時(shí)間：2023-07-13 16:30:14
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關(guān)鍵詞：企業(yè)合同管理；依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制；問(wèn)題；策略
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)將會(huì)面臨復(fù)雜多樣的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，而企業(yè)在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中最講究的是公平、公正，而合同管理的依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制正好維護(hù)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展秩序，因此企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制成為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要部分。就目前而言，企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)主要是通過(guò)合同的簽訂進(jìn)行，合同中體現(xiàn)了企業(yè)之間既是合作關(guān)系，也是競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，買賣雙方都有各自應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。合同管理是一項(xiàng)綜合性的工作，貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，企業(yè)在進(jìn)行合同管理過(guò)程中，如何有效地在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中起到更好的規(guī)范作用，如何更好的起到防范風(fēng)險(xiǎn)的作用等問(wèn)題成為企業(yè)應(yīng)該思考的問(wèn)題。
一、企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行的必要性分析
（一）合同管理依法合規(guī)運(yùn)行是規(guī)范企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的重要保證在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步參與配置的前提下，企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大，因此合同管理成為企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的重要保障。合同管理全過(guò)程，即自項(xiàng)目論證決策至最終的審批、簽訂并履行合同的過(guò)程，所有的內(nèi)容均需保證依法合規(guī)。讓企業(yè)依法管理，按合同條款辦事，一同遵守信用，按照約定經(jīng)營(yíng)，這便是企業(yè)保持自身信譽(yù)、持續(xù)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的良好辦法。由此，企業(yè)方面才可以以更加穩(wěn)健的姿態(tài)參與競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而抓住市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的機(jī)遇在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
（二）合同管理依法合規(guī)運(yùn)行有利于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益首先，借助合規(guī)運(yùn)行，企業(yè)能夠于合同簽訂的時(shí)候即確保自身的權(quán)益不受損，同時(shí)獲取十分有利的證據(jù)；除此之外，針對(duì)合同具體執(zhí)行狀況展開監(jiān)督，一旦其中一方出現(xiàn)違約導(dǎo)致另一方的權(quán)益受損，則被違約方是能夠按照合同相應(yīng)條款維護(hù)自身權(quán)益的，由此便會(huì)大大的降低被違約方的經(jīng)濟(jì)損失。
（三）合同管理合法合規(guī)運(yùn)行時(shí)減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)糾紛的重要保證對(duì)于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)者來(lái)講，其具有管理層級(jí)多，管理方面魚龍混雜的狀態(tài)，因此企業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)也比較大，企業(yè)面臨的如此局面很容易讓企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛而導(dǎo)致相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)不利的影響。而企業(yè)很容易因?yàn)楹贤瑑?nèi)容不完善或者是違約責(zé)任處理不明確等原因造成更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此為了使企業(yè)得到更好的管理，合同依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制能夠更好的維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)秩序，成為企業(yè)減少經(jīng)濟(jì)糾紛的重要保證。
二、企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行存在的問(wèn)題
（一）管理人員依法合規(guī)意識(shí)不強(qiáng)和違規(guī)處罰力度不大從合同管理來(lái)講，一般出現(xiàn)問(wèn)題的原因多是由于相關(guān)人員不按規(guī)則行事，未依據(jù)相應(yīng)條款的內(nèi)容開展活動(dòng)。雖然我國(guó)的法治基礎(chǔ)在不斷的壯大，企業(yè)依法辦事的觀念不斷深入，但是還是存在個(gè)別人員的法律意識(shí)比較淡薄，仍然實(shí)行經(jīng)驗(yàn)主義，按照原有的方式辦事，認(rèn)為合同只是為了結(jié)算走的一道形式而已，沒(méi)有明確的規(guī)定合同雙方的責(zé)任。部分企業(yè)的合同管理極其混亂，沒(méi)有制定明確的合同管理?xiàng)l例，有的企業(yè)雖然制定了合同管理?xiàng)l例，但是合同在簽訂之后沒(méi)有按照合同辦事，實(shí)際操作與相關(guān)的制度辦法嚴(yán)重脫節(jié)，合同管理制度形同虛設(shè)。這種落后的意識(shí)很容易給企業(yè)招來(lái)不必要的糾紛，部分狀況下還可能引發(fā)十分嚴(yán)重的后果。企業(yè)執(zhí)行合同過(guò)程當(dāng)中若出現(xiàn)違規(guī)性的內(nèi)容，如果未對(duì)相關(guān)人員予以懲處，便可能導(dǎo)致類似狀況的再次出現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)權(quán)益來(lái)講是很大的損害。
（二）合同管理基礎(chǔ)薄弱合同管理基礎(chǔ)薄弱主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，無(wú)合同管理方面的專業(yè)性人才。合同管理工作對(duì)于知識(shí)掌握度、專業(yè)程度的要求是很高的，所以對(duì)相應(yīng)人才的需求標(biāo)準(zhǔn)也較高，要求其不僅要有很強(qiáng)的行政能力和管理能力，還應(yīng)該具備相應(yīng)的法律常識(shí)，對(duì)公司的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)都要有所了解。但是在實(shí)際的過(guò)程中，企業(yè)中缺乏專業(yè)的合同管理人員，合同管理基礎(chǔ)比較的薄弱，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部也沒(méi)有對(duì)合同管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，合同管理一直浮于表面。其次，企業(yè)的合同文本還不夠完善，合同示范文本的使用在一定程度上能夠幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，但是在內(nèi)容上還不是非常完善，而部分企業(yè)在簽訂合同時(shí)沒(méi)有按照合同示范文本制定合同，導(dǎo)致合同內(nèi)容不夠完善，大大的提升了企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。
（三）合同簽約不及時(shí)合同簽訂不及時(shí)是企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題。其中主要是因?yàn)椋菏紫?，企業(yè)的合同審批流程十分繁雜，且整體效率較低。企業(yè)的最初目的是進(jìn)行全面化管理，但是這樣的方式卻導(dǎo)致了審批流程的繁多、工作效率的低下。其次，合同經(jīng)辦人辦事效率低，沒(méi)有對(duì)簽訂的合同及時(shí)的履行審批的流程，最后，由于企業(yè)管理模式比較的復(fù)雜，特別是招標(biāo)的業(yè)務(wù)，往往會(huì)因?yàn)樨?cái)務(wù)預(yù)算的問(wèn)題延遲合同履行的進(jìn)度，還存在一些企業(yè)因?yàn)樯a(chǎn)的原因，需要先下計(jì)劃才能簽合同導(dǎo)致部分事項(xiàng)已經(jīng)執(zhí)行而在合同中沒(méi)有反應(yīng)出來(lái)，給公司帶來(lái)不必要的麻煩、引發(fā)更多的風(fēng)險(xiǎn)。
（四）合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)防范意識(shí)和履約監(jiān)控不佳當(dāng)下，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中開始接觸到更多的債權(quán)債務(wù)經(jīng)濟(jì)糾紛，這反映了企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，一部分是因?yàn)槲淳秃献麝?duì)形予以資質(zhì)審查，所簽合同的整體規(guī)范度也較低，未進(jìn)行嚴(yán)格化的辦事，這樣便會(huì)造成違規(guī)的行為沒(méi)有得到及時(shí)的處理，在一定程度上影響了企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。
三、強(qiáng)化企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行的若干意見
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)及管理人員依法合規(guī)意識(shí)和健全合同管理相關(guān)制度首先要在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)提升員工責(zé)任觀念，優(yōu)化合同管理方面的制度標(biāo)準(zhǔn)。按照合同法與企業(yè)真實(shí)狀況執(zhí)行合同。在這當(dāng)中涉及到的內(nèi)容很多，有培訓(xùn)制度、文本管理制度、考懲制度、法人授權(quán)委托書的管理、合同專用章的管理、經(jīng)濟(jì)糾紛處理的條例等。需要著重強(qiáng)調(diào)的是相關(guān)的制度應(yīng)該科學(xué)合理，與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理實(shí)際相結(jié)合，與此同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)依法合規(guī)教育，如展開“依法治企，依法合規(guī)”的活動(dòng)，將合同管理依法合規(guī)的精神傳達(dá)到每一個(gè)員工，主要領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭作用，各部門負(fù)責(zé)履行各部門職責(zé)，落實(shí)好自身的責(zé)任，在所有人員一同的奮斗下，實(shí)現(xiàn)合同審查防范風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。
（二）抓好合同管理基礎(chǔ)工作第一，構(gòu)建合同管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)為了全面的了解合同的具體執(zhí)行狀況，便會(huì)將合同管理依法合規(guī)與信息技術(shù)關(guān)聯(lián)起來(lái)。借助資金、技術(shù)的支持，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化發(fā)展。這樣能大大提高合同執(zhí)行的效率，也使得合同執(zhí)行更加的公平公正。其次是完善合同示范文本內(nèi)容。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，其需按照自身的發(fā)展?fàn)顩r修訂合同示范文本，這樣才能夠優(yōu)化其科學(xué)性與合理性，讓合同示范文本包含更多、更科學(xué)化的內(nèi)容。同時(shí)還要加大力度對(duì)合同示范文本的推廣，對(duì)不適用的合同示范文本的狀況予以考核。最后，便是關(guān)于合同的簽訂問(wèn)題。企業(yè)方面必須完善相關(guān)審批流程，保證整個(gè)審批流程的流暢性，除此之外，效率也是需關(guān)注的重點(diǎn)，只有通過(guò)嚴(yán)格化的執(zhí)行，才可確保合同的正常簽訂。除此之外，在企業(yè)發(fā)展中，審核與監(jiān)管同樣是需關(guān)注的內(nèi)容，尤其是針對(duì)整體合同簽訂比例較低的部門、人員，更需開展考核，了解低下原因，制定針對(duì)性的改進(jìn)方式。
（三）加強(qiáng)合同管理法律意識(shí)首先，需提升法律專業(yè)應(yīng)屆畢業(yè)生的招聘數(shù)量。在招聘的過(guò)程中充分的考慮他們的專業(yè)知識(shí)，把優(yōu)秀的人才放置在合同管理崗位，以“人崗合一”的方式，推動(dòng)合同管理人員參與相關(guān)的法律職業(yè)資格考試，讓企業(yè)擁有源源不斷的專門性人才，這樣才能夠讓法律知識(shí)更好的融入到企業(yè)日常管理和運(yùn)營(yíng)中。其次，要加大對(duì)合同管理員的培訓(xùn)，企業(yè)通過(guò)內(nèi)部組織相關(guān)的培訓(xùn)、或是借助網(wǎng)絡(luò)課程等各類方式，增強(qiáng)合同管理人員的專業(yè)化水平，提高合同管理人員的法律事務(wù)管理水平。最后，要充分的發(fā)揮法律人員的作用，企業(yè)內(nèi)部可以成立法律事務(wù)部門，配備專門的法務(wù)管理人員，企業(yè)要充分的發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，讓這些法務(wù)管理人員來(lái)參與到項(xiàng)目的談判、投標(biāo)、合同文本的起草中，特別是一些優(yōu)秀的法學(xué)大學(xué)生或是公司律師等，為企業(yè)的合同管理依法合規(guī)運(yùn)行出一份力，幫助企業(yè)進(jìn)行更加深入化的改革發(fā)展。
（四）設(shè)立科學(xué)的考核指標(biāo)和加大合同依法合規(guī)管理的考核力度企業(yè)方面需參照實(shí)際情況，就當(dāng)下的合同管理?xiàng)l例進(jìn)行改進(jìn)，建立科學(xué)的考核指標(biāo)，完善合同違法行為的責(zé)任追究?jī)?nèi)容與方式。該考核制度不僅針對(duì)于企業(yè)得領(lǐng)導(dǎo)班子，還包括合同經(jīng)辦人、管理人員、合同審核人員、商務(wù)談判人員等。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)班子重點(diǎn)考核合同簽訂及時(shí)率以及合同完成情況，并增加其在年度經(jīng)營(yíng)承包考核中的權(quán)重，對(duì)合同審批和經(jīng)辦人主要考核合同的審批效率和審查質(zhì)量。同時(shí)針對(duì)于那些簽訂合同相對(duì)推遲的人員，根據(jù)具體情況追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，針對(duì)拖延審查審批、審查把關(guān)不嚴(yán)的違規(guī)人員要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行處罰，情節(jié)嚴(yán)重者要對(duì)其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰或者行政處罰。
（五）加快企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理創(chuàng)新按照依法治企以及企業(yè)的相關(guān)的法律依據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)法律體系的建設(shè)，建立一個(gè)完善的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制和預(yù)警機(jī)制，該法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制應(yīng)該從企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況出發(fā)。分析法律風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的原因，通過(guò)各類方法嘗試識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行預(yù)防，減少各類風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。按照風(fēng)險(xiǎn)的狀況，由內(nèi)部管理制度出發(fā)，把企業(yè)內(nèi)部所有的管理機(jī)制都納入法律風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程中，把每個(gè)崗位的責(zé)任都視為自己的責(zé)任。在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估時(shí)，要企業(yè)內(nèi)部全員參加，不斷的完善法律風(fēng)險(xiǎn)控制體系流程，在多樣的法律環(huán)境中，開展動(dòng)態(tài)化的考核與評(píng)估。同時(shí)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)和控制的重點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整和更新，不斷的調(diào)整和完善防控措施，并做到持續(xù)的、全面的、動(dòng)態(tài)的法律風(fēng)險(xiǎn)防控，使企業(yè)內(nèi)部的法律風(fēng)險(xiǎn)防控向內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)防空轉(zhuǎn)化，由此促進(jìn)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)體系的整體優(yōu)化，切實(shí)地提高企業(yè)管理水平。
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；合同管理；合規(guī)管理；運(yùn)行機(jī)制
國(guó)有企業(yè)關(guān)乎國(guó)家的經(jīng)濟(jì)命脈。國(guó)有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的建設(shè)，對(duì)防范各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，可有效地規(guī)避國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和涉訴風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理水平。目前，國(guó)有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)仍存在合同管理制度不健全、合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱、合同簽訂時(shí)間滯后、合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和履約監(jiān)控有待提高等問(wèn)題。因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理機(jī)制，構(gòu)建和完善合規(guī)管理運(yùn)行體系，抓好合同管理基礎(chǔ)工作，保障合規(guī)管理的實(shí)踐性，建立高效的合同管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)合同管理及履行情況監(jiān)控，降低法律及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理科學(xué)化、規(guī)范化和法律化，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
1基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)存在的問(wèn)題
1.1合同管理制度不健全
很多國(guó)有企業(yè)的規(guī)章制度比較繁瑣，合同管理制度不健全，缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，未能將相應(yīng)的職責(zé)細(xì)化到相應(yīng)部門以及負(fù)責(zé)人身上，公司各個(gè)部門之間形成信息孤島，以及由于各自的目標(biāo)、利益、出發(fā)點(diǎn)有所不同，導(dǎo)致合同管理工作難以暢通無(wú)阻，合同管理制度內(nèi)外銜接不夠，執(zhí)行力不強(qiáng)。比如在合同簽訂之前未能明確合同需要經(jīng)過(guò)哪些部門審批，合同簽訂時(shí)應(yīng)該采取什么樣的程序，合同簽訂之后由哪些部門進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，如何與客戶保持聯(lián)系和達(dá)成共識(shí)等。
1.2合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱
國(guó)有企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，包括合同管理的人力和物力兩個(gè)方面。一方面，國(guó)有企業(yè)合同管理的專業(yè)人才比較少，企業(yè)人才培養(yǎng)的重視度需要提高，人才的任用和選拔辦法有待完善。由于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制涵蓋財(cái)務(wù)、預(yù)算、稅務(wù)、金融、法律、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保險(xiǎn)等多學(xué)科內(nèi)容，這就要求合同管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，以及熟悉公司的各項(xiàng)任務(wù)。另一方面，國(guó)有企業(yè)合同文本管理工作的規(guī)范性有待提高。目前市面上有很多合同模板，有些國(guó)有企業(yè)照搬照用，未能有針對(duì)性地對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修正和更改，未能嚴(yán)格審查合同條款內(nèi)容，使合同不夠合理規(guī)范。
1.3合同簽訂時(shí)間滯后
部分國(guó)有企業(yè)存在合同簽署不及時(shí)的問(wèn)題，合同簽訂時(shí)間滯后，容易造成合同簽署的內(nèi)容缺乏有力保障，造成某些已履行的法律關(guān)系在實(shí)際發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)欠缺合同的有力保障，從而影響公司的正常經(jīng)營(yíng)秩序。這主要是由于國(guó)有企業(yè)合同管理的審核批準(zhǔn)程序較多，涉及的部門較多，各個(gè)部門在審核時(shí)會(huì)站在專業(yè)的角度去考慮合同條款的合規(guī)性，也會(huì)綜合公司各方面的利益，這樣的合同審批方式固然嚴(yán)謹(jǐn)，但是無(wú)疑也拉長(zhǎng)了合同審核批準(zhǔn)的時(shí)間，一定程度上影響了合同管理的效率。同時(shí)，由于國(guó)有企業(yè)合同管理模式具有一定的復(fù)雜性，在開展財(cái)務(wù)預(yù)算和招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃下達(dá)時(shí)間晚于合同履約時(shí)間，而部分國(guó)有企業(yè)因?yàn)樯a(chǎn)原因，通常在計(jì)劃下達(dá)之前著手準(zhǔn)備，在計(jì)劃下達(dá)之后才簽署合同，這就造成某些交易已經(jīng)準(zhǔn)備或?qū)嵤┑巧形春炗喓贤?，產(chǎn)生了較大的合同法律風(fēng)險(xiǎn)。此外，在出現(xiàn)合同違約糾紛時(shí)，國(guó)有企業(yè)往往由于“上傳下達(dá)”的時(shí)間較長(zhǎng)，沒(méi)能及時(shí)作出處理，錯(cuò)失處理的最好時(shí)機(jī)。
1.4合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和履約監(jiān)控有待提高
目前國(guó)有企業(yè)債權(quán)債務(wù)涉訴事件層出不窮，訴訟標(biāo)的金額倘若過(guò)高，就容易造成較大的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)國(guó)有企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和履約監(jiān)控有待提高，未能提前全面對(duì)合作對(duì)象資信資質(zhì)進(jìn)行盡職調(diào)查，合同未能按照既定要求履約，合同的關(guān)鍵性條款內(nèi)容缺失，出現(xiàn)合同違約事件時(shí)未能及時(shí)作出應(yīng)對(duì)，應(yīng)當(dāng)開展招投標(biāo)工作時(shí)未開展，處于某些利益關(guān)系而選擇不符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商。這些情況都會(huì)影響國(guó)有企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)行，出現(xiàn)商業(yè)承兌匯票糾紛、擔(dān)保糾紛、應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓糾紛等現(xiàn)象。
2國(guó)有企業(yè)基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)改進(jìn)措施
2.1建立和健全合同管理機(jī)制，構(gòu)建和完善合規(guī)管理運(yùn)行體系
國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立和健全合同管理機(jī)制，構(gòu)建和完善切實(shí)可行的合規(guī)管理運(yùn)行體系，涵蓋從合同準(zhǔn)備到合同終結(jié)的全過(guò)程，從而約束和規(guī)范經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。一方面，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《合同法》等法律要求，結(jié)合當(dāng)前市場(chǎng)需求和公司自身業(yè)務(wù)情況，編制、和實(shí)施基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行制度。合同管理制度應(yīng)當(dāng)包括合同管理組織架構(gòu)、合同流程管理規(guī)范、合同聯(lián)簽制度、合同管理績(jī)效考核指標(biāo)、合規(guī)監(jiān)督制度、合同管理獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度、合同管理培訓(xùn)計(jì)劃、合同模板審批機(jī)制、合同專用章使用辦法、合同定期統(tǒng)計(jì)和審查規(guī)定、合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估辦法、合同糾紛處理程序等，保證合同管理工作有章可循，有法可依。其中，合同管理組織架構(gòu)應(yīng)覆蓋各個(gè)部門，明確各部門的責(zé)任，各個(gè)部門相互制約和促進(jìn)，并設(shè)置合同管理崗位，有效地監(jiān)督公司的合同簽署行為；合規(guī)監(jiān)督制度應(yīng)包括外部監(jiān)督管理和內(nèi)部監(jiān)督管理兩個(gè)部分，內(nèi)部監(jiān)督管理是指國(guó)有企業(yè)高層嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部的合規(guī)條例，合理審批公司的項(xiàng)目合同，同時(shí)國(guó)有企業(yè)普通職員也應(yīng)遵守公司的行為守則和合規(guī)內(nèi)容，切實(shí)監(jiān)控公司內(nèi)部實(shí)際的經(jīng)營(yíng)行為，有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)；合同管理績(jī)效考核指標(biāo)應(yīng)包括定性指標(biāo)和定量指標(biāo)，涵蓋合同簽訂及時(shí)率、合同履約情況、合同價(jià)值等指標(biāo)，提高合同管理績(jī)效評(píng)價(jià)的科學(xué)性和合理性；合同管理保障機(jī)制是指在對(duì)員工進(jìn)行考核評(píng)價(jià)之后，把評(píng)估結(jié)果作為員工績(jī)效獎(jiǎng)金、崗位晉升、評(píng)先選優(yōu)等方面的重要依據(jù)，切實(shí)做好員工的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)和問(wèn)責(zé)工作。另一方面，國(guó)有企業(yè)應(yīng)提高全員依法合規(guī)管理意識(shí)，促進(jìn)員工合規(guī)管理意識(shí)和合同管理的結(jié)合，聯(lián)動(dòng)員工健全合同管理制度，落實(shí)合規(guī)管理的具體措施，確?；诤贤芾淼暮弦?guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的有效性，共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)。具體來(lái)說(shuō)，國(guó)有企業(yè)可通過(guò)對(duì)外宣傳和對(duì)內(nèi)培訓(xùn)的方式提高合同管理和合規(guī)管理的執(zhí)行力，加強(qiáng)合同管理和合規(guī)管理的宣傳力度，開展專題講座、特別宣講、案例分享、經(jīng)驗(yàn)推廣等活動(dòng)，貫徹合規(guī)管理的相關(guān)做法和具體要求，使全體員工知曉合規(guī)管理的內(nèi)容和重點(diǎn)，掌握合規(guī)管理的內(nèi)涵，把握合同管理操作程序的合規(guī)性，逐步成為日常工作規(guī)范，落實(shí)到各自的工作崗位中。
2.2抓好合同管理基礎(chǔ)工作，保障合規(guī)管理的實(shí)踐性
理論離不開實(shí)踐。因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)抓好合同管理基礎(chǔ)工作，保障合規(guī)管理的實(shí)踐性。國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)，努力打造一支專業(yè)、綜合素質(zhì)高、有責(zé)任心的合同管理團(tuán)隊(duì)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)制定合同管理培訓(xùn)計(jì)劃，涵蓋合同管理新知識(shí)體系系列課程，提高員工的法治觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使其具備多方面的知識(shí)和能力。在招聘合同管理人員時(shí)，應(yīng)制定科學(xué)的招聘標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)選拔考試、競(jìng)爭(zhēng)招聘和多次面談，選擇相應(yīng)優(yōu)秀的合同管理人才。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)規(guī)范合同文本，根據(jù)自身實(shí)際狀況，收集和組織修正合同模板，明確合同條款約定，制定和使用符合公司特色的合同文本，提高其規(guī)范性。并且國(guó)有企業(yè)需要注意定時(shí)更新合同示范文本，使合同模板更加全面和符合實(shí)際狀況。
2.3建立高效的合同管理信息系統(tǒng)
國(guó)有企業(yè)應(yīng)完善合同管理程序，明確合規(guī)管理的目標(biāo)和功能，簡(jiǎn)化不必要的合同審查審批流程，縮減合同審批的時(shí)限，提高合同審批的效率，保證合同簽署的及時(shí)性。由于信息是合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的重要保障，國(guó)有企業(yè)可建立和完善合同管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，把基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建立在信息管理的基礎(chǔ)之上，全面推廣合同管理信息化建設(shè)，建立系統(tǒng)化的合同管理流程，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，開展合同管理工作，強(qiáng)化合規(guī)監(jiān)督監(jiān)控，完善合同簽訂流程節(jié)點(diǎn)，實(shí)時(shí)掌握合同的實(shí)施進(jìn)度，提升合同管理的透明度，實(shí)時(shí)掌握公司各類合同審查和簽訂情況，以及合同履行階段的貨物收發(fā)、款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié)，全方位實(shí)現(xiàn)公司各項(xiàng)資源的及時(shí)傳輸和共享，避免國(guó)有企業(yè)信息處理“孤島”的發(fā)生。比如國(guó)有企業(yè)可有機(jī)整合財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，搭建公司專屬的基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行系統(tǒng)，包括合同評(píng)審、合同審批、合同制度管理、合同相關(guān)業(yè)務(wù)授權(quán)、合同條款智能檢索分析等功能模塊，巧妙地把合規(guī)要點(diǎn)融入到合同管理信息系統(tǒng)當(dāng)中。對(duì)于常見的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，國(guó)有企業(yè)可在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)當(dāng)中增添事前審核的程序，只有領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)之后才可以實(shí)施，杜絕員工違規(guī)接待的行為；對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷，系統(tǒng)可自動(dòng)識(shí)別和智能提示發(fā)票的真?zhèn)危欠裰靥?hào)；對(duì)于合同和資金的審批，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)線上多種方式審批；對(duì)于項(xiàng)目招標(biāo)，可借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上集中招標(biāo)的功能。通過(guò)建立高效的合同管理信息系統(tǒng)，既可以統(tǒng)一規(guī)范公司的前端業(yè)務(wù)，又方便公司監(jiān)控和分析潛在的風(fēng)險(xiǎn)，使合規(guī)管理的運(yùn)行漸漸脫離人為控制和判斷，減少人為因素的干預(yù)，借助先進(jìn)的智能合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合規(guī)管控，確保合規(guī)管理的全覆蓋。
2.4加強(qiáng)合同管理及履行情況監(jiān)控，降低法律及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于很多國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，簽署合同之前和合同履行完畢之后訴訟是合同管理的“重中之重”。在事前，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化合規(guī)管理運(yùn)行中風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、分析、監(jiān)測(cè)、報(bào)告和應(yīng)對(duì)機(jī)制，配備專業(yè)的合規(guī)人才，正確指引公司的行動(dòng)，做好充分的準(zhǔn)備。比如構(gòu)建和實(shí)施合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制，由公司的各個(gè)業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)所屬范疇的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作；建立和完善合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，可由合規(guī)工作小組負(fù)責(zé)整體的籌劃和協(xié)調(diào)，由合規(guī)工作小組負(fù)責(zé)人牽頭開展合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)工作，而其他部門應(yīng)當(dāng)積極配合，建立合規(guī)管理風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告機(jī)制，一旦涉及重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，同時(shí)應(yīng)定期評(píng)估分析和報(bào)告公司基于合同管理的合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的科學(xué)性、有效性和適宜性。在事中，國(guó)有企業(yè)應(yīng)合理分工，實(shí)施合規(guī)管理動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)把控措施，全面規(guī)范公司的合同管理，打通公司內(nèi)外部的溝通渠道。特別是外部溝通，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)和相關(guān)的監(jiān)管部門打好交道，形成良性的互動(dòng)來(lái)往，避免出現(xiàn)合規(guī)部門和其他部門員工的利益勾結(jié)情況。也就是說(shuō)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期向相關(guān)監(jiān)管部門報(bào)告工作，配合監(jiān)督部門開展現(xiàn)場(chǎng)檢查。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)借助當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)，在線監(jiān)控公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的依法合規(guī)狀況，開展全方位的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分析工作。在事后，國(guó)有企業(yè)應(yīng)制定強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制，合理控制和調(diào)整合同內(nèi)容，及時(shí)反饋情況，鼓勵(lì)法務(wù)人員積極參與到公司的決策和業(yè)務(wù)談判當(dāng)中，按照實(shí)際狀況做出對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督的范圍和風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，識(shí)別和分析合同的風(fēng)險(xiǎn)，作出專業(yè)的建議，使合規(guī)管理切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3結(jié)語(yǔ)
綜上所述，合同管理是合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的重要內(nèi)容，合同管理制度需要在合規(guī)管理運(yùn)行機(jī)制的協(xié)同監(jiān)督下才能正常貫徹實(shí)施?；诤贤芾淼暮弦?guī)管理運(yùn)行機(jī)制建設(shè)，有助于國(guó)有企業(yè)的內(nèi)外發(fā)展，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)充分融合合同管理和合規(guī)管理工作，提升公司各項(xiàng)規(guī)章制度的規(guī)范性和適宜性，促進(jìn)公司健康長(zhǎng)久發(fā)展。
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共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于交通系統(tǒng)具備法人資格的企業(yè)。
第三條本規(guī)定所稱合同，是指企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，以企業(yè)名義依法簽訂的明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)
議。
第四條合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。企業(yè)上級(jí)主管部門應(yīng)對(duì)企業(yè)合同管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。
第五條企業(yè)訂立合同，應(yīng)遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、規(guī)章和政策，考慮本企業(yè)的履行能力和經(jīng)濟(jì)效益，嚴(yán)格履行
規(guī)定的審查、審批程序。
合同應(yīng)該條理清晰、含義明確，符合法律、法規(guī)對(duì)合同形式的要求。
第六條企業(yè)合同管理，實(shí)行綜合管理與分類管理相結(jié)合的原則。
第七條企業(yè)的法律事務(wù)機(jī)構(gòu)是企業(yè)合同綜合管理部門。未設(shè)置法律事務(wù)機(jī)構(gòu)的企業(yè)，應(yīng)指定其他部門負(fù)責(zé)合同
的綜合管理。
第八條企業(yè)內(nèi)有合同業(yè)務(wù)的部門，為企業(yè)專項(xiàng)合同管理部門，負(fù)責(zé)本部門合同的管理。
第九條企業(yè)合同綜合管理部門的主要職責(zé)是：
（一）宣傳貫徹國(guó)家有關(guān)合同法律、法規(guī)和本規(guī)定；
（二）擬訂本企業(yè)的合同管理辦法，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施；
（三）參與企業(yè)重大合同的可行性研究、談判和起草，對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，監(jiān)督合同履行；
（四）及時(shí)向企業(yè)法定代表人反映合同履行中出現(xiàn)的法律問(wèn)題，提出解決意見；
（五）參與合同糾紛的處理；
（六）負(fù)責(zé)合同報(bào)表的統(tǒng)計(jì)與綜合；
（七）負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)合同管理部門進(jìn)行法律業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織對(duì)合同管理員及有關(guān)人員進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)。
第十條企業(yè)專項(xiàng)合同管理部門的主要職責(zé)是：
（一）制定本部門合同管理制度，并組織實(shí)施；
（二）負(fù)責(zé)本部門主辦合同的可行性研究、合法性審查，并對(duì)合同履行實(shí)施跟蹤管理，監(jiān)督合同的履行，處理合
同糾紛；
（三）建立本部門合同臺(tái)帳，及時(shí)向合同綜合管理部門報(bào)送合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表及有關(guān)資料，反映合同履行中出現(xiàn)的法
律問(wèn)題；
（四）及時(shí)將本部門合同及有關(guān)文件歸檔。
第十一條合同由企業(yè)法定代表人簽訂，也可以由企業(yè)法定代表人書面委托的企業(yè)有關(guān)人員簽訂。簽訂合同
，應(yīng)由簽約人簽字并加蓋合同專用章。企業(yè)法定代表人簽訂合同的，簽約人應(yīng)持有企業(yè)法定代表人簽發(fā)并加
蓋企業(yè)公章的《法定代表人委托書》?！斗ǘù砣宋袝窇?yīng)明確委托事項(xiàng)、權(quán)限和有效期限。
《法定代表人委托書》由合同綜合管理部門統(tǒng)一管理。
第十二條企業(yè)法定代表人簽訂合同的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)有關(guān)法律知識(shí)培訓(xùn)，掌握必要的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉企業(yè)情況。
第十三條企業(yè)法定代表人簽訂合同的人員應(yīng)在授權(quán)的范圍內(nèi)簽訂合同，對(duì)合同的合法性、可行性負(fù)責(zé)。
第十四條合同簽訂前，應(yīng)詳細(xì)了解對(duì)方的資信情況、履約能力以及簽約人的簽約資格。
對(duì)方資信不明、不好又不能提供擔(dān)保，不得與之簽約。
第十五條合同內(nèi)容涉及企業(yè)幾個(gè)部門的，合同的主辦部門應(yīng)先行征求有關(guān)部門意見。
第十六條企業(yè)應(yīng)建立合同專用章管理制度，制定合同專用章領(lǐng)用、管理、使用辦法。一個(gè)單位有二枚或二枚以
上合同專用章的，應(yīng)對(duì)合同專用章統(tǒng)一編號(hào)，明確專用章的使用范圍。
第十七條企業(yè)應(yīng)建立合同臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和合同檔案管理制度，如實(shí)反映和記載合同從簽訂到終結(jié)的全過(guò)程。
第十八條國(guó)家規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)（示范）合同文本的，企業(yè)訂立合同應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)（示范）合同文本，沒(méi)有規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（
示范）合同文本的，合同格式應(yīng)符合有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。
第十九條企業(yè)認(rèn)為合同需要公證的，應(yīng)到公證機(jī)關(guān)辦理公證手續(xù)。
第二十條企業(yè)應(yīng)全面履行合同。需要變更或解除合同的，應(yīng)按法律規(guī)定的程序進(jìn)行，并妥善處理善后事宜；遇
有不可抗力或無(wú)法防止的外因，影響合同履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方，并采取措施減少損失，同時(shí)收集
有關(guān)證據(jù)。
第二十一條企業(yè)對(duì)在合同管理中成績(jī)顯著和為企業(yè)避免、挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰或獎(jiǎng)
勵(lì)。
第二十二條在簽訂、履行合同和合同管理中失職、瀆職或，損害國(guó)家和企業(yè)利益的，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定
追究責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)、行政責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
第二十三條本規(guī)定所稱重大合同的范圍，由企業(yè)根據(jù)合同標(biāo)的數(shù)額、合同法律后果等因素自行確定。
第二十四條交通系統(tǒng)事業(yè)單位的合同管理，可參照本規(guī)定執(zhí)行。
關(guān)鍵詞：合同管理；防范；風(fēng)險(xiǎn)；和諧
中圖分類號(hào)：D9
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.23.089
1 加強(qiáng)資格審查，把好授權(quán)關(guān)
1.1 控制人的數(shù)量
就基層站段而言，人的數(shù)量要適度，數(shù)量過(guò)多過(guò)濫，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)成倍增加，數(shù)量過(guò)少權(quán)力過(guò)于集中，容易造成工作效率低下。目前，人以掌握在行政副職一級(jí)為宜，權(quán)力適度集中，既容易“施控”又不易“失控”。
1.2 明確人的權(quán)限
授權(quán)包括任職性授權(quán)、年度職務(wù)性授權(quán)、專項(xiàng)授權(quán)三種。對(duì)委托人的權(quán)限如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的范圍、額度、時(shí)間等要予以明確，年初審查確定，經(jīng)單位第一管理者簽署后下達(dá)《授權(quán)委托書》，年內(nèi)根據(jù)人員變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)從事活動(dòng)，不得超越權(quán)限。禁止無(wú)權(quán)人簽訂合同，禁止車間、班組以自己的名義對(duì)外簽訂合同。
2 從嚴(yán)從細(xì)審核，把好合同簽訂關(guān)
2.1 主體資格要真實(shí)
對(duì)合同簽約對(duì)方主體資格的審查，是簽訂合同的第一關(guān)，也是確保合同簽訂后能否正常履行的最重要一環(huán)。要審查對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、資信證明、業(yè)績(jī)經(jīng)歷等，看是否真實(shí)、合法、有效。綜合分析對(duì)方的實(shí)力、能力、信譽(yù)等因素，必要時(shí)可到對(duì)方單位實(shí)地查看、調(diào)研，對(duì)于不具備相應(yīng)資格的要實(shí)行一票否決，避免為日后合同的履行留下隱患。
2.2 簽訂依據(jù)要充足
簽訂合同前，要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)論證，經(jīng)濟(jì)上要合理，要有文件、電報(bào)、命令、紀(jì)要、計(jì)劃等依據(jù)，有相應(yīng)的款源做保證，避免形成無(wú)預(yù)算、超預(yù)算支出；技術(shù)上要可行，避免形成資金的浪費(fèi)，資產(chǎn)的閑置；安全上要可靠，安全系數(shù)與既有設(shè)施、設(shè)備相匹配，既不浪費(fèi)能力，也足以保證安全。
2.3 會(huì)簽程序要理順
合同會(huì)簽要嚴(yán)格按程序、按順序進(jìn)行，做到履行程序不簡(jiǎn)化，逐級(jí)把關(guān)不放松。合同文本由具體經(jīng)辦人起草，依次經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)科室（部門）把關(guān)，法律顧問(wèn)、合同管理員推敲，主管領(lǐng)導(dǎo)審查，單位第一管理者審批后方可簽訂。會(huì)簽順序不能變，要逐級(jí)負(fù)責(zé)，分層控制，下級(jí)對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)，上級(jí)對(duì)下級(jí)監(jiān)控，同級(jí)間分口把關(guān)。
2.4 合同措辭要準(zhǔn)確
合同措辭不準(zhǔn)確是引起合同雙方意見分歧、造成合同糾紛的直接原因。合同文本的起草要堅(jiān)持以我為主的原則，力求語(yǔ)言簡(jiǎn)練、用詞嚴(yán)謹(jǐn)、表達(dá)準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)兩種以上的理解。對(duì)合同文本中的術(shù)語(yǔ)、概念要加以注釋。涉及的數(shù)字要注明是否包含本數(shù)，計(jì)量單位應(yīng)采用公制計(jì)量單位，貨幣應(yīng)注明幣種。避免在合同執(zhí)行上埋下隱患，在細(xì)節(jié)上留下破綻，給對(duì)方以可乘之機(jī)。
2.5 合同內(nèi)容要全面
合同的內(nèi)容包括當(dāng)事人的名稱（姓名）和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等八要素，合同文本有統(tǒng)一格式的，應(yīng)使用格式文本。合同的內(nèi)容全面完整、具體準(zhǔn)確是確保合同正常履行的重要條件。
3 認(rèn)真跟蹤督促，把好合同履行關(guān)
3.1 按約履行合同，把握主動(dòng)權(quán)
合同一旦簽訂，雙方應(yīng)本著誠(chéng)實(shí)守信的原則嚴(yán)格遵守，行使合同規(guī)定的權(quán)利，履行合同規(guī)定的義務(wù)。密切關(guān)注合同對(duì)方的動(dòng)態(tài)，時(shí)刻掌握合同的履行情況，當(dāng)合同相對(duì)人不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，要采取相應(yīng)的措施。
3.2 逐項(xiàng)跟蹤督促，提高履約率
經(jīng)濟(jì)合同是規(guī)范經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要憑證，經(jīng)濟(jì)合同的全面正常履行能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。合同簽訂后，要列表明示，逐項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督促，逐條落實(shí)合同條款約定，從不落實(shí)的環(huán)節(jié)抓落實(shí)，找準(zhǔn)癥結(jié)，對(duì)癥下藥。雙方?jīng)]有約定或約定不明確的，主動(dòng)協(xié)商補(bǔ)充；合同履行中出現(xiàn)分歧和爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)本著有利于合同履行的原則，雙方主動(dòng)讓步達(dá)成和解；一方因種種原因不能履行合同時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方；當(dāng)事人一方違約后，對(duì)方應(yīng)采取措施防止事態(tài)擴(kuò)大。通過(guò)合同雙方的共同努力，促進(jìn)合同的全面履行，提高履約率。
4 及時(shí)收集整理，把好合同歸檔關(guān)
4.1 建立合同臺(tái)賬，抓好日常管理
合同管理員日常要建立《合同管理臺(tái)賬》，按照臺(tái)賬規(guī)定的項(xiàng)目逐筆序時(shí)登記，編號(hào)保管。根據(jù)合同的履行情況，將合同分為三類，分別是已經(jīng)履行完畢的、正在履行中的和尚未履行的。對(duì)已經(jīng)履行完畢的合同重點(diǎn)是收集、整理、保管好相關(guān)資料以便查閱和歸檔，對(duì)正在履行中的合同重點(diǎn)是督促、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)有關(guān)部門積極履行，對(duì)尚未履行的合同重點(diǎn)是提示有關(guān)部門為合同的正常履行創(chuàng)造條件、做好準(zhǔn)備。
4.2 規(guī)范整理裝訂，按期集中歸檔
合同是重要的歷史資料，要能夠經(jīng)受住歷史的檢驗(yàn)。在簽訂、履行合同的過(guò)程中形成的記錄相關(guān)內(nèi)容的所有文字資料都要集中歸檔。包括合同文本、會(huì)簽審批表、上級(jí)批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、招投標(biāo)資料、中標(biāo)通知書、對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代表或委托人身份證復(fù)印件、其他資料等。每項(xiàng)合同形成的文字材料按時(shí)間順序排列，每年履行完畢的合同按時(shí)間先后順序編號(hào)，按檔案管理要求整理后于次年6月30日前移交檔案室。
總之，只要嚴(yán)格按程序、按權(quán)限把好授權(quán)關(guān)、簽訂關(guān)、履行關(guān)、歸檔關(guān)，規(guī)范化管理，程序化運(yùn)作，就能積極防范合同風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展。
企業(yè)合同管理制度是企業(yè)合同管理活動(dòng)及其運(yùn)行過(guò)程的行為規(guī)范，合同管理制度是否健全是合同管理的關(guān)鍵所在。施工企業(yè)只有擁有一套完善、合理的合同管理制度以供合同管理機(jī)構(gòu)和人員在工作中參照?qǐng)?zhí)行，才能將合同管理工作落實(shí)到實(shí)處。筆者將根據(jù)多年合同管理經(jīng)驗(yàn)，在企業(yè)合同管理方面與大家進(jìn)行一些探討與研究。
關(guān)鍵詞：企業(yè)合同管理合同管理制度
中圖分類號(hào)：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1 建筑施工企業(yè)合同管理中存在問(wèn)題的主要原因
1.1歷史根源
當(dāng)今的建筑施工企業(yè)，特別是老的國(guó)有企業(yè)，大多數(shù)人是從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期走過(guò)來(lái)的，不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想方法和管理方式以及管理制度都帶有濃重的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)色彩。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，建筑施工任務(wù)是上級(jí)下達(dá)的，建筑施工企業(yè)只管生產(chǎn)，無(wú)須講經(jīng)營(yíng)，更不講什么效益。發(fā)包方給任務(wù)只需一紙“委托書”，雙方根本不講什么合同不合同，只要有“委托書”就行，甚至委托書也沒(méi)有。同樣總分包之間不講什么合同。因此，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代里，建筑施工企業(yè)基本上沒(méi)有合同這回事，因此也就不存在什么合同管理了。
隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，出現(xiàn)了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，施工任務(wù)的取得是通過(guò)招標(biāo)投標(biāo)，中標(biāo)的施工單位與發(fā)包單位簽訂施工合同。建筑業(yè)的廣大從業(yè)人員開始接觸合同，引入合同意識(shí)和合同管理，目前，建筑施工企業(yè)的合同管理進(jìn)一步完善，可以說(shuō)基本到位。但受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的殘余影響，至今在合同與合同管理上仍然存在諸多問(wèn)題。
1.2法律根源
主要指的是合同的法律根源存在兩個(gè)滯后：合同法律滯后和我們的合同法律意識(shí)滯后。從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，我國(guó)的合同法律是滯后的。我們所處的合同法津環(huán)境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上上述的歷史根源，我們建筑企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識(shí)更為滯后，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識(shí)合同與合同法律的關(guān)系，訂立和履行合同往往離開合同法律，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識(shí)，造成不少失誤和損失。
1.3制度根源
企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫龋瑢?duì)合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求。企業(yè)合同管理制度滯后，跟不上合同管理的客觀要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各項(xiàng)法律法規(guī)的不斷完善，合同管理制度才不斷補(bǔ)充完善，由合同的洽談、簽訂、履行、變更到中止或終止、解除全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，用制度規(guī)定下來(lái)。到目前為止，企業(yè)的合同管理，可以說(shuō)基本上有章可循，但由于諸多原因，加上舊的習(xí)慣勢(shì)力的影響，有章不循的現(xiàn)象還不時(shí)出現(xiàn)。
在實(shí)際的合同管理工作中，制訂制度很重要，執(zhí)行制度更為重要。無(wú)章可循不行，有章不循也不行。而且，隨著市場(chǎng)的規(guī)范運(yùn)作和市場(chǎng)形勢(shì)的發(fā)展變化，合同管理上也會(huì)不斷產(chǎn)生新的問(wèn)題，提出新的要求，這就需要我們不斷完善原有的合同管理制度。
2 完善建設(shè)工程施工合同管理的主要方法
2.1 建立合同管理機(jī)構(gòu)與制度，做好施工合同交底
由于施工過(guò)程的長(zhǎng)期、復(fù)雜，投資大、風(fēng)險(xiǎn)高，施工合同管理是非常專業(yè)化且要求相當(dāng)高的一種工作，必須要由專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員來(lái)完成，而不應(yīng)兼任，甚至是臨時(shí)管理。
在建立合同管理機(jī)構(gòu)與制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目管理人員和各工程小組負(fù)責(zé)任進(jìn)行合同交底，組織大家學(xué)習(xí)合同文件和合同總體分析結(jié)果，對(duì)合同的主要內(nèi)容做出解釋和說(shuō)明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解施工企業(yè)的合同責(zé)任和工程范圍、各種行為的法律后果等。使大家都樹立全局經(jīng)濟(jì)中，必須把“按圖施工”轉(zhuǎn)變到“按合同施工”，特別是在工程中使用非標(biāo)準(zhǔn)合同文本或本項(xiàng)目組不熟悉的合同文本時(shí)，合同交底工作就顯得格外重要。
2.2 規(guī)范處理合同中施工條件、地質(zhì)條件改變和施工方案的改變
合同中提供的施工條件及地質(zhì)資料，是施工單位編制投標(biāo)文件、確定投標(biāo)方案、編制施工組織設(shè)計(jì)和確定投標(biāo)報(bào)價(jià)的重要依據(jù)【2】。由于設(shè)計(jì)階段的不同、設(shè)計(jì)深度不同、外部環(huán)境的變化等，工程實(shí)施階段合同中提供的施工條件及地質(zhì)資料變化是不可避免的。所以，工程實(shí)施階段，正確區(qū)別和處理施工條件、地質(zhì)條件變化及其導(dǎo)致的施工方案改變，按照合同規(guī)定公平、公正、科學(xué)、合理的方法去處理，是合同管理中不容忽視的一項(xiàng)工作，正確區(qū)分變化和改變的性質(zhì)，是實(shí)施階段成本控制的組成部分。
合同中規(guī)定應(yīng)提供施工企業(yè)的施工條件，業(yè)主沒(méi)有按合同規(guī)定提供，地質(zhì)資料由于設(shè)計(jì)階段和設(shè)計(jì)深度不同引起的變化或設(shè)計(jì)方案的重大變更，屬于業(yè)主責(zé)任，由此引起施工企業(yè)施工方案改變和增加的費(fèi)用，應(yīng)由業(yè)主承擔(dān)【3】。當(dāng)然，由于施工企業(yè)的原因引起的施工條件的改變、施工方法不當(dāng)增加的工程投資、完善合同中施工方案不足或改變合同中的施工方案和方法、施工企業(yè)原因延誤的趕工方案等增加的費(fèi)用，應(yīng)由施工企業(yè)承擔(dān)。在正確區(qū)分這些變化和改變的同時(shí)，各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定去履行，屬于業(yè)主的原因引起的，就應(yīng)按照變更或索賠給予施工企業(yè)補(bǔ)償；屬于施工企業(yè)原因引起的或應(yīng)由施工企業(yè)承擔(dān)的，就應(yīng)由施工企業(yè)承擔(dān)。不能把施工企業(yè)合同中規(guī)定的施工方案或工藝流程改變作為合同外項(xiàng)目。如果業(yè)主隨意改變合同中提供的條件，或要求施工企業(yè)必須改變合同中的施工方案時(shí)，施工單位應(yīng)按照合同規(guī)定的程序進(jìn)行申訴或索賠。
2.3 規(guī)范工程變更和索賠
工程變更和索賠是建筑工程實(shí)施階段不可避免的，也是合同管理的核心工作，作為一名企業(yè)合同管理人員，對(duì)此問(wèn)題不應(yīng)回避，但是，如何規(guī)范工程變更和索賠，不僅是維護(hù)合同各方的權(quán)益，同時(shí)也是保證工程按期、保質(zhì)、保量建成的關(guān)鍵。所以，我建議，應(yīng)在工程實(shí)施階段規(guī)范工程變更和索賠。
2.4 規(guī)范合同中各方關(guān)系
業(yè)主、監(jiān)理工程師、施工企業(yè)在工程建設(shè)中是相互聯(lián)系、相互約束的三方，如何公平、公正處理三方的關(guān)系，不僅關(guān)系到工程能否按期建成，工程質(zhì)量能否保證，并將直接影響工程投資。
2.4.1 規(guī)范各方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)關(guān)系
各方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)關(guān)系，在合同的商務(wù)條款和技術(shù)條款中均有明確規(guī)定。在工程建設(shè)中規(guī)范處理各方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)的前提是：業(yè)主、監(jiān)理工程師、施工企業(yè)三者之間是平等的。只有在這一前提下，才能夠正確處理三方的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)之間的關(guān)系。如果在工程建設(shè)中不能按照合同規(guī)定的各方權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)去執(zhí)行，合同將無(wú)法執(zhí)行，必將造成權(quán)責(zé)不明，工程的工期、質(zhì)量、投資無(wú)法控制。
2.4.2 規(guī)范各方的工作程序關(guān)系
按程序進(jìn)行合同管理，是合同中規(guī)定的，也是工程建設(shè)需要的。按程序進(jìn)行各方的工作，實(shí)質(zhì)上就是各方在履行各自的權(quán)力、責(zé)任和義務(wù)。所以，在工程建設(shè)中規(guī)范各方的工作程序是保證合同履行的重要因素。按合同規(guī)定應(yīng)該按程序報(bào)批各類文件，需報(bào)批的項(xiàng)目應(yīng)報(bào)批后才能實(shí)施；工程建設(shè)中重大問(wèn)題的處理和重大變更由施工企業(yè)報(bào)送監(jiān)理工程師審查后，應(yīng)由業(yè)主批準(zhǔn)后才能實(shí)施；施工圖紙和設(shè)計(jì)變更通知單應(yīng)由監(jiān)理工程師審查后加蓋工程師審查印章，才能發(fā)送施工企業(yè)進(jìn)行實(shí)施等。
2.5規(guī)范爭(zhēng)端解決方式
如何規(guī)范爭(zhēng)端解決方式，首先依據(jù)合同規(guī)定，正確理解合同條款的內(nèi)容，查明爭(zhēng)端產(chǎn)生的原因；其次由爭(zhēng)端的雙方確定爭(zhēng)端解決方式，按照雙方達(dá)成的解決方式進(jìn)行處理。
爭(zhēng)端解決首選方式應(yīng)為協(xié)商。因?yàn)閰f(xié)商既節(jié)省費(fèi)用和時(shí)間，又有利于雙方合作關(guān)系的發(fā)展，保證合同順利執(zhí)行。其次是調(diào)解，在調(diào)解不成的情況下才能采用仲裁和訴訟的方式。不論采用哪種方式，都應(yīng)根據(jù)合同的規(guī)定或雙方達(dá)成的協(xié)議去解決爭(zhēng)端，維護(hù)各方的權(quán)益，保證合同的執(zhí)行。
2.6 加強(qiáng)合同法律意識(shí)，減少合同糾紛產(chǎn)生
由于缺乏法律和合同意識(shí)，在簽訂合同時(shí)，施工企業(yè)或承包商對(duì)其中合同條款往往未做詳細(xì)推敲和認(rèn)真約定，即草率簽訂，特別是對(duì)違約責(zé)任，違約條件未做具體約定， 都直接導(dǎo)致了工程合同糾紛的產(chǎn)生。因此，在簽訂合同過(guò)程中，我們要對(duì)合同合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行認(rèn)真審查， 減少簽訂合同時(shí)產(chǎn)生糾紛的因素，把合同糾紛控制在最低范圍內(nèi)，以保證合同的全面履行。【4】
結(jié)語(yǔ)：
總之，企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開展。在企業(yè)合同管理中，將合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權(quán)利義務(wù)。這樣才使合同管理真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)。通過(guò)加強(qiáng)合同管理，一方面能使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與市場(chǎng)接軌，滿足市場(chǎng)的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)和參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力；另一方面是企業(yè)在履約過(guò)程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠(chéng)信，提升企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)更牢固地立足市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
【1】黃倫亞 《淺述施工企業(yè)合同管理》，科技信息(科學(xué)教研)，2007
【2】梁祿文 《施工企業(yè)如何建立合同管理體系》，廣東科技，2007
【關(guān)鍵詞】 合同 管理 規(guī)范化
一、合同管理在企業(yè)中的重要性
合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)行為的主要手段，是現(xiàn)代化管理的必然要求。如果要最大限度發(fā)揮合同的作用，就必須加強(qiáng)合同管理，加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化是制度化的最高形式，是規(guī)范化的最高要求，是科學(xué)化的最佳途徑。只有加強(qiáng)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能避免合同風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范經(jīng)營(yíng)行為，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。
二、企業(yè)合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題
煤炭企業(yè)涉及合同方面的內(nèi)容很多，其中大家最常見和熟悉的有物資管理合同、銷售管理合同等。這些合同都有專門的單位或部室人員進(jìn)行管理，這些合同基本都有相對(duì)的時(shí)間、客戶、管理格式等，有一定的規(guī)律可循，所以管理相對(duì)較為容易。但是，機(jī)關(guān)和后勤等涉及的對(duì)外合同，由于涉及種類多，部門多，格式內(nèi)容等也比較多，部分部室人員由于專業(yè)性的限制，對(duì)合同需要的各項(xiàng)資料不了解，往往存在資料確實(shí)缺失情況，管理起來(lái)存在一定難度，需要多個(gè)部門的聯(lián)合把關(guān)，也需要專門部室人員的管理。尤其是各礦廠機(jī)關(guān)后勤，分公司購(gòu)買的設(shè)備、搞的土建工程等，缺少專門部室管理和監(jiān)管，給企業(yè)合同管理埋下隱患。迫切需要鑫龍煤業(yè)專門部室及專門人員進(jìn)行管理。
為避免公司機(jī)關(guān)、后勤服務(wù)部門以及分公司購(gòu)買的設(shè)備、搞的土建工程、進(jìn)行的各項(xiàng)設(shè)備、設(shè)施維修、租賃等，涉及的對(duì)外合同缺少專門管理。存在以下問(wèn)題：
1.缺乏必要的法律知識(shí)，部分內(nèi)容存在法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.合同的審查、簽訂不規(guī)范，亂，對(duì)合同的履行缺乏行之有效的監(jiān)督。
3.缺乏供應(yīng)商的資質(zhì)的審查。
4.部分合同存在對(duì)合同雙方在合同執(zhí)行過(guò)程中的責(zé)任與權(quán)利約定不明確、表述不清等問(wèn)題。
這些都給企業(yè)合同管理埋下隱患。鑫龍煤業(yè)企業(yè)規(guī)劃部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求，于2014年5月起接手了鑫龍煤業(yè)機(jī)關(guān)、后勤和各子分公司地面涉外合同管理工作，并安排專門人員進(jìn)行了管理，根據(jù)合同工作的各項(xiàng)要求，對(duì)后面所有的合同全面進(jìn)行了規(guī)范化的管理。
三、合同規(guī)范化管理的主要做法
1.完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程。為規(guī)范各分公司、機(jī)關(guān)部室的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實(shí)現(xiàn)合同管理的制度化，預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司合法權(quán)益，制訂了《安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同管理辦法》鑫煤〔2014〕207號(hào)，使各分公司、機(jī)關(guān)部室的合同管理做到有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容包括：合同管理機(jī)構(gòu)的建立及其職責(zé)的明確界定；合同簽訂前的供應(yīng)商資格、價(jià)格、質(zhì)量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權(quán)限設(shè)定、法人授權(quán)委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內(nèi)容。
2.及時(shí)啟用“安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同專用章”，并予以公布，指定專門人員進(jìn)行管理。
3.重點(diǎn)要求各責(zé)任單位在合同簽訂前，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資格審查。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、商品價(jià)格與質(zhì)量、履約能力的審核。合同管理部門在對(duì)供應(yīng)商材料進(jìn)行審核并形成審核意見后，要將審核報(bào)告上報(bào)主管部門審核。
4.編制了安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司合同審批表，確保在合同簽訂過(guò)程中，各專業(yè)部門或領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理。
5.對(duì)不同合同規(guī)定不同的上報(bào)材料，加以區(qū)分。通過(guò)議標(biāo)簽訂的合同，報(bào)合同會(huì)簽單與會(huì)談紀(jì)要；通過(guò)招標(biāo)簽訂的合同，報(bào)合同會(huì)簽單與中標(biāo)通知書；通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批示簽訂的合同，報(bào)相關(guān)請(qǐng)示和領(lǐng)導(dǎo)批示。
6.編制了安陽(yáng)鑫龍煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司合同管理臺(tái)帳，涉及序號(hào)、合同名稱、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人、簽訂日期、合同期限、合同價(jià)、對(duì)方單位、存檔份數(shù)、歸檔日期、備注等11項(xiàng)內(nèi)容，確保各項(xiàng)合同查找有據(jù)可依，查詢方便。如下表：
7.合同查詢時(shí)，做好查詢、借用等相關(guān)手續(xù)（查詢借用人員需要填寫查詢、借用登記表，并將借用、查詢時(shí)間及歸還時(shí)間填寫清楚，借用時(shí)除了填寫登記表外，還要打借條），防止合同備份資料的遺失。
四、實(shí)施效果
通過(guò)對(duì)公司機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同管理進(jìn)行了規(guī)范管理以來(lái)，公司合同管理工作獲得了長(zhǎng)足發(fā)展。
1.通過(guò)制度的制定和完善，為機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同簽訂前、簽訂過(guò)程和簽訂后備案等工作提供了管理流程和依據(jù)。
2.規(guī)避了部分法律風(fēng)險(xiǎn)。
3.加強(qiáng)了機(jī)關(guān)部室及分公司涉外合同的監(jiān)管工作。
【關(guān)鍵詞】合同管理規(guī)范化制度；合同管理體系；合同管理人員；合同示范文本；合同編碼規(guī)則
最新修訂版《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》的頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作步入規(guī)范化建設(shè)的歷史新階段。電力企業(yè)合同管理的規(guī)范化建設(shè)，是電力企業(yè)依法治企的核心環(huán)節(jié)。電力企業(yè)合同管理工作由來(lái)已久，但長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)家統(tǒng)一的電力企業(yè)合同管理規(guī)范性制度不健全不完善，電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范化問(wèn)題沒(méi)有列入日常議程，導(dǎo)致電力企業(yè)合同管理工作非規(guī)范狀態(tài)運(yùn)行。針對(duì)電力企業(yè)合同管理工作中存在的客觀問(wèn)題，在新版《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》頒布實(shí)施之際，就電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的相關(guān)事項(xiàng)談?wù)劰P者的粗淺看法。
1.電力企業(yè)合同管理工作中存在的若干主要問(wèn)題
電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部眾所周知，電力企業(yè)從各自為戰(zhàn)走向區(qū)域并網(wǎng)，直至現(xiàn)在的國(guó)家電網(wǎng)運(yùn)營(yíng)，實(shí)行真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式為時(shí)還不長(zhǎng)，電力企業(yè)內(nèi)部合同管理的規(guī)范化建設(shè)剛剛起步。就筆者在電力企業(yè)法律顧問(wèn)崗位上的工作實(shí)踐情況看，電力企業(yè)合同管理工作目前普遍存在的規(guī)范化問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：
1.1 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作機(jī)構(gòu)需進(jìn)一步健全
按照現(xiàn)行體制，電力企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有專門設(shè)置合同管理工作機(jī)構(gòu)，配置的合同管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，日常合同管理與審核工作人員是由電力企業(yè)法律顧問(wèn)兼任。從嚴(yán)格意義上而言，電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)有一個(gè)完善的合同管理工作機(jī)構(gòu)和一支較高業(yè)務(wù)水平的合同管理隊(duì)伍。
1.2 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作中的內(nèi)部會(huì)簽制度與工作流程效率低下
在電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部現(xiàn)行的合同會(huì)簽制度與工作流程中，在每一份合同的最終簽定之前，都要經(jīng)過(guò)電力企業(yè)內(nèi)部的承辦部門，財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門，其他相關(guān)部門、法律事務(wù)部門專職、辦公室、分管副局長(zhǎng)、局長(zhǎng)的簽章，按照這樣的會(huì)簽工作流程，一份合同會(huì)簽完畢至少一整天，快則三、五天，慢則不可預(yù)計(jì)。如果遇到某個(gè)部門負(fù)責(zé)人或局領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)、出差、病事假等特殊情況，甚至幾個(gè)月還無(wú)法會(huì)簽完畢。在此產(chǎn)生一個(gè)規(guī)范與效率的極大矛盾。
1.3 電力企業(yè)合同規(guī)范性文本類型不全，適用文本嚴(yán)重欠缺
目前可供基層電力企業(yè)選用的電力企業(yè)系統(tǒng)合同文本有國(guó)家和地方電力行政部門制訂并強(qiáng)制適用的示范文本，還有國(guó)家電網(wǎng)公司的統(tǒng)一合同文本?，F(xiàn)有的電力企業(yè)合同文本，僅局限在電力企業(yè)主產(chǎn)品為核心的產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后相關(guān)的產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)。而電力企業(yè)資產(chǎn)社會(huì)化服務(wù)經(jīng)營(yíng)（如房地產(chǎn)租賃）、電力企業(yè)職工福利后勤保障供給（如勞保服務(wù)用品采購(gòu)）等方面的示范性文本嚴(yán)重欠缺。此外，現(xiàn)有可供選用的強(qiáng)制適用示范文本中，存在很多不需要或不適用的條款，顯得過(guò)于繁瑣，不符合經(jīng)濟(jì)合同簡(jiǎn)潔明確的表述要求。
1.4 電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號(hào)缺乏科學(xué)設(shè)計(jì)
就電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號(hào)實(shí)際做法而言，普遍存在各自為戰(zhàn)、自以為是的嚴(yán)重問(wèn)題。既沒(méi)有對(duì)各類合同分類設(shè)定編碼，也沒(méi)有對(duì)合同設(shè)定系統(tǒng)編碼規(guī)則，這給電力企業(yè)的日常合同管理工作和檔案管理造成了極大的難度和混亂。
2.電力企業(yè)合同管理問(wèn)題形成的基本原因分析
前述電力企業(yè)合同管理工作中客觀存在的若干主要問(wèn)題，從總體上而言是電力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中無(wú)可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成這些問(wèn)題有著主客觀方面的很多原因。筆者認(rèn)為前述電力企業(yè)合同管理工作中問(wèn)題的形成基本原因?yàn)椋?/p>
2.1 電力企業(yè)系統(tǒng)對(duì)合同管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)
長(zhǎng)期以來(lái)，電力企業(yè)系統(tǒng)對(duì)合同管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，僅僅作為電力企業(yè)內(nèi)部一般的日常事務(wù)來(lái)設(shè)計(jì)安排，沒(méi)有將合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心樞紐來(lái)科學(xué)設(shè)置專門的組織機(jī)構(gòu)，使得電力企業(yè)合同管理工作長(zhǎng)期處于非規(guī)范狀態(tài)，就最新修訂頒布實(shí)施的《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》而言，也尚未將合同管理組織機(jī)構(gòu)與合同管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)提出專門要求，這將使我國(guó)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)很難快速完成。
2.2 電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范性制度不健全
電力企業(yè)合同管理工作制度，長(zhǎng)期來(lái)都處于探索與不斷修正與完善過(guò)程中，至今尚未形成專門的成熟的科學(xué)的電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)綱要，這將使我國(guó)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)還得再繼續(xù)探索中前行。
2.3 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理專業(yè)力量嚴(yán)重不足
在電力企業(yè)內(nèi)部絕大部份職能科室都有一定量的合同承辦或會(huì)簽業(yè)務(wù)，但承辦合同起草、審核、會(huì)簽、登記管理的人員幾乎沒(méi)有合同管理專業(yè)人員配置，這是長(zhǎng)期以來(lái)電力系統(tǒng)忽視合同管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的結(jié)果。沒(méi)有合同管理專業(yè)隊(duì)伍，合同管理規(guī)范化建設(shè)將成為紙上談兵。
2.4 電力企業(yè)系統(tǒng)“政企合一”的現(xiàn)行模式制約
在電力企業(yè)系統(tǒng)，名義上已經(jīng)列入國(guó)家電網(wǎng)公司的現(xiàn)代企業(yè)模式運(yùn)作，但實(shí)際上還處于行政管理電力企業(yè)。因而，電力企業(yè)內(nèi)部的合同管理僅僅作為行政管理的一項(xiàng)工具，而并非現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的手段。真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，必須建立一個(gè)較為完善的合同管理機(jī)構(gòu)，將合同管理作為核心樞紐來(lái)建設(shè)。
3.電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策措施
從我國(guó)電力企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)任務(wù)非常艱巨，不可能在短期內(nèi)完成。但是，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理對(duì)合同管理規(guī)范化的要求和依法治企的發(fā)展必然，我們必須采取有效的對(duì)策措施，盡早盡快地推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)。筆者認(rèn)為，推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策措施主要有：
3.1 加快制訂電力企業(yè)合同管理規(guī)范化各項(xiàng)制度
針對(duì)電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理對(duì)合同管理規(guī)范化的內(nèi)在要求和依法治企的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必然，加快制訂電力企業(yè)合同管理工作從組織機(jī)構(gòu)、專業(yè)人員配置、標(biāo)準(zhǔn)合同文本、會(huì)簽工作流程、合同分類編碼規(guī)則、合同檔案管理、合同信息傳遞與保密原則，至規(guī)范化工作機(jī)制與效率的關(guān)系協(xié)調(diào)方法各環(huán)節(jié)的具體制度，科學(xué)的制度是推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。
3.2 建立健全電力企業(yè)合同管理專門工作體系
從電力企業(yè)合同管理工作的實(shí)際出發(fā)，電力企業(yè)內(nèi)部的合同種類繁多，合同數(shù)量巨大，客觀要求建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，配足配好合同管理的專業(yè)專職人員，建立一支與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)、依法治企要求相適應(yīng)的電力企業(yè)合同管理工作專業(yè)隊(duì)伍。健全的工作體系是合同管理規(guī)范化建設(shè)的組織保證。
3.3 科學(xué)建立電力企業(yè)合同編碼規(guī)則
合同編碼規(guī)則是合同簽訂后有效管理和信息傳遞利用不可或缺的前提。合同編碼規(guī)則設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分體現(xiàn)電力企業(yè)的區(qū)域、網(wǎng)級(jí)及合同的年份、類別、屬性、序位等因素，便于對(duì)電力企業(yè)合同的信息化處理。
3.4 進(jìn)一步修訂完善電力企業(yè)合同示范性的標(biāo)準(zhǔn)文本
