時(shí)間：2022-07-08 11:17:35
序論：在您撰寫會(huì)計(jì)檔案工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)：
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）、內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時(shí)間較短，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn)：
1、溫濕度的影響。實(shí)驗(yàn)證明：保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對(duì)濕度為40％±5％。可見電子文件對(duì)其溫濕度要求更為嚴(yán)格。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會(huì)產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對(duì)紙質(zhì)的載體影響相對(duì)要小的多。
3、灰塵的影響?；覊m會(huì)給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機(jī)械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會(huì)損傷和破壞這兩種載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息，而灰塵一旦對(duì)電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，電子文件失去保存價(jià)值。
4、磁場和機(jī)械振動(dòng)的影響。此項(xiàng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件載體會(huì)造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號(hào)丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會(huì)計(jì)檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會(huì)計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。
（四）、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng)，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識(shí)別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
（五）、對(duì)軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會(huì)計(jì)檔案存在的問題：
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會(huì)計(jì)實(shí)施時(shí)間不長，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
（2）會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，所以會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會(huì)計(jì)工作
對(duì)于日益嚴(yán)峻的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時(shí)，要從以下幾點(diǎn)入手：
1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期維護(hù)，避免因安全問題導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫。
2、提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點(diǎn)，所以要求檔案管理人員不僅要有會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)，具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)檔案管理工作
眾所周知，傳統(tǒng)模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作主要包括了人工的造冊(cè)歸檔、制定使用以及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)等方面。對(duì)于相關(guān)工作人員而言，其工作量可謂是極大的，且因?yàn)楦鞣N因素的存在，從而導(dǎo)致其工作效率低下等現(xiàn)象的存在也是比比皆是的。而會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)在很大程度上為會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來了一定的便利性，但就相關(guān)工作人員的具體工作情況而言，其中依然存在著一系列尚待解決的問題。那么?會(huì)計(jì)電算化背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作中究竟存在著怎樣的問題，又應(yīng)當(dāng)如何加以解決呢?具體如下。
一、會(huì)計(jì)電算化背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
在會(huì)計(jì)電算化的時(shí)代背景之下，相較于以往而言，各企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展已經(jīng)有了明顯的提升與進(jìn)步，總體上朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，但在實(shí)際工作過程中依然存在著許多尚待解決的問題。具體如下。
(一)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足問題
眾所周知，傳統(tǒng)模式下，相關(guān)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作通常采用手工核算模式，這對(duì)從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的人員而言，其工作量可謂是極大的。但該模式下，會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于相關(guān)工作人員是否熟練掌握微機(jī)這一方面并未做出具體的要求。但在會(huì)計(jì)電算化背景下，許多企業(yè)與單位已經(jīng)逐步的利用計(jì)算機(jī)代替人工核算。這便要求從事會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)工作人員掌握熟練運(yùn)用微機(jī)的能力。但就目前各企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，其中會(huì)計(jì)檔案管理工作人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等現(xiàn)象已經(jīng)比比皆是。就經(jīng)過短期培訓(xùn)的相關(guān)工作人員而言，通常情況下，除了準(zhǔn)確掌握開機(jī)運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件的能力之外，其對(duì)于微機(jī)的各種軟件與硬件知識(shí)的掌握可謂是微乎其微。且一旦出現(xiàn)相關(guān)問題，其并不能夠依靠自身的實(shí)際能力及時(shí)的加以解決。相反的，往往會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員因?yàn)槟骋徊襟E的錯(cuò)誤操作從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。除此之外，就熟練掌握微機(jī)的工作人員來說，隨著會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程的不斷深入，該工作對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理人員的要求也越發(fā)的明確化和復(fù)雜化，部分工作人員因?yàn)闊o法及時(shí)的對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行更新與了解或者是沒有給予足夠的重視，從而無法勝任該工作的情況也時(shí)常發(fā)生，這些問題對(duì)于在會(huì)計(jì)電算化背景下做好會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，可謂是極其不利的存在。
(二)難以保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的安全性
除了上文中提到的，會(huì)計(jì)電算化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等問題之外，難以確保其工作的安全性也成為了當(dāng)前眾多工作人員需要解決的當(dāng)務(wù)之急。眾所周知，在會(huì)計(jì)電算化的大背景之下，會(huì)計(jì)檔案管理工作總體上是依靠計(jì)算機(jī)加以完成的。但就計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全而言，其中依然存在著許多不穩(wěn)定的因素。簡單來說，所謂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，就其本質(zhì)而言，是指利用網(wǎng)絡(luò)的管理控制和技術(shù)措施等，就數(shù)據(jù)的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中受到保護(hù)。但在人們?nèi)粘Ｉ畹氖褂眠^程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全還是會(huì)受到一系列不安全因素的影響，比如:黑客攻擊、病毒、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題。具體來說，構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)安全威脅的眾多因素中，系統(tǒng)漏洞可謂是我們最為熟悉的一種主要威脅因素。通常情況下，這類系統(tǒng)漏洞會(huì)被許多不法者利用，通過各種方式，比如通過網(wǎng)絡(luò)植入木馬、病毒等方式來控制電腦甚至是攻擊電腦，從而達(dá)到竊取電腦中重要的資料和信息以及破壞系統(tǒng)等不良目的。這對(duì)于信息和數(shù)據(jù)的擁有者而言，可謂是一種極大的威脅。顯而易見的，該類問題的出現(xiàn)，往往會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案管理信息的丟失以及被盜等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，網(wǎng)絡(luò)攻擊同樣給網(wǎng)絡(luò)安全帶來了極大的隱患。部分非法分子往往對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行的人為攻擊，通過尋找系統(tǒng)的一系列弱點(diǎn)，從而以非授權(quán)的方式達(dá)到破壞、欺騙和竊取數(shù)據(jù)信息的目的。由此可見，會(huì)計(jì)電算化背景之下，會(huì)計(jì)檔案管理工作依然面臨著極為艱難的挑戰(zhàn)。
二、會(huì)計(jì)電算化背景下完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的具體措施
(一)提升會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力
針對(duì)前文中提到的相關(guān)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等問題，我們應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視。對(duì)于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)人員而言，對(duì)其進(jìn)行強(qiáng)力的人才培訓(xùn)可謂是必不可少的重要舉措之一。正如前文中所示，提高相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)是迫在眉睫的任務(wù)之一。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于國際水平，以培養(yǎng)高級(jí)技術(shù)人才為其目標(biāo)，幫助相關(guān)工作人員熟練的掌握國際先進(jìn)技術(shù)、精通信息技術(shù)以及熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化等等。除此之外，利用會(huì)計(jì)電算化該契機(jī)，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的職能轉(zhuǎn)型，從而引發(fā)相關(guān)工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化以及其素質(zhì)的提升，從而幫助其實(shí)現(xiàn)向復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。
(二)會(huì)計(jì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
除了上文中提到的加強(qiáng)對(duì)從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)工作人員的專業(yè)水平以及業(yè)務(wù)能力的提升之外，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化也是不容忽視的。就當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作的形式而言，其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化方面依然存在著極大的不足。因各種工作軟件具有不一致性，會(huì)計(jì)檔案管理人員在使用的過程中會(huì)因?yàn)檐浖灰?guī)范有序的問題遇到諸多不便。因此，各企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的過程中，需要考慮多個(gè)方面的細(xì)節(jié)，做到檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。
(三)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全
針對(duì)上文中提到的，會(huì)計(jì)檔案管理工作中因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在著一系列安全隱患，從而導(dǎo)致檔案管理信息丟失以及被盜的現(xiàn)象，我們應(yīng)當(dāng)采取的措施為:加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理。計(jì)算機(jī)作為會(huì)計(jì)電算化背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作的主要途徑，為確保其安全性，以下措施皆可采取:1、加強(qiáng)PC端防火墻技術(shù)的應(yīng)用。防火墻作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域的安全防御工具，在內(nèi)部網(wǎng)和外部往中都得到了相應(yīng)的使用。2、強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全評(píng)估技術(shù)的應(yīng)用。除了上文中提到的加強(qiáng)PC端防火墻技術(shù)以此來強(qiáng)化計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)的應(yīng)用外，還可以針對(duì)計(jì)算機(jī)安全評(píng)估技術(shù)進(jìn)行系列的強(qiáng)化運(yùn)用。該技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性而言，發(fā)揮著其不可取代的重要作用。因此，在確保了計(jì)算機(jī)安全的基礎(chǔ)之上，會(huì)計(jì)檔案管理工作才能夠順利的開展。3、構(gòu)建安全信息管理模型。通過構(gòu)建安全信息管理模型來確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全也是極為常見的方式之一，因此，從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)其加以重視。
(四)強(qiáng)化檔案意識(shí)
除了上文中提到的提升會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力、會(huì)計(jì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全之外，強(qiáng)化相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)也是有其必要性的。眾所周知，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過程中，一些錯(cuò)誤的觀念普遍存在于眾多工作人員之間。比如:重視憑證以及賬簿的管理，從而輕視了輔證材料的管理;重視紙質(zhì)實(shí)物檔案的管理，從而輕視了磁性介質(zhì)檔案管理;重視檔案移交的后續(xù)管理工作，從而忽視了前臺(tái)會(huì)計(jì)工作的檔案管理，除此之外，重視一般檔案的統(tǒng)一管理，輕視專門檔案的專門管理等錯(cuò)誤理念。這些觀念的存在對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作而言都是極為有害的。因此，在會(huì)計(jì)電算化的背景之下，擯棄該類錯(cuò)誤理念顯得尤為重要。相關(guān)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況，制定符合自身的會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)制度，并且及時(shí)的加以更新和完善，在此基礎(chǔ)之上，才能夠幫助相關(guān)工作人員最大限度的摒棄上文中提到的許多錯(cuò)誤觀念，從而促使其在會(huì)計(jì)電算化的背景之下強(qiáng)化檔案意識(shí)。
三、結(jié)語
目前我國在會(huì)計(jì)電算化背景之下會(huì)計(jì)檔案管理工作依然存在著許多尚待解決的重要問題。因此，針對(duì)此類問題的存在相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)的加以解決，從而確保在會(huì)計(jì)電子化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利展開。并且促進(jìn)其規(guī)范化、效率化以及安全化的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn),使傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵和外沿均發(fā)生了變化,對(duì)管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)才能管理好會(huì)計(jì)檔案;同時(shí)管理好電算檔案,才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經(jīng)營管理中的作用。
一、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)?，F(xiàn)在財(cái)務(wù)人員采用無紙化辦公形式,所有日常工作均在計(jì)算機(jī)上完成,會(huì)計(jì)信息的管理有以下一些顯著特點(diǎn):
第一,電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而且還新增了存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
第二,電算化會(huì)計(jì)檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術(shù)要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)資料信息載體紙張,更主要的是磁盤、光盤、存儲(chǔ)芯片。
第四,會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點(diǎn),同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,因此對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五,電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。隨著單位使用的會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),新軟件對(duì)原會(huì)計(jì)檔案的兼容應(yīng)于考慮,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。
二、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作,我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的輸出是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印拷貝存儲(chǔ)到存儲(chǔ)介質(zhì)上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。平時(shí)采用計(jì)算機(jī)打印輸出會(huì)計(jì)憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬,并把打印的活頁賬裝訂成冊(cè)?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應(yīng)把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來,存入光盤或磁盤。另外還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。
第二,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用雙備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且在每份備份上注明形成檔案的時(shí)間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號(hào),并貼上寫保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的建筑物。并選擇遠(yuǎn)離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,如每半年復(fù)制一次,且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn),防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會(huì)計(jì)檔案或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,建議在系統(tǒng)管理員配合下,會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應(yīng)保存其升級(jí)后的會(huì)計(jì)賬套,二者的一致性是非常必要的。
第三,做好電算化會(huì)計(jì)檔案的利用。在長期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:一是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復(fù)功能進(jìn)行調(diào)閱即可;二是所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)可以在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。也可對(duì)原版本會(huì)計(jì)賬套進(jìn)行升級(jí),但這會(huì)受軟件功能設(shè)計(jì)的限制,不能保證完全成功。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案的整理與再利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,并進(jìn)行科學(xué)預(yù)測,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù),另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)：
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）、內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時(shí)間較短，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn)：
1、溫濕度的影響。實(shí)驗(yàn)證明：保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45％-60％。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對(duì)濕度為40％±5％?？梢婋娮游募?duì)其溫濕度要求更為嚴(yán)格。
2、光和空氣的影響。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會(huì)產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對(duì)紙質(zhì)的載體影響相對(duì)要小的多。
3、灰塵的影響?；覊m會(huì)給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機(jī)械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會(huì)損傷和破壞這兩種載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息，而灰塵一旦對(duì)電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，電子文件失去保存價(jià)值。
4、磁場和機(jī)械振動(dòng)的影響。此項(xiàng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件載體會(huì)造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號(hào)丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會(huì)計(jì)檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會(huì)計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。
（四）、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng)，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識(shí)別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
（五）、對(duì)軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會(huì)計(jì)檔案存在的問題：
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會(huì)計(jì)實(shí)施時(shí)間不長，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
（2）會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，所以會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會(huì)計(jì)工作
對(duì)于日益嚴(yán)峻的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時(shí)，要從以下幾點(diǎn)入手：
1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期維護(hù)，避免因安全問題導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人惡意 修改。完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫。
2、提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點(diǎn)，所以要求檔案管理人員不僅要有會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)，具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)
1、電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料， 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表等數(shù)據(jù)， 相應(yīng)電算化環(huán)境下的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件及其開發(fā)文檔等內(nèi)容。但同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案還保留著。這兩種介質(zhì)檔案，其保存手段、保管條件都不一樣，為管理工作帶來難度。
2、管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境。電算化會(huì)計(jì)檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質(zhì)， 因而具有體積小、質(zhì)量輕等特點(diǎn)。但與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng)， 人們可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看到會(huì)計(jì)信息，而電算化會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。
3、電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會(huì)計(jì)檔案因其信息的數(shù)字化， 大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率， 便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享; 但電算化會(huì)計(jì)檔案具有易破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞的風(fēng)險(xiǎn)。
二、目前會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問題
1、會(huì)計(jì)檔案載體的完整性不能體現(xiàn)。很多單位由于單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的工作內(nèi)容理解不到位，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
2、會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定“采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案”，并對(duì)保存期限做了規(guī)定，但目前由于一些單位沒有更新和升級(jí)輸出打印設(shè)備，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；或因?yàn)榇疟P介質(zhì)的質(zhì)量問題，或未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)的損壞或丟失。
3、會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
三、做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
（一）應(yīng)加大對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入
比如，選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，進(jìn)行定期維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具；完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉庫。
（二）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度
1、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔制度。按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬也要打印書面材料，并及時(shí)立卷。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本。應(yīng)注意的是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。
2、建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按一定順序?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)和著錄，制作檔案管理文件卡片。
3、建立嚴(yán)格的借用制度。查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4、建立定期備份和維護(hù)制度。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
5、建立分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供特定的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣的設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
( 三) 提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理重要性的認(rèn)識(shí)，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企事業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)。因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。
（四）提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員的素質(zhì)。要管理、保存和利用好電算化會(huì)計(jì)檔案，必須有相應(yīng)的檔案管理人才。管理電算化會(huì)計(jì)檔案的人員比一般的檔案管理人員綜合素質(zhì)要求高，除了要具備傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外， 還必須具備電算化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)， 必須具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。要通過多種方式的培訓(xùn)教育， 使我們的電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員成為具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)等多門學(xué)科知識(shí)， 具備良好的道德品質(zhì)和潛在的創(chuàng)新意識(shí)與能力的復(fù)合型人才。
參考文獻(xiàn)
1、霍振芳：《電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)》，《唐山學(xué)院學(xué)報(bào)》2007年第5期。
會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的影響探究分析
一、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)：
電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
（一）、內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度。
（二）、保存時(shí)間較短，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn)：
光和空氣的影響。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣）在一定環(huán)境下會(huì)產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對(duì)紙質(zhì)的載體影響相對(duì)要小的多。
3、灰塵的影響。灰塵會(huì)給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機(jī)械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會(huì)損傷和破壞這兩種載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息，而灰塵一旦對(duì)電子載體造成危害，載體所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，電子文件失去保存價(jià)值。
4、磁場和機(jī)械振動(dòng)的影響。此項(xiàng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件載體會(huì)造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號(hào)丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命。
（三）、電算化會(huì)計(jì)檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會(huì)計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。
（四）、電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動(dòng)，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識(shí)別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)。
（五）、對(duì)軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。
二、目前電算化會(huì)計(jì)檔案存在的問題：
結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問題：
（1）電算化會(huì)計(jì)實(shí)施時(shí)間不長，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。
（2）會(huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會(huì)計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。
（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，所以會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。
三、如何做好電算化會(huì)計(jì)工作
對(duì)于日益嚴(yán)峻的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時(shí)，要從以下幾點(diǎn)入手：
提高電算化會(huì)計(jì)檔案保管人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛具有專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性的特點(diǎn)，所以要求檔案管理人員不僅要有會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還必須具備電算化、網(wǎng)絡(luò)工程和信息系統(tǒng)知識(shí)，具備較高的計(jì)算機(jī)操作技能。
3、完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度。要按照《電子文件歸檔和管理規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度、操作制度、保密制度和檔案人員崗位責(zé)任制，并依據(jù)各單位具體的會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際情況來制定相應(yīng)的檔案管理制度。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 檔案工作 檔案管理
會(huì)計(jì)電算化是我國會(huì)計(jì)工作的一個(gè)發(fā)展趨勢，隨著會(huì)計(jì)電算化工作越來越全面、深入地開展，除了提高我們的工作效率以外，還生成很多以電子形式存在的會(huì)計(jì)文件，使會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容大大增加，亟待在工作程序、檔案管理方法、檔案安全保護(hù)措施等方面跟進(jìn)。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）紙質(zhì)與電子檔案并存，管理的難度有顯著增加
傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案包括紙質(zhì)材料的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等，而電算化會(huì)計(jì)檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還得貯存在計(jì)算機(jī)硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息，如電子化會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表、電算化條件下的財(cái)務(wù)軟件、電腦系統(tǒng)軟件及其開發(fā)文檔等，且紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案依舊存在。保存這兩種介質(zhì)檔案的條件及手段是不一致的，增加管理難度。
（二）環(huán)境依賴性與載體特殊性，導(dǎo)致檔案管理有局限
以往的單位會(huì)計(jì)檔案具有很強(qiáng)的直觀性，使用人員可直接對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行查閱，不需要任何技術(shù)手段的輔助，而電算化會(huì)計(jì)檔案是以磁性介質(zhì)為載體的，受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期及載體在計(jì)算機(jī)文件中閱讀器的特點(diǎn)等因素的影響，必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。
（三）信息共享性與檔案易修改性，增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)
電算化會(huì)計(jì)檔案因其信息的數(shù)字化，可以多方位檢索，容易實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，顯著提高利用會(huì)計(jì)檔案的效率，為共享會(huì)計(jì)檔案信息提供便利。但該優(yōu)勢附帶著難留痕跡、易破壞的弊端，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案面臨著被破壞或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，給會(huì)計(jì)檔案管理的維護(hù)和保管帶來很大難度，所以在安全性、真實(shí)性、完整性方面的要求更高。
二、目前會(huì)計(jì)電算化下檔案工作管理存在的問題
（一）完整性不高
當(dāng)下，很多單位的部分領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)會(huì)人員等并不十分了解管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作的具體內(nèi)容，管理經(jīng)驗(yàn)稍顯不足，只注重保存打印的書面紙質(zhì)檔案，對(duì)于保存在電腦里的會(huì)計(jì)信息在磁性介質(zhì)上的備份并沒有進(jìn)行歸檔，或只保管一份，在保證會(huì)計(jì)檔案完整性方面會(huì)受到消極影響。
（二）載體質(zhì)量低
目前許多單位因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，沒將很好地保存會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，造成單位無法調(diào)用不同版本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！稌?huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》都有明確要求，通過計(jì)算機(jī)開展會(huì)計(jì)核算工作的單位要將打印的會(huì)計(jì)檔案保存好，并規(guī)定保存的期限。然而當(dāng)下部分單位并沒有升級(jí)、更新打印輸出設(shè)備，導(dǎo)致打印輸出的檔案無法滿足規(guī)定的期限保存要求，或因磁盤介質(zhì)質(zhì)量不過關(guān)而損壞甚至丟失會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)。
（三）管理會(huì)計(jì)檔案的制度不健全
單位目前尚未建立有關(guān)電子檔案的管理規(guī)范、規(guī)章制度，導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化檔案呈現(xiàn)出管理不規(guī)范、工作無序等不良狀態(tài)。在實(shí)踐中，會(huì)計(jì)電算化檔案的歸檔仍然選擇傳統(tǒng)手管理手工會(huì)計(jì)檔案的做法，只把紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，以前的手工會(huì)計(jì)檔案直接改成了電子輸出版。
三、做好會(huì)計(jì)電算化檔案工作管理的措施
（一）提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想
管理會(huì)計(jì)檔案是單位管理的必要組成部分之一，單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要充分認(rèn)識(shí)到管理會(huì)計(jì)檔案工作的重要性，積極改善長時(shí)間投入不足、設(shè)備老化、人員缺乏等不良狀況，全面提升開展會(huì)計(jì)檔案工作管理的軟硬件水平。
（二）完善管理會(huì)計(jì)電算化檔案的制度
一是細(xì)化單位管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作的辦法與制度，有針對(duì)性地建立完善的立卷歸檔制度。從相關(guān)部門的要求看，各單位須及時(shí)把打印輸出的全部財(cái)務(wù)報(bào)表、記賬憑證以及會(huì)計(jì)賬簿等及時(shí)立卷；如果尚未用書面形式把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印出來，則務(wù)必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。
二是細(xì)化計(jì)算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)管理制度，完善建立定期維護(hù)、備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)備份，并設(shè)立其備查登記簿，明確備份的數(shù)量、時(shí)間、保管方式等細(xì)節(jié)信息，并定期檢查、維護(hù)會(huì)計(jì)電算化檔案。
三是完善會(huì)計(jì)電算化檔案保管制度。從國家檔案局給出的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來看，單位應(yīng)優(yōu)化磁盤介質(zhì)的選擇，做好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份工作，保持分開保管存儲(chǔ)磁盤、備用磁盤；全面落實(shí)檔案保管室的防塵、防腐蝕等工作；依據(jù)特定的順序分類標(biāo)號(hào)會(huì)計(jì)電算化檔案，及時(shí)做好相應(yīng)記錄，制作好文件卡片，規(guī)范檔案管理。
四是嚴(yán)格制定并實(shí)施檔案借用制度。本單位人員在經(jīng)過單位財(cái)務(wù)部門責(zé)任人的批準(zhǔn)之后才能查閱會(huì)計(jì)電算化檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定把借閱手續(xù)辦理好；外單位人員如何需要查閱會(huì)計(jì)電算化檔案，則需取得單位的介紹信，并通過財(cái)務(wù)部門及主管的批準(zhǔn)。
五是完善安全保密和分權(quán)限調(diào)用的制度。要規(guī)定不同會(huì)計(jì)電算化檔案的不同使用權(quán)限，可在較大范圍內(nèi)共享普通數(shù)據(jù)，但只有特定人員才能使用與單位機(jī)密有關(guān)的數(shù)據(jù)，只有主管人員、開發(fā)程序的人員才能使用數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件、原程序設(shè)計(jì)文件等。提升會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期開展維護(hù)工作，預(yù)防因計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)安全而造成會(huì)計(jì)電算化檔案被惡意修改，嚴(yán)禁泄密，從而保障檔案的安全性。
（三）加大對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入
合理選擇本單位配套的會(huì)計(jì)電算化軟件，要優(yōu)先選擇有檔案管理輔助功能的軟件； 配備清晰度高、打印能力強(qiáng)的噴墨或激光打印機(jī)，以便輸出會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案；加大建設(shè)環(huán)境設(shè)施的力度，選擇溫度穩(wěn)定、清潔、安全的倉庫專門存放會(huì)計(jì)電算化檔案。
四、結(jié)束語
會(huì)計(jì)電算化檔案管理是財(cái)務(wù)管理非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，我們必須要完善管理會(huì)計(jì)電算化檔案工作的法律法規(guī)，嚴(yán)格內(nèi)部控制，健全配置環(huán)境，使會(huì)計(jì)電算化檔案在單位的決策中發(fā)揮出更大的功效。
參考文獻(xiàn)：
