學(xué)員檔案管理，就是要從學(xué)員的特點(diǎn)或?qū)嶋H出發(fā)，從尊重學(xué)員的人格和尊嚴(yán)出發(fā)、從服務(wù)學(xué)員的成長(zhǎng)成才的過(guò)程出發(fā)，學(xué)員檔案管理員工作的方法、手段、規(guī)章、措施，對(duì)學(xué)員講話的方式技巧等都要體現(xiàn)學(xué)員是主體、是與學(xué)員檔案管理員具有平等人格的服務(wù)對(duì)象，學(xué)員的學(xué)習(xí)、發(fā)展、自尊等需要應(yīng)當(dāng)成為學(xué)員檔案管理員工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。以人為本就是要把學(xué)員檔案管理工作和學(xué)員就業(yè)、終極價(jià)值聯(lián)系起來(lái)，使服務(wù)育人真正成為人的教育。
2.完善學(xué)員檔案內(nèi)容
從現(xiàn)行管理情況來(lái)看，高校遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案應(yīng)包學(xué)校對(duì)學(xué)員的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學(xué)員素質(zhì)的全貌，也要體現(xiàn)當(dāng)代大學(xué)員的時(shí)代風(fēng)貌。學(xué)員素質(zhì)檔案內(nèi)容應(yīng)分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是學(xué)員人事檔案，一類(lèi)是素質(zhì)拓展檔案。這兩項(xiàng)內(nèi)容涉及學(xué)員在校期間各方面的記錄。
另外，在形式上，學(xué)員檔案應(yīng)包括文字檔案與電子檔案。學(xué)員檔案還應(yīng)該按專(zhuān)業(yè)、類(lèi)別分層次建檔，有學(xué)科、年級(jí)等集體檔案，也有學(xué)員個(gè)人檔案。學(xué)員檔案?jìng)€(gè)體化與集體化的相互轉(zhuǎn)變，使學(xué)員檔案的主體型、多邊型、多角型展現(xiàn)在管理者和學(xué)員的面前，為促進(jìn)學(xué)習(xí)、研究教學(xué)、搞好管理提供了快速、便捷。
3.建立遠(yuǎn)程教育學(xué)員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
網(wǎng)絡(luò)化已成為時(shí)代的主旋律，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館一個(gè)重要步驟，也為其它門(mén)類(lèi)檔案的數(shù)字化提供了一種可行的模式。建立學(xué)員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能提高學(xué)員檔案的管理效率、檢索速度和查準(zhǔn)率，如果沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢(xún)學(xué)員的檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的要求。
4.提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案人員的素質(zhì)包括職業(yè)道德素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。職業(yè)道德可以概括為：履行職責(zé)、保護(hù)歷史資料、保守機(jī)密、周到服務(wù)。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類(lèi)及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學(xué)員檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外，還應(yīng)熟悉并掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現(xiàn)，要掌握計(jì)算機(jī)、光盤(pán)存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段，這樣才能使學(xué)員檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理、科學(xué)管理，過(guò)渡到現(xiàn)代化管理。
總之，現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育以新的教育形式和特有的優(yōu)勢(shì)，向人們展示著強(qiáng)大的生命力和廣闊的前景，其辦學(xué)的開(kāi)放性、社會(huì)性以及基層教學(xué)班的分散性和學(xué)員對(duì)象的差異性給整個(gè)檔案管理工作提出了新的要求。完善學(xué)員檔案，正確認(rèn)識(shí)學(xué)員檔案工作的重要性，真正實(shí)現(xiàn)以人為本的管理，對(duì)于提高現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的管理服務(wù)水平有著重要意義。
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關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)；管理系統(tǒng)
一、教學(xué)檔案研究的現(xiàn)狀
目前，不少高職院校的教學(xué)檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機(jī)制，如沒(méi)有配備專(zhuān)職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問(wèn)題表現(xiàn)在：一是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對(duì)檔案管理工作持得過(guò)且過(guò)態(tài)度，更談不上創(chuàng)新；部分工作人員認(rèn)為教學(xué)檔案管理工作輕松簡(jiǎn)單，不需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，致使教學(xué)檔案管理質(zhì)量和效率難以突破。二是檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。需要?dú)w檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成了在評(píng)估和重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)中材料的缺失；收集的材料類(lèi)別混雜，沒(méi)有及時(shí)裝盒整理；相當(dāng)一部分檔案材料散存?zhèn)€人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時(shí)候亂翻亂抽，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)少，與信息發(fā)展形勢(shì)不匹配，檔案管理效率差。
二、教學(xué)檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調(diào)查法。通過(guò)同類(lèi)高職院校中檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和做法，收集到更多有關(guān)教學(xué)檔案管理工作辦法，尋找本課題實(shí)施的理論依據(jù)以及可以借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)；二是比較研究法。將現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，找出兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，將兩者優(yōu)點(diǎn)相互結(jié)合。三是個(gè)案研究法。以湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）教務(wù)處檔案為實(shí)例進(jìn)行試點(diǎn)。
三、教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究的結(jié)論與對(duì)策
（1）建立了教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：DA/T22——2000規(guī)則同樣適應(yīng)于高職院校教學(xué)檔案的管理，并能在配套制度環(huán)境中發(fā)揮作用，能夠?yàn)榻虒W(xué)檔案管理提供有效規(guī)范?？梢越⑴cDA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)建立的教學(xué)檔案實(shí)體分類(lèi)目錄，按照《歸檔文件整理規(guī)則規(guī)范》建立相適應(yīng)的編號(hào)，以教務(wù)處的檔案為案例，以“件”的實(shí)體分類(lèi)，即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體的過(guò)程。對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類(lèi)，要體現(xiàn)出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使教學(xué)類(lèi)檔案成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)的提供利用，而且對(duì)排列、編目后續(xù)工作的開(kāi)展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結(jié)合我院實(shí)際工作以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的特點(diǎn)，參照《歸檔文件整理規(guī)則》中關(guān)于歸檔文件分類(lèi)的要求，制定我院歸檔文件分類(lèi)方案。采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限三種分類(lèi)法，并可以組合成許多種復(fù)式分類(lèi)法。一級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)，采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞和漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學(xué)）的簡(jiǎn)稱(chēng)。檔號(hào)模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)”。如2014年教學(xué)綜合性第1號(hào)卷的檔案為2016-JX11-001，分類(lèi)號(hào)（類(lèi)目）的設(shè)置學(xué)院文件數(shù)量的多少可分為一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)類(lèi)目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時(shí)從“1”～“N”件排列流水件號(hào)）（2）建立教學(xué)檔案管理制度：通過(guò)建立檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范教學(xué)檔案管理，必須有配套的制度，需依據(jù)檔案相關(guān)法律法規(guī)，研制學(xué)院的檔案管理工作規(guī)范框架。在調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)檔案不夠重視，很多的檔案規(guī)章都不是很熟悉，檔案意識(shí)的加強(qiáng)，需要全院的各個(gè)部門(mén)都引起重視，我們根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教育委員會(huì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，并結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，形成《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)范體系》，為加強(qiáng)學(xué)院的檔案工作，充分發(fā)揮各類(lèi)檔案的作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有以下相應(yīng)的制度《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理實(shí)施辦法》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類(lèi)方案》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類(lèi)檔案工作規(guī)范》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室工作職責(zé)》《湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案材料保管期限規(guī)定》等制度，組成檔案工作規(guī)范體系。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案規(guī)章和學(xué)院檔案工作規(guī)范，對(duì)加強(qiáng)全院職工檔案歸檔意識(shí)，促進(jìn)檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到重要作用，進(jìn)而提高學(xué)院檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。（3）提出教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案：采集.NET技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)研究檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合DA/T22——2000規(guī)則，通過(guò)建立的檔案實(shí)體分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，可以有效地提高檔案管理質(zhì)量和效率，能極大地提升學(xué)院檔案管理信息化水平。檔案管理系統(tǒng)的功能需求：檔案管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)、借閱、歸還、催還，對(duì)檔案查詢(xún)和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，使檔案管理人員對(duì)檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統(tǒng)的管理員能夠?qū)︿浫氲男畔⒁鬁?zhǔn)確、完全；對(duì)錄入的數(shù)據(jù)隨時(shí)作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統(tǒng)管理員和一般用戶(hù)設(shè)置建立完善的權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶(hù)不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。加快檢索速度，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和正規(guī)化，對(duì)做好學(xué)院檔案信息化工作，對(duì)檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計(jì)與利用有著積極的推動(dòng)作用?？偠灾?，隨著高職院校的發(fā)展，根據(jù)人才培養(yǎng)質(zhì)量的需要，發(fā)現(xiàn)原來(lái)確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)改革發(fā)展，給當(dāng)前的檔案建設(shè)工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校的教學(xué)檔案與DA/T22——2000規(guī)則相適應(yīng)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)研究，為教學(xué)檔案的規(guī)范管理和教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的分類(lèi)提供了依據(jù)，適應(yīng)當(dāng)前人才培養(yǎng)的需求，對(duì)教學(xué)檔案分類(lèi)進(jìn)行研究，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)；高等院校；人事；檔案管理；信息化
中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事檔案管理的重要性
高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的有價(jià)值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績(jī)等人才管理歷史信息記錄。對(duì)于研究本校的學(xué)術(shù)價(jià)值、推動(dòng)高校的教育可持續(xù)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關(guān)部門(mén)對(duì)干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發(fā)展方向和價(jià)值取向。可見(jiàn)高校抓好人事檔案管理工作有著極其重要的作用。
二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問(wèn)題
1.工作人員的準(zhǔn)入門(mén)檻普遍偏低，工作水平相差較遠(yuǎn)。多年來(lái)，部分高校對(duì)與人事檔案管理工作缺乏足夠的評(píng)價(jià)和正確的認(rèn)識(shí)。將人事檔案管理工作，偏激地認(rèn)為不過(guò)是簡(jiǎn)單的裁剪、裝訂與保存。相對(duì)于專(zhuān)業(yè)學(xué)科上的教學(xué)與醫(yī)學(xué)上的科研，幾乎被忽視。原因就是認(rèn)為不重要，與教學(xué)聯(lián)系不大，更不能給學(xué)校帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以在標(biāo)準(zhǔn)上就會(huì)自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調(diào)動(dòng)升遷查檔屬實(shí)足矣。認(rèn)為人事檔案管理工作誰(shuí)都能干，誰(shuí)都會(huì)干，所以在人員準(zhǔn)入上大大地降低了要求，只要是人踏實(shí)，大專(zhuān)以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對(duì)人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來(lái)根本不被重視，聯(lián)查時(shí)能不要的就省略掉的狀況經(jīng)常出現(xiàn)。
2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實(shí)到位。由于部分高校，在準(zhǔn)入機(jī)制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責(zé)的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規(guī)章制度上，制定得不系統(tǒng)，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關(guān)的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒(méi)有教學(xué)科研的規(guī)章制度完善和規(guī)范。沒(méi)有規(guī)范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會(huì)出現(xiàn)很難開(kāi)展落實(shí)的境地，就會(huì)制約高校檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)、有序發(fā)展。
3.管理隊(duì)伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴(kuò)招，這樣高校的師資隊(duì)伍也相應(yīng)地在壯大，使得高校人事檔案數(shù)量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進(jìn)檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專(zhuān)職人員配備不足，該具備的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能不夠，高校專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)資金投入疲軟。多數(shù)的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現(xiàn)象，這就造成沒(méi)有充足的時(shí)間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結(jié)果就出現(xiàn)高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。
4.檔案保管硬件設(shè)施的安全性不達(dá)標(biāo)。高校檔案管理庫(kù)房多與普通辦公室無(wú)差別。安排的環(huán)境給檔案在保管的安全性上帶來(lái)很大的危險(xiǎn)性，因?yàn)闄n案需要長(zhǎng)期保留的，在這樣的環(huán)境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門(mén)窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門(mén)，在光照和庫(kù)房濕度上的注意也很欠缺，沒(méi)有按照教育部2003-2007年下發(fā)的《教育振興行動(dòng)計(jì)劃》規(guī)定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無(wú)保障。
5.管理缺乏現(xiàn)代信息化。據(jù)調(diào)查，高校人事檔案管理對(duì)象普遍還是紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理。人員的增加帶來(lái)工作上壓力大。沒(méi)用隨著信息化發(fā)展，啟用高校電子化人事檔案。
按照上級(jí)的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒(méi)有很好地加以利用和用于工作上的改進(jìn)。多數(shù)院校用來(lái)打印文檔和目錄使用較多。如果要進(jìn)行本校人事信息檢索查詢(xún)，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢(xún)。在人事上出現(xiàn)信息排序篩選、匯總分類(lèi)上，多數(shù)靠人工動(dòng)筆動(dòng)手地逐個(gè)查對(duì)，造成人力的浪費(fèi)和時(shí)間上的浪費(fèi)?？梢?jiàn)在高校人事檔案管理方面實(shí)施信息化管理，勢(shì)在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發(fā)展。
三、助力醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施
1.加強(qiáng)宣傳力度，從上到下提高檔案意識(shí)。從高校的主要負(fù)責(zé)人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強(qiáng)宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識(shí)。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協(xié)助工作。主管領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)率先垂范，對(duì)本校的檔案管理的工作開(kāi)展情況不定期進(jìn)行詢(xún)問(wèn)，及時(shí)了解現(xiàn)實(shí)中存在的問(wèn)題，并積極與學(xué)校主動(dòng)溝通，求得最佳解決方案。在人員隊(duì)伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開(kāi)展以確實(shí)的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專(zhuān)業(yè)度上給予保證，在檔案管理的物力和財(cái)力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。加深檔案管理意識(shí)，在高校的人才引進(jìn)和晉升的制度改革中，積極協(xié)助學(xué)校提出決策意見(jiàn)，為學(xué)校的改革和發(fā)展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強(qiáng)高校人事檔案管理的綜合信息服務(wù)職能。為高校的穩(wěn)步發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實(shí)到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭(zhēng)將本校的人事檔案管理工作，發(fā)展為制度化和規(guī)范化。已經(jīng)建立的制度，由于時(shí)展高校的擴(kuò)招導(dǎo)致人數(shù)增多，在管理上難免出現(xiàn)新問(wèn)題，這就需要認(rèn)真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩(wěn)步發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)已經(jīng)形成的各項(xiàng)人事檔案管理制度進(jìn)行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對(duì)教師調(diào)動(dòng)檔案的傳遞上，對(duì)在校職工檔案的安全保管上，在相關(guān)部門(mén)對(duì)高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級(jí)部門(mén)聯(lián)查對(duì)人事檔案管理的審核上等，分環(huán)節(jié)分步驟地做出詳細(xì)的規(guī)定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實(shí)中做到有章可依，使高校在管理上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
3.保證人事檔案管理人員素質(zhì)，提高準(zhǔn)入門(mén)檻。高校人事檔案案管理人員專(zhuān)人化，確保歸檔、建檔工作人員在時(shí)間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在人員準(zhǔn)入上提高標(biāo)準(zhǔn)，確保工作人員素養(yǎng)到位并做好培訓(xùn)和考核。
4.充分利用現(xiàn)代化科技手段，實(shí)施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統(tǒng)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，使人事檔案信息公開(kāi)網(wǎng)絡(luò)化。為提升高校發(fā)展服務(wù)。
5.醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理急需人力資源信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。由于醫(yī)學(xué)高校與其附屬醫(yī)院聯(lián)系緊密，一些學(xué)校編制的教師在醫(yī)院上班，而這些教師平時(shí)的管理考核也在醫(yī)院，這就需要我們?cè)谌耸聶n案管理時(shí)要加強(qiáng)與附屬醫(yī)院人事科的聯(lián)系和合作。隨著醫(yī)學(xué)高校的不斷發(fā)展，學(xué)校人員編制類(lèi)型也進(jìn)一步細(xì)化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實(shí)驗(yàn)教學(xué)編制等。復(fù)雜的人員構(gòu)成給人事檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)，急需開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)高校人力資源信息系統(tǒng)來(lái)增強(qiáng)實(shí)踐性?？傊?，高校人事檔案管理意義深遠(yuǎn)，需要在管理層面上迅速轉(zhuǎn)型，變實(shí)體檔案為虛擬檔案進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理者發(fā)展為高校信息管理員，助力高校健康穩(wěn)步發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院 檔案 管理
0 引言
隨著高等教育體制改革的不斷深化，我校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大。二級(jí)學(xué)院檔案管理工作也呈現(xiàn)了不少問(wèn)題，本文根據(jù)我校二級(jí)學(xué)院檔案管理中的問(wèn)題，著重提出了一些具體的措施方法，以提高我校二級(jí)學(xué)院檔案管理水平。
1 二級(jí)學(xué)院檔案工作中存在的主要問(wèn)題
1.1 對(duì)檔案管理重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱，檔案資料丟失嚴(yán)重。二級(jí)學(xué)院般都是在原有系的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，長(zhǎng)期處在教學(xué)的第一線，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平低水平，直接導(dǎo)致檔案管理水平普遍偏低。不管領(lǐng)導(dǎo)，還是普通教職員工往往都只認(rèn)識(shí)到教學(xué)、科研的重要性，而忽視對(duì)日常工作中形成的檔案材料的管理，導(dǎo)致平時(shí)不注意檔案材料的收集、整理，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是對(duì)工作材料的簡(jiǎn)單整理、裝訂，把檔案管理看作自己的額外工作，只有在上級(jí)機(jī)關(guān)檢查時(shí)才臨時(shí)突擊，應(yīng)付了事。部分教師甚至對(duì)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，有些人認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己，理應(yīng)由自己保管，不應(yīng)上交檔案部門(mén)，有些人則為了查閱方便，常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有不歸檔，給檔案材料的收集增加了難度。有些二級(jí)學(xué)院檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，以在本部門(mén)承擔(dān)著許多其它工作，難以抽出時(shí)間為由，把此項(xiàng)工作往后排，未及時(shí)將檔案材料收集。有些二級(jí)學(xué)院沒(méi)有配備專(zhuān)職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，容易錯(cuò)過(guò)了收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案的收集不全。
1.2 二級(jí)學(xué)院的檔案管理過(guò)分依賴(lài)學(xué)校檔案館。一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過(guò)于集中管理。另一方面，二級(jí)學(xué)院自身管理制度不健全，檔案員對(duì)于檔案的管理在頭腦中沒(méi)有一個(gè)明確的概念。再由于檔案員行政上受學(xué)院管理，業(yè)務(wù)上受高校檔案館的監(jiān)督指導(dǎo)，相關(guān)的檔案管理人員積極性不高。二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案建設(shè)重要意義認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，認(rèn)為檔案管理和建設(shè)是學(xué)校的事，過(guò)分依賴(lài)學(xué)校的檔案館。
1.3 缺乏完善的規(guī)章制度。二級(jí)學(xué)院檔案建設(shè)起步較晚，所以往往容易忽視工作的程序化、規(guī)范化，習(xí)慣于個(gè)案處理，按經(jīng)驗(yàn)辦事，沒(méi)有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則。①界限不清。二級(jí)學(xué)院產(chǎn)生的文件材料有的已列入學(xué)校檔案室的收歸檔范圍，有的則沒(méi)有，因此，許多有保存價(jià)值的文件材料都處于散亂狀態(tài)，被隨意堆放，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。②管理不細(xì)。對(duì)于已經(jīng)收集起來(lái)的檔案材料的管理混亂，不同類(lèi)別、不同學(xué)年的材料被存放在處，不僅不便于查找利用，并且容易造成檔案的丟失。③職責(zé)不明。二級(jí)學(xué)院雖都已配了檔案管理員，但檔案管理工的職責(zé)不明確。
1.4 二級(jí)學(xué)院檔案管理人員索質(zhì)不高。由于二級(jí)學(xué)院人員編制緊張，就產(chǎn)生了用人上的隨意性，進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門(mén)兼職檔案員更是形同慮設(shè)，沒(méi)能真正履行其職責(zé)。而二級(jí)學(xué)院兼職檔案員變動(dòng)頻繁，新手不斷，每個(gè)新到崗的兼職檔案員對(duì)工作的熱悉畢竟要有一段時(shí)間。二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員僅有極其微弱的比例，復(fù)合型的檔案答人才極其貧乏。這客觀上對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量，制約了二級(jí)學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作順利、有序進(jìn)行。
2 二級(jí)學(xué)院檔案管理的措施
2.1 采用科學(xué)的管理模式，提高檔案管理水平。打破目前高度集中的管理體制，管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案室組成，可以根據(jù)學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專(zhuān)門(mén)的檔案信息網(wǎng)站，通過(guò)Internet供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時(shí)間由學(xué)校檔案館定，或由學(xué)校檔案館與二級(jí)學(xué)院商量決定。二級(jí)學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，二級(jí)學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性，并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過(guò)校內(nèi)發(fā)達(dá)的Internet網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布，以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級(jí)學(xué)院每學(xué)年固定時(shí)間將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門(mén)別類(lèi)，定期更新維護(hù)。
2.2 提高檔案意識(shí)、強(qiáng)化規(guī)范制度管理。加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)，對(duì)專(zhuān)兼職檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，舉辦檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)題講座，不斷提二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職工整體的檔案意識(shí)。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對(duì)收集范圍、收集程序、收集途徑和獎(jiǎng)懲等作出明確規(guī)定，以確保收集的準(zhǔn)確、完整。要理順內(nèi)部管理關(guān)系，建立檔案管理人員的崗位責(zé)任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責(zé)任到人。要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作人員的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案工作的規(guī)范化，從源頭就把好關(guān)。。學(xué)院檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)納入二級(jí)學(xué)院辦公技術(shù)現(xiàn)代化的統(tǒng)一規(guī)劃，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)學(xué)院檔案實(shí)現(xiàn)完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理。
2.3 充分發(fā)揮二級(jí)學(xué)院檔案管理特色。在檔案管理方面，二級(jí)學(xué)院要努力突出自身的特色，才能更具價(jià)值。首先，大量反映二級(jí)學(xué)院發(fā)展的具體材料都是由二級(jí)學(xué)院進(jìn)行管理。這些材料對(duì)學(xué)校檔案部門(mén)沒(méi)有歸檔的價(jià)值，但它體現(xiàn)了二級(jí)學(xué)院各方面、各層次的工作，反映了二級(jí)學(xué)院發(fā)展、壯大的歷程，對(duì)二級(jí)學(xué)院來(lái)說(shuō)非常的珍貴。其次，各二級(jí)學(xué)院的專(zhuān)業(yè)、學(xué)科都各不相同，各有各的特色，這就決定了二級(jí)學(xué)院在檔案管理上也存在著差異性。
2.4 提高管理人員索質(zhì)，搞好二級(jí)學(xué)院檔案工作。建立一支結(jié)構(gòu)合理、索質(zhì)精良的專(zhuān)兼職檔案管理隊(duì)伍是前提。領(lǐng)導(dǎo)要重視高校二級(jí)學(xué)院檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專(zhuān)職的檔案工作人員，應(yīng)針對(duì)檔案員不穩(wěn)定的特點(diǎn)，采用“短、勤、快”定期培訓(xùn)和平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合的方法，提高其業(yè)務(wù)索質(zhì)。請(qǐng)檔案專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家、教授講授檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)，逐步提高檔案員的專(zhuān)業(yè)水平；請(qǐng)兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)職檔案工作人員結(jié)合具體案卷進(jìn)行講解和操作輔導(dǎo)，使之對(duì)檔案材料的形成過(guò)程、分類(lèi)歸檔、管理利用等環(huán)節(jié)有更自觀的認(rèn)識(shí)，這可以提高二級(jí)學(xué)院檔案員的立卷和歸檔工作的專(zhuān)業(yè)化水平。
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